Cómo organizar un festival de cocina sin improvisaciones

Un festival de cocina se organiza primero con el programa y las inscripciones, y después con las recetas, las estaciones y las compras. Necesitas saber cuántas personas asistirán y qué restricciones alimentarias tienen antes de porcionar ingredientes o preparar acreditaciones. El día anterior se dejan listas las salsas, bebidas y etiquetas; el mismo día se montan las carpas, mesas y equipos de cocción. Este plan reúne la secuencia completa para que cada taller empiece con su material preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y el programa
2 personas
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Gestionar inscripciones
2 personas
4
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
5
Organizar talleres de cocina
2 personas
6
Finalizar las recetas
3 personas
7
Confirmar proveedores
2 personas
8
Asignar estaciones de cocina
2 personas
9
Comprobar el inventario
2 personas
10
Comprobar la lista de la compra
2 personas
11
Hacer la compra
3 personas
12
Recoger ingredientes frescos
2 personas
13
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
14
Porcionar los ingredientes
4 personas
15
Preparar condimentos y salsas
2 personas
16
Marcar las porciones sin dietas especiales
2 personas
17
Imprimir tarjetas de recetas
18
Preparar acreditaciones
2 personas
19
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
20
Clasificar los utensilios de cocina
3 personas
21
Crear etiquetas de alérgenos
2 personas
22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Montar carpas
6 personas
24
Colocar mesas y sillas
5 personas
25
Montar las estaciones de cocina
6 personas
26
Conectar el equipo de cocina
4 personas
27
Colocar las bombonas de gas de forma segura
2 personas
28
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
29
Llenar las neveras portátiles
3 personas
30
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
31
Distribuir los ingredientes por estación
5 personas
32
Desinfectar las superficies de trabajo
3 personas
33
Montar el bufé y el punto de recogida
3 personas
34
Montar el punto de café y té
2 personas
35
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Colocar señales de ruta
2 personas

Evento

38
Atender la mesa de registro
2 personas
39
Recibir a los visitantes
3 personas
40
Repartir acreditaciones
2 personas
41
Dar la bienvenida y la explicación de seguridad
2 personas
42
Guiar el taller de cocina
6 personas
43
Reponer ingredientes
3 personas
44
Distribuir los utensilios de cocina
2 personas
45
Servir los platos preparados
5 personas
46
Reponer los platos del buffet
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Mantener limpios los puestos de trabajo
3 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Responder sobre información de alérgenos
52
Recoger el material del taller
3 personas
53
Servir los últimos platos
4 personas
54
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

55
Refrigerar los alimentos sobrantes
3 personas
56
Apagar el equipo de cocina
3 personas
57
Recoger la vajilla
4 personas
58
Despejar las mesas
4 personas
59
Separar residuos
3 personas
60
Lavar la vajilla
4 personas
61
Limpiar el material de cocina
4 personas
62
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
63
Limpiar a fondo el lugar
5 personas
64
Desmontar las carpas
6 personas
65
Volver a colocar mesas y sillas
5 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Retirar paneles y materiales
2 personas
68
Devolver las bombonas de gas
2 personas
69
Devolver el equipo alquilado
2 personas
70
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
71
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 8
Mesas de trabajocant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 20
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazones para sopacant. 80
Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 20
Cuchillos de chef y peladorescant. 30
Cuencos para mezclarcant. 20
Jarras medidorascant. 10
Cucharas medidorascant. 10
Cucharonescant. 15
Guardias de escoltacant. 10
Pinzas de cocinacant. 15
Espátulascant. 15
Coladorescant. 10
Fuentes para hornocant. 10
Bandejas y recipientes gastronormcant. 20

Equipo

Placas de induccióncant. 10
Quemadores de gascant. 4
Botellas de gascant. 4
Hornoscant. 3
Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 10
Carretescant. 4
Extintores portátilescant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 14
Carteles del menúcant. 8
Credencialescant. 100
Rotuladores permanentescant. 12
Tarjetas de alérgenoscant. 60
Señales de rutacant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Escoba y recogedorcant. 4
Fregonascant. 4
Pinzas de basuracant. 2

Catering

Compras

Consejos

Publica la fecha y el programa antes de abrir las inscripciones. Cierra el registro entre 5 y 7 días antes para poder asignar estaciones y calcular ingredientes sin trabajar con cifras provisionales.
Pide las preferencias dietéticas en el formulario, no al llegar. Marca las porciones especiales y crea etiquetas de alérgenos separadas al menos 24 horas antes del festival.
Finaliza cada receta antes de hacer la compra y calcula las cantidades por participante y por taller. Recoger los ingredientes frescos el día anterior evita que falten productos perecederos durante el montaje.
Asigna una estación de cocina a cada taller y comprueba que tenga tablas, cuchillos, cuencos, medidores y utensilios de servicio. Haz el inventario completo 2 días antes y separa el material por estación.
Prepara la mesa de inscripción, las acreditaciones y las tarjetas de recetas antes de abrir la ubicación. Reserva al menos 60 minutos para montar carpas, mesas, sillas, estaciones, placas de inducción o quemadores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cocina?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para cerrar el programa, los talleres y los proveedores. Deja la última semana para las inscripciones, las dietas, el inventario y la compra.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un festival de cocina?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes confirmar el número de participantes, repartirlos por estaciones y porcionar los ingredientes con cantidades reales.
¿Cuánto material necesita cada estación de cocina?: Cada estación debe contar, como mínimo, con tablas de cortar, cuchillos, cuencos para mezclar, jarras y cucharas medidoras, pinzas, espátulas y un colador. Comprueba el inventario 2 días antes y añade una reserva de aproximadamente el 10 % para utensilios pequeños.
¿Qué se prepara el día anterior al festival de cocina?: El día anterior recoge los ingredientes frescos, prepara condimentos y salsas, porciona los ingredientes, etiqueta las dietas especiales y deja las bebidas frías. También conviene clasificar los utensilios y dejar impresas las tarjetas de recetas y las acreditaciones.

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