Cómo organizar un mercadillo nocturno sin contratiempos

Un mercadillo nocturno necesita más coordinación que un mercado diurno: los permisos, la iluminación y la electricidad deben estar resueltos antes de convocar a los vendedores. Empieza por reservar el lugar y comprobar qué autorización necesitas. Después define el plano, el número de mesas y los puntos de corriente, y comunica las instrucciones con tiempo. El día del evento, revisa el recinto, monta las barreras y deja lista la iluminación antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Comprobar el permiso
3
Hacer la distribución del mercado
2 personas
4
Reclutar vendedores
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Confirmar proveedores
8
Fijar el número de mesas
9
Inventariar las necesidades de electricidad
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Compartir el plano
12
Enviar información a los vendedores
13
Confirmar las reservas
14
Planificar la compra del catering
15
Preparar las señales de tráfico
2 personas
16
Hacer tarjetas con nombres
17
Gestionar el efectivo de caja
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Hacer la compra
2 personas
20
Reunir los materiales
2 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar catering no perecedero
2 personas
23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Inspeccionar el recinto
2 personas
25
Colocar las barreras
3 personas
26
Montar las carpas
6 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Conectar la corriente
2 personas
30
Colgar la iluminación
3 personas
31
Asegurar los cables
2 personas
32
Colocar los paneles informativos
2 personas
33
Recibir a los vendedores
3 personas
34
Indicar a los vendedores sus puestos
3 personas
35
Comprobar los puestos
2 personas
36
Montar el punto de café
2 personas
37
Montar aperitivos
2 personas
38
Preparar la caja
2 personas
39
Comprobar los baños
40
Última ronda de seguridad
2 personas

Evento

41
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
42
Contar la entrada y los visitantes
2 personas
43
Servir café y té
2 personas
44
Servir aperitivos
2 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Rellenar la máquina de café
47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
48
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
49
Comprobar la iluminación
50
Comprobar la ruta de aparcamiento
51
Informar a los vendedores sobre el cierre
2 personas
52
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
53
Cerrar la caja
2 personas
54
Despedir a los vendedores
2 personas

Seguimiento

55
Vaciar los puestos
4 personas
56
Desmontar mesas y sillas
5 personas
57
Apagar la iluminación
2 personas
58
Recoger los cables de alimentación
2 personas
59
Desmontar las carpas
6 personas
60
Recoger la basura
4 personas
61
Lavar la vajilla
2 personas
62
Limpiar el recinto
4 personas
63
Llevar la basura
2 personas
64
Devolver los materiales
3 personas
65
Devolver los objetos prestados
2 personas
66
Entregar la ubicación
2 personas
67
Gestionar la fianza y las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 20
Mesascant. 24
Sillas plegablescant. 50
Mesas de cervezacant. 6
Fundas para mantelescant. 24
Percheroscant. 8
Perchascant. 100
Taburetescant. 8
Cajonescant. 20

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Terminales de pagocant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Cajas de distribución eléctricacant. 3
Alfombrillas para cablescant. 12
Micrófono de mano
Megáfono

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Focos LED de montajecant. 8
Linternas a pilascant. 10
Baterías de repuestocant. 20

Decoración

Carteles de bienvenidacant. 3
Carteles de precioscant. 10
Carteles direccionalescant. 12
Carteles de mesacant. 25
Tarjetas de nombrecant. 30
Guirnaldascant. 8
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 8
Cinta americanacant. 6
Bridascant. 200
Cuerdacant. 4

Cocina

Termoscant. 4
Jarras para servircant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejas de servircant. 8
Cucharones de servircant. 8
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharillascant. 100
Bandejascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Cepillos de limpiezacant. 4

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Vallas de separacióncant. 12
Extintorescant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Administración

Caja registradora
Caja registradora
Talonarios de reciboscant. 4
Juego de bolígrafoscant. 6
Portapapelescant. 6
Bloc de notascant. 6
Bandejas para efectivocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y el permiso al menos 4 semanas antes. Sin esa confirmación, no fijes la fecha definitiva ni envíes invitaciones a vendedores.
Haz el plano cuando sepas cuántos vendedores participan. Marca puestos, mesas, circulación, entradas y salidas, y comparte la distribución con cada vendedor al menos 7 días antes.
Calcula la electricidad por zonas, no solo por aparato: máquinas de café, teteras, luces y terminales de pago pueden necesitar regletas, enrollacables y cajas de distribución separadas.
Prepara la iluminación antes de que anochezca. Combina guirnaldas LED y focos de montaje, cubre los cables con alfombrillas y guarda baterías y linternas de repuesto para los puntos oscuros.
Haz la compra y enfría las bebidas el mismo día solo si tienes suficientes neveras portátiles. Deja preparado el catering no perecedero la víspera y confirma las preferencias dietéticas antes de comprar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo nocturno?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el lugar y comprueba el permiso primero; deja la confirmación de vendedores y proveedores cerrada como mínimo 7 días antes.
¿Cuánta iluminación hace falta para un mercadillo nocturno?: Planifica iluminación para todos los pasillos, puestos, entradas y zonas de pago, no solo para la decoración. Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de abrir y ten baterías y linternas de repuesto.
¿Cuándo hay que enviar la información a los vendedores?: Envía el plano, la hora de llegada, el número de mesa, las necesidades eléctricas y las normas al menos 7 días antes. Confirma las reservas de nuevo entre 24 y 48 horas antes.
¿Qué se suele olvidar al montar un mercadillo nocturno?: A menudo faltan cables suficientemente largos, alfombrillas para cables, carteles direccionales y cambio para la caja. Reúne los materiales y revisa el recinto entre 2 y 3 horas antes de la apertura.

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