Cómo organizar un lanzamiento de producto sin imprevistos
Empieza por definir a quién invitas, qué debe entender el público y cuál será el momento clave de la demostración. Después, ordena las inscripciones, la presentación, el catering y la coordinación de ponentes y proveedores. La parte que más suele fallar llega al final: productos sin comprobar, cables que no encajan, acreditaciones incompletas o entregas que llegan tarde. Este plan te ayuda a avanzar desde la convocatoria hasta la carga del material, con una secuencia clara y comprobaciones concretas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Abrir el formulario de inscripción
- 4
Recopilar la información del producto
2 personas
- 5
Preparar la presentación
2 personas
- 6
Desarrollar el escenario de demostración
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Enviar recordatorio
- 10
Pedir el catering
- 11
Pedir bebidas
- 12
Informar al presentador
2 personas
- 13
Informar a los ponentes
2 personas
- 14
Informar al fotógrafo
- 15
Probar la técnica
2 personas
- 16
Comprobar los productos
2 personas
- 17
Preparar acreditaciones
2 personas
- 18
Preparar carpetas de prensa
2 personas
- 19
Imprimir material de presentación
- 20
Hacer carteles de ruta
- 21
Confirmar el lugar
- 22
Confirmar entregas
- 23
Hacer la compra
2 personas
- 24
Reunir los materiales
2 personas
- 25
Cargar los productos
2 personas
Evento
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Recibir entregas
2 personas
- 28
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 29
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 30
Montar las mesas de producto
3 personas
- 31
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Ajustar la iluminación
2 personas
- 34
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 35
Subir la presentación
- 36
Probar la demo del producto
3 personas
- 37
Preparar la restauración
3 personas
- 38
Enfriar las bebidas
2 personas
- 39
Montar el punto de café
2 personas
- 40
Preparar las carpetas de prensa
- 41
Hacer briefing al equipo
5 personas
- 42
Atender la mesa de registro
2 personas
- 43
Recibir a los invitados
3 personas
- 44
Repartir acreditaciones
2 personas
- 45
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
- 46
Coordinar la demostración del producto
3 personas
- 47
Realizar la presentación
2 personas
- 48
Responder a las preguntas de los invitados
3 personas
- 49
Acompañar entrevistas a la prensa
2 personas
- 50
Servir aperitivos
3 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Reponer el bufé
3 personas
- 53
Servir la cena
4 personas
- 54
Vigilar las mesas de productos
2 personas
- 55
Registrar datos de contacto
2 personas
- 56
Gestionar las redes sociales
- 57
Despedir a los últimos invitados
2 personas
- 58
Guardar los productos de forma segura
2 personas
Seguimiento
- 59
Recoger la basura
3 personas
- 60
Recoger la vajilla
3 personas
- 61
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 62
Apagar la técnica
2 personas
- 63
Limpiar el lugar
4 personas
- 64
Empaquetar materiales
3 personas
- 65
Devolver el material alquilado
2 personas
- 66
Guardar la catering sobrante
2 personas
- 67
Enviar mensaje de agradecimiento
- 68
Enviar material de prensa
- 69
Introducir leads
2 personas
- 70
Seleccionar las fotos
- 71
Revisar las facturas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesa de recepcióncant. 2
- Mesas bistrocant. 10
- Mesas de comedorcant. 8
- Sillascant. 90
- Sillones loungecant. 12
- Taburetescant. 12
- Mantelescant. 18
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Copas de champáncant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cucharascant. 100
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Clic de presentación
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cajón de la caja registradora
- Impresora de etiquetas
Decoración
- Pósteres de productocant. 6
- Banners enrollablescant. 3
- Decoración de mesacant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Guirnaldascant. 8
- Señalizadorescant. 8
- Credencialescant. 100
- Portabadgescant. 100
- Números de mesacant. 10
- Photowall
Catering
- Compras
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 6
- Bandejas de servircant. 20
- Bandejas de servir con tapacant. 10
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cucharonescant. 10
- Termoscant. 6
- Contenedores isotérmicoscant. 6
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 4
- Papeleracant. 8
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de mesacant. 10
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 20
- Limpiador multiusoscant. 4
- Limpiacristalescant. 2
- Limpiador de sueloscant. 2
Otros
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 30
- Carpetas de prensacant. 25
- Folletos de productoscant. 100
- Tarjetas de visitacant. 300
- Bridascant. 100
- Cinta gaffercant. 6
- Sets de tijerascant. 4
- Cúterescant. 2
- Baterías de repuestocant. 40
- Cables de carga prolongadoscant. 10
Consejos
- Cierra la lista de invitados antes de abrir el formulario de inscripción y envía el recordatorio entre 48 y 72 horas antes del evento. Así puedes ajustar las cantidades del catering y recoger a tiempo las preferencias dietéticas.
- Prepara la demostración como una secuencia con principio, prueba y cierre, y haz un ensayo completo al menos un día antes. Comprueba el producto real que se mostrará, no solo las diapositivas de la presentación.
- Haz una prueba técnica con el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y los micrófonos inalámbricos en la misma sala. Lleva cables alargadores, regletas y un clic de presentación; suelen faltar justo cuando empieza la prueba.
- Calcula el montaje de recepción antes de confirmar las entregas: mesa de recepción, acreditaciones, carteles de ruta y percheros deben estar listos antes de que llegue el primer invitado. Deja las carpetas de prensa y el material impreso agrupados por destino, no dentro de cajas mezcladas.
- Confirma por separado el lugar, el catering, las bebidas, el fotógrafo, el presentador y los ponentes durante la última semana. El día anterior, reúne los materiales, comprueba los productos y carga todo siguiendo una lista de salida, incluidos los equipos de frío y las estaciones de carga.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un lanzamiento de producto?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para preparar invitados, formulario, presentación y demostración. Reserva los servicios y confirma el lugar como máximo 2 semanas antes; la prueba técnica debe hacerse al menos 24 horas antes.
- ¿Cuándo hay que enviar el recordatorio a los invitados?
- Envía un primer recordatorio entre 5 y 7 días antes y uno final entre 48 y 72 horas antes. El segundo mensaje debe incluir la hora, la ruta de acceso y cualquier instrucción de acreditación.
- ¿Cómo se prepara una demostración de producto para un evento?
- Define una demostración de 10 a 15 minutos con un objetivo visible y un cierre claro. Ensáyala al menos dos veces: una para ajustar el discurso y otra con el producto, el portátil y todos los elementos técnicos que usarás en directo.
- ¿Cuánta bebida y catering hay que pedir para un lanzamiento?
- Usa el número de inscripciones confirmadas como base y añade un margen del 10 %. Para la recepción, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y confirma las cantidades finales entre 3 y 5 días antes.
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