Cómo organizar un Mercado de CD sin dejar cabos sueltos
Organizar un Mercado de CD requiere coordinar vendedores, puestos, permisos y atención al público en un orden concreto. Empieza por confirmar el lugar y la fecha, y deja cerradas las condiciones para los vendedores antes de enviar invitaciones. Después tendrás que controlar inscripciones, asignar mesas y preparar el material, las bebidas y la señalización. El montaje final funciona mejor cuando cada puesto está numerado y el mostrador de información queda listo antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar lugar y fecha
- 2
Comprobar permisos
- 3
Comprobar el seguro
- 4
Redactar las condiciones de los vendedores
- 5
Crear formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Contactar a vendedores de CD
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Distribuir las mesas para los vendedores
2 personas
- 11
Enviar confirmación al vendedor
- 12
Crear el plano para los stands
- 13
Hacer reservas de material
- 14
Colgar el cartel promocional
2 personas
- 15
Comprobar la lista de la compra
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Retirar cambio en efectivo
- 18
Imprimir la lista de contactos de los vendedores
- 19
Preparar acreditaciones
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
Evento
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 23
Numerar los stands
2 personas
- 24
Colocar luces y cables
2 personas
- 25
Montar el mostrador de información
2 personas
- 26
Recibir a los vendedores
3 personas
- 27
Guiar a los vendedores a sus puestos
2 personas
- 28
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 29
Dar información e indicaciones
- 30
Servir las bebidas
2 personas
- 31
Reponer café y té
- 32
Rellenar las bebidas
- 33
Recoger la basura
- 34
Registrar la salida de los vendedores
2 personas
- 35
Registrar objetos perdidos
Seguimiento
- 36
Apagar la iluminación
2 personas
- 37
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 38
Recoger el material restante
2 personas
- 39
Lavar la vajilla
2 personas
- 40
Limpiar el lugar
3 personas
- 41
Llevar la basura a los contenedores
2 personas
- 42
Devolver el material prestado
2 personas
- 43
Recoger el stock sobrante
- 44
Gestionar objetos perdidos
- 45
Agradecer a los vendedores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 12
- Mesas de cervezacant. 4
- Mostrador plegable
- Percheroscant. 2
Equipo
- Neveras portátilescant. 3
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Micrófono
- Altavocescant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Banners del mercado de CDcant. 3
- Carteles direccionalescant. 8
- Números de standcant. 24
- Mantelescant. 24
- Credencialescant. 60
- Portapósterscant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos de técant. 50
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarras de servircant. 4
- Pinzascant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Acumuladores de fríocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 3
- Escobas de manocant. 4
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, la fecha, los permisos y el seguro antes de contactar con vendedores. Hazlo al menos 6 semanas antes: cualquier cambio posterior afecta al plano de puestos y a las reservas de material.
- Define por escrito las condiciones de participación y usa un formulario de inscripción. Pide también las preferencias dietéticas en el mismo formulario para no tener que perseguir respuestas durante la última semana.
- Cuando sepas cuántos vendedores participan, distribuye las mesas y crea el plano de los stands. Envía a cada vendedor su confirmación y número de puesto entre 7 y 10 días antes del mercado.
- Reserva con antelación las mesas, sillas, mesas de cerveza, mostrador, iluminación, cables y equipo de sonido. Comprueba la lista de material 3 días antes y separa lo que debe recogerse el mismo día.
- Prepara acreditaciones, carteles direccionales, números de stand y la lista impresa de contactos antes de abrir. Enfría las bebidas y monta primero las mesas y la iluminación; deja el mostrador de información para cuando la circulación principal esté despejada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de CD?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos, el seguro y la captación de vendedores deben quedar encaminados durante las primeras 2 semanas; reserva el material cuando ya conozcas el número de puestos.
- ¿Cuándo debo confirmar a los vendedores de un Mercado de CD?
- Envía la confirmación definitiva entre 7 y 10 días antes del evento. Incluye el número de stand, la ubicación en el plano, la hora de llegada y cualquier indicación sobre mesas o material reservado.
- ¿Cómo distribuyo las mesas de los vendedores?
- Haz el plano cuando las inscripciones estén cerradas, normalmente 2 semanas antes. Deja pasillos claros, coloca los puestos numerados y sitúa el mostrador de información en un punto visible sin bloquear la entrada.
- ¿Qué hay que preparar el día del Mercado de CD?
- Llega al menos 3 horas antes para abrir el lugar, colocar mesas y sillas, numerar los stands, instalar luces y cables y montar el mostrador. Reserva la última hora para enfriar bebidas, colocar acreditaciones y resolver llegadas de vendedores.
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