Cómo organizar un juego urbano sin perder el control

Un juego urbano combina una ruta por la ciudad, pruebas por equipos y varios puntos de control, así que conviene organizarlo en un orden preciso. Empieza por definir el recorrido y el punto de salida y llegada; después comprueba permisos, seguridad y tiempos reales. Cuando la ruta funcione, prepara las pruebas, asigna monitores y gestiona las inscripciones. Los últimos días se dedican a imprimir, empaquetar, probar el sonido y dejar lista la comida y la recepción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el concepto del juego y la ruta
2 personas
2
Reservar la ubicación de salida y llegada
3
Comprobar permisos y notificaciones
4
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
5
Desarrollar las tareas del juego
2 personas
6
Diseñar material de rompecabezas
2 personas
7
Crear el plan de emergencia y la lista de contactos
8
Enviar invitaciones
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Hacer la distribución del equipo
2 personas
12
Programar a los monitores de juego
13
Pedir catering y bebidas
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Repasar la ruta de nuevo
2 personas
16
Imprimir tarjetas del juego y cuadernillos de ruta
2 personas
17
Empaquetar los materiales por equipo
2 personas
18
Hacer la compra
2 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Preparar aperitivos y buffet
3 personas
21
Preparar el punto de salida
4 personas
22
Colocar mesas y sillas
3 personas
23
Colgar la decoración
2 personas
24
Preparar las bolsas del equipo
2 personas
25
Probar el equipo de sonido
2 personas
26
Dar briefing a los monitores
2 personas

Evento

27
Recepción de participantes
4 personas
28
Asignar equipos y repartir insignias
4 personas
29
Dar explicaciones del juego
2 personas
30
Enviar a los equipos al camino
4 personas
31
Atender los puestos del juego
6 personas
32
Registrar avances
2 personas
33
Rellenar las bebidas
2 personas
34
Servir aperitivos
3 personas
35
Recibir a los equipos en la meta
3 personas
36
Comprobar respuestas y puntuaciones
2 personas
37
Abrir el bufé de la cena
3 personas
38
Anunciar al ganador
39
Encargarse de la música y del cóctel libre
2 personas

Seguimiento

40
Reunir el material de juego
3 personas
41
Desmontar el bufé y el bar
3 personas
42
Recoger y clasificar los residuos
3 personas
43
Lavar la vajilla
2 personas
44
Limpiar el lugar
3 personas
45
Comprobar y secar los materiales
2 personas
46
Devolver el material prestado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 45
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono inalámbrico
Baterías externascant. 8
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3

Material de juego

Mochilas del equipocant. 8
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Lápicescant. 20
Mapas de la ciudadcant. 50
Petos de equipocant. 40
Pegatinas con nombrecant. 50
Sobrescant. 50
Conoscant. 20
Cuerdacant. 2
Cronómetroscant. 8
Calculadorascant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Linternascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 9

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Tazas de cafécant. 40

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Bandejas para servircant. 8
Cucharonescant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Termoscant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Prueba la ruta completa al menos una semana antes y vuelve a recorrerla el mismo día del evento. Calcula los tiempos caminando con el material del equipo y añade un margen de 15 minutos por cada tramo.
No cierres las pruebas antes de comprobar la ruta. Cada equipo necesita su mochila, mapas, portapapeles, bolígrafos, sobres y cronómetro; prepara un paquete completo por equipo y guarda uno de reserva.
Asigna un monitor a cada punto de control y prepara una lista de contactos junto con el plan de emergencia. Lleva baterías externas, linternas y lámparas LED si alguna parte del recorrido puede terminar con poca luz.
Cierra las inscripciones con 5 a 7 días de antelación para distribuir los equipos y programar a los monitores. Pregunta entonces por alergias y preferencias dietéticas, antes de pedir el catering y las bebidas.
El día anterior imprime las tarjetas y los cuadernillos de ruta, enfría las bebidas y prueba los altavoces y el micrófono inalámbrico. En el punto de salida deja preparadas las mesas, sillas, petos, pegatinas con nombre y bolsas de equipo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un juego urbano?: Reserva entre 3 y 4 semanas para diseñar la ruta, crear las pruebas, revisar permisos y gestionar las inscripciones. Durante la última semana se preparan los equipos, se imprime el material y se confirma la logística.
¿Cuándo hay que comprobar los permisos para un juego urbano?: Compruébalos al definir la ruta, como mínimo 3 semanas antes del evento. Si utilizas espacios de salida o llegada, mesas, altavoces o zonas públicas, confirma también las condiciones de uso antes de enviar las invitaciones.
¿Cuántos monitores hacen falta para un juego urbano?: Calcula al menos un monitor por cada punto de control activo y una persona coordinadora en la salida o llegada. Añade un monitor de reserva si la ruta tiene varios cruces, pruebas simultáneas o más de 6 equipos.
¿Cuándo se preparan las bolsas de cada equipo?: Empaquétalas el día anterior, cuando las tarjetas, mapas y cuadernillos ya estén impresos y revisados. Prepara una bolsa por equipo y una bolsa adicional con material de repuesto para sustituir piezas perdidas o defectuosas.

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