Zo organiseer je een productlancering zonder verrassingen
Begin met het doel van de lancering en werk daarna in drie lijnen: gasten, inhoud en uitvoering. Stel vroeg een gastenlijst op, verzamel productinformatie en bepaal hoe de presentatie en demonstratie in elkaar grijpen. Plan vervolgens catering, techniek, leveringen en briefing van alle betrokkenen. De laatste week draait vooral om bevestigen en testen: aanmeldingen verwerken, dieetwensen controleren, producten nalopen en de volledige presentatie minstens één keer doorlopen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Gastenlijst opstellen
2 personen
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Aanmeldformulier openen
- 4
Productinformatie verzamelen
2 personen
- 5
Presentatie samenstellen
2 personen
- 6
Demonstratiescenario uitwerken
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Herinnering versturen
- 10
Catering bestellen
- 11
Dranken bestellen
- 12
Presentator briefen
2 personen
- 13
Sprekers briefen
2 personen
- 14
Fotograaf briefen
- 15
Techniek testen
2 personen
- 16
Producten controleren
2 personen
- 17
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 18
Persmappen samenstellen
2 personen
- 19
Presentatiemateriaal printen
- 20
Routebordjes maken
- 21
Locatie bevestigen
- 22
Leveringen bevestigen
- 23
Boodschappen doen
2 personen
- 24
Materialen verzamelen
2 personen
- 25
Producten opladen
2 personen
Event
- 26
Locatie openen
2 personen
- 27
Leveringen ontvangen
2 personen
- 28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 29
Registratiebalie opbouwen
2 personen
- 30
Producttafels inrichten
3 personen
- 31
Presentatieruimte inrichten
3 personen
- 32
Decoratie ophangen
3 personen
- 33
Licht instellen
2 personen
- 34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 35
Presentatie uploaden
- 36
Productdemo testen
3 personen
- 37
Catering klaarzetten
3 personen
- 38
Dranken koud zetten
2 personen
- 39
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 40
Persmappen klaarleggen
- 41
Teambriefing houden
5 personen
- 42
Registratiebalie bemannen
2 personen
- 43
Gasten ontvangen
3 personen
- 44
Naambadges uitdelen
2 personen
- 45
Welkomstdrank serveren
3 personen
- 46
Productdemo begeleiden
3 personen
- 47
Presentatie verzorgen
2 personen
- 48
Vragen van gasten beantwoorden
3 personen
- 49
Persinterviews begeleiden
2 personen
- 50
Hapjes serveren
3 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Buffet aanvullen
3 personen
- 53
Diner uitserveren
4 personen
- 54
Producttafels bewaken
2 personen
- 55
Contactgegevens registreren
2 personen
- 56
Sociale media bijhouden
- 57
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen
- 58
Producten veilig opbergen
2 personen
Nazorg
- 59
Afval verzamelen
3 personen
- 60
Servies verzamelen
3 personen
- 61
Meubilair afbreken
4 personen
- 62
Techniek uitschakelen
2 personen
- 63
Locatie schoonmaken
4 personen
- 64
Materialen inpakken
3 personen
- 65
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 66
Overgebleven catering opslaan
2 personen
- 67
Bedankbericht versturen
- 68
Persmateriaal nasturen
- 69
Leads invoeren
2 personen
- 70
Foto's selecteren
- 71
Facturen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Receptietafelaantal 2
- Bistrotafelsaantal 10
- Eettafelsaantal 8
- Stoelenaantal 90
- Loungezetelsaantal 12
- Krukkenaantal 12
- Tafelkledenaantal 18
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 100
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 100
- Champagneglazenaantal 100
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Serveerbestekaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Presentatieklikker
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Oplaadstationsaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Kassalade
- Labelprinter
Decoratie
- Productpostersaantal 6
- Rolbannersaantal 3
- Tafeldecoratieaantal 10
- Bloemstukkenaantal 6
- Slingersaantal 8
- Wegwijzersaantal 8
- Naambadgesaantal 100
- Badgehoudersaantal 100
- Tafelnummersaantal 10
- Fotowand
Catering
- Boodschappen
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerschalen met dekselaantal 10
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 10
- Thermoskannenaantal 6
- Koelbakkenaantal 6
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Verlichting
- Ledspotsaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 6
- Tafellampenaantal 10
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 20
- Allesreinigeraantal 4
- Glasreinigeraantal 2
- Vloerreinigeraantal 2
Overig
- Klembordenaantal 4
- Pennenaantal 30
- Notitieblokkenaantal 30
- Persmappenaantal 25
- Productbrochuresaantal 100
- Visitekaartjesaantal 300
- Kabelbindersaantal 100
- Gaffer tapeaantal 6
- Schaarsetsaantal 4
- Stanleymessenaantal 2
- Reservebatterijenaantal 40
- Verlengde oplaadkabelsaantal 10
Tips
- Open het aanmeldformulier zodra de gastenlijst en uitnodiging klaar zijn. Stuur uiterlijk 7 dagen voor de lancering een herinnering, zodat je aantallen voor catering, badges en zitplaatsen nog kunt bijstellen.
- Maak van de productpresentatie en demonstratie één tijdlijn. Noteer per onderdeel wie spreekt, welk product wordt gebruikt en wanneer de presentator of spreker moet wisselen.
- Test techniek niet alleen op beeld, maar met de volledige opstelling. Controleer beamer, projectiescherm, laptop, speakers, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 24 uur vooraf.
- Plan leveringen en boodschappen op een vast moment en wijs één persoon aan voor ontvangst. Controleer producten, presentatiemateriaal, persmappen en naambadges voordat gasten binnenkomen.
- Brief presentator, sprekers en fotograaf afzonderlijk met hun starttijd en aandachtspunten. Leg ook vast wanneer foto’s mogen worden gemaakt en wie vragen over het product opvangt tijdens de demonstratie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een productlancering?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met doel, gastenlijst, locatie en productinformatie. Reserveer de laatste 7 dagen voor bevestigingen, aanmeldingen, dieetwensen en een volledige techniektest.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een productlancering?
- Verstuur de uitnodiging meestal 4 tot 6 weken vooraf, met een aanmeldformulier en duidelijke informatie over programma en locatie. Stuur 7 dagen voor het evenement een herinnering naar mensen die nog niet hebben gereageerd.
- Wanneer test je de techniek voor een productpresentatie?
- Test alle apparatuur minimaal 24 uur vooraf met dezelfde laptop, presentatie en microfoons als op het evenement. Controleer vlak voor de start nog één keer stroom, geluid, beeld en de presentatieklikker.
- Hoeveel tijd plan je voor een productdemonstratie?
- Reserveer voor een demonstratie meestal 15 tot 30 minuten, inclusief vragen en het wisselen van producten. Plan daarnaast minstens 30 minuten opbouw- en testtijd voordat de eerste gast arriveert.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!