Cómo organizar un mercadillo sin perder el control
Organizar un mercadillo empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero necesitas cerrar el lugar, definir las normas y saber cuántos expositores participarán; después podrás diseñar el plano, asignar puestos y calcular las necesidades de electricidad y mobiliario. La coordinación final depende de enviar la información a tiempo y confirmar inscripciones, tarifas y permisos. El día anterior, comprueba materiales, compras y previsión meteorológica para que el montaje no se convierta en una improvisación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Redactar las normas del mercado
- 3
Buscar expositores
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Confirmar la tarifa del puesto
- 7
Hacer el plano
- 8
Asignar puestos a los expositores
- 9
Enviar información a los participantes
- 10
Comprobar permisos
- 11
Inventariar las necesidades de electricidad
- 12
Programar a los voluntarios
- 13
Imprimir los números de stand
- 14
Imprimir etiquetas de precios
- 15
Comprobar los materiales
2 personas
- 16
Comprobar la lista de la compra
- 17
Comprar consumiciones
2 personas
- 18
Recoger la impresión
- 19
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 20
Recordar a los expositores
Evento
- 21
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 22
Montar mesas
4 personas
- 23
Montar tiendas
4 personas
- 24
Colocar las sillas
2 personas
- 25
Conectar la iluminación
2 personas
- 26
Colocar la señalización
2 personas
- 27
Colocar los números de puesto
2 personas
- 28
Preparar la caja registradora
2 personas
- 29
Enfriar las bebidas
2 personas
- 30
Montar el punto de café
2 personas
- 31
Recibir a los expositores
3 personas
- 32
Ayudar a descargar a los expositores
4 personas
- 33
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
- 34
Recibir a los visitantes
3 personas
- 35
Gestionar la caja registradora
2 personas
- 36
Servir café y té
2 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Vaciar los contenedores de basura
- 39
Mantener los pasillos despejados
2 personas
- 40
Registrar objetos perdidos
- 41
Anunciar la última venta
- 42
Cerrar la caja
2 personas
- 43
Ayudar a descargar a los expositores
4 personas
Seguimiento
- 44
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 45
Desmontar las tiendas
4 personas
- 46
Clasificar residuos
2 personas
- 47
Limpiar el lugar
3 personas
- 48
Cerrar el recinto
- 49
Lavar la vajilla
2 personas
- 50
Dejar secar los materiales
- 51
Devolver el material prestado
2 personas
- 52
Llevar la basura
2 personas
- 53
Agradecer a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 20
- Sillascant. 30
- Carpas de fiestacant. 4
- Percheroscant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Calculadorascant. 2
- Cajas de efectivocant. 2
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
Cocina
- Termoscant. 4
- Cuencos para servircant. 4
- Pinzas de servircant. 4
Decoración
- Números de puestocant. 30
- Etiquetas de preciocant. 300
- Señales de orientacióncant. 10
- Pizarrascant. 6
- Cinta de balizamientocant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Papeleracant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar antes de abrir las inscripciones y redacta las normas en el mismo momento: incluye horarios, medidas del puesto, tarifa, productos permitidos y condiciones de cancelación.
- Cierra la lista de expositores al menos 7 días antes. Con ese número puedes hacer el plano, asignar los puestos y detectar si faltan mesas, sillas, carpas o percheros.
- Pide las necesidades eléctricas con la inscripción, no durante el montaje. Agrupa las conexiones, revisa regletas y alargadores y cubre los cables con alfombrillas para evitar tropiezos.
- Envía a cada participante su número de puesto, horario de llegada, plano y normas entre 3 y 5 días antes; manda un recordatorio final la víspera para reducir consultas y ausencias.
- Programa el montaje con varias horas de margen: coloca primero mesas, carpas y señalización, después conecta la iluminación y revisa efectivo, etiquetas de precios, bebidas y material de limpieza antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y buscar expositores. Deja cerrados el plano, las inscripciones y las compras como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?
- Confirma la participación y la tarifa del puesto entre 7 y 10 días antes. Envía la información práctica definitiva entre 3 y 5 días antes, incluido el número de puesto y el horario de llegada.
- ¿Cómo se distribuyen los puestos de un mercadillo?
- Haz el plano cuando conozcas el número final de expositores y reserva espacio para circulación, acceso, electricidad y zonas de descanso. Numera los puestos y envía el plano antes del día del montaje para evitar cambios improvisados.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar un mercadillo?
- Reserva al menos 3 horas para montar mesas, sillas, carpas, señalización e iluminación en un recinto pequeño o mediano. Añade tiempo si hay muchas conexiones eléctricas o si el pronóstico obliga a asegurar las carpas.
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