Cómo organizar el Mercadillo de la Asociación de la Reina
Organizar este mercadillo empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero se fijan la fecha y el lugar, se comprueban los permisos y se dibuja la distribución de los puestos. Después se reclutan vendedores, se cierran las reservas y se comunica a cada participante dónde y cuándo debe llegar. En la última semana se revisan el tiempo, las compras, el efectivo, la señalización y el punto de café y té para evitar prisas el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Comprobar los requisitos de permiso
- 3
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
- 4
Redactar las normas de venta
2 personas
- 5
Reclutar vendedores
3 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Confirmar las reservas de puestos
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Asignar voluntarios
2 personas
- 11
Hacer reservas
- 12
Publicar la promoción en línea
2 personas
- 13
Distribuir carteles
3 personas
- 14
Enviar información a los vendedores
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Reunir los materiales
3 personas
- 19
Retirar dinero en efectivo
- 20
Preparar el efectivo de caja y el cambio
2 personas
- 21
Preparar los números de venta
2 personas
- 22
Preparar los carteles de ruta
2 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
3 personas
- 25
Montar el punto de café y té
2 personas
- 26
Despejar la zona de montaje
4 personas
- 27
Montar carpas
4 personas
- 28
Montar mesas
4 personas
- 29
Colocar las sillas
3 personas
- 30
Numerar los puestos
2 personas
- 31
Marcar la ruta y la salida
2 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Preparar la caja
2 personas
- 34
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
- 35
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Evento
- 36
Recibir a los vendedores
3 personas
- 37
Registrar la entrega de puestos
2 personas
- 38
Ayudar a los vendedores a montar
4 personas
- 39
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 40
Gestionar la caja registradora
2 personas
- 41
Atender el punto de información
2 personas
- 42
Servir café y té
2 personas
- 43
Servir aperitivos
2 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 46
Revisar el terreno y los pasillos
2 personas
- 47
Anunciar el cierre de los vendedores
- 48
Cerrar la caja
2 personas
- 49
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
- 50
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Seguimiento
- 51
Desmontar los puestos y las mesas
4 personas
- 52
Desmontar las carpas
4 personas
- 53
Recoger la basura
4 personas
- 54
Barrer el recinto
3 personas
- 55
Lavar la vajilla
2 personas
- 56
Limpiar la cocina y el bar
3 personas
- 57
Revisar y limpiar los baños
2 personas
- 58
Contar y guardar los materiales
3 personas
- 59
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 60
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 12
- Sillascant. 24
- Mesas plegablescant. 2
- Sillas plegablescant. 4
- Percheroscant. 4
Equipo
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cajas de cajacant. 2
- Calculadorascant. 2
- Walkie-talkiescant. 4
- Botiquines de primeros auxilios
- Linternascant. 4
- Cajas de herramientascant. 2
- Bridascant. 100
- Cinta americanacant. 4
- Cintas métricascant. 2
- Portapapelescant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Iluminación para tiendascant. 2
Decoración
- Banderas naranjascant. 12
- Guirnaldas naranjascant. 8
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Mantelescant. 8
- Etiquetas de preciocant. 200
- Carteles de flechascant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Jarras para servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de servircant. 6
- Pinzas y cucharonescant. 8
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchilloscant. 4
- Abrebotellascant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Recogedor y escobacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los requisitos de permiso antes de invitar a vendedores. Sin esos datos no podrás indicar medidas de los puestos, horarios de montaje ni condiciones de venta.
- Define la distribución del mercado antes de confirmar reservas. Deja previstos los pasillos, la zona de café y té, las mesas de apoyo y los puntos donde necesitarás cables alargadores o iluminación.
- Envía a cada vendedor una ficha con su puesto, hora de llegada, normas de venta y material que debe traer. Hazlo al menos 7 días antes para poder corregir reservas incompletas.
- Prepara la caja con suficiente antelación: retira el efectivo, separa el cambio y coloca calculadoras y cajas de caja en los puntos de cobro. Los números de venta y las etiquetas de precio suelen olvidarse hasta el último momento.
- Haz una revisión final 24 horas antes. Comprueba el pronóstico, enfría las bebidas, reúne carpas, mesas, sillas, carteles de ruta y materiales del punto de café y té; así sabrás qué falta antes de montar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza al menos 4 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y distribución. Reserva la última semana para inscripciones, promoción, compras y coordinación de voluntarios.
- ¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercadillo?
- Confirma las reservas entre 7 y 10 días antes del evento. Envía entonces la ubicación del puesto, las normas de venta y la hora exacta de llegada para el montaje.
- ¿Cuándo se prepara el dinero de la caja?
- Retira el efectivo y prepara el cambio el día anterior, no durante el montaje. Separa el dinero por caja y comprueba que cada punto tenga una calculadora y los números de venta necesarios.
- ¿Qué se revisa el día antes de un mercadillo?
- Revisa el pronóstico, la lista de la compra y todo el material 24 horas antes. Comprueba especialmente carpas, mesas, sillas, señalización, cables, iluminación, bebidas frías y el equipo de café y té.
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