Cómo organizar un debate electoral paso a paso

Organizar un debate electoral requiere cerrar primero la fecha, el lugar y la participación de los candidatos. Después se construye un formato con moderador, normas, temas, preguntas y tiempos medibles. Las inscripciones, la prensa y los permisos de grabación deben avanzar antes de resolver el catering y la técnica. Esta guía te ayuda a seguir el orden adecuado y a evitar los fallos que suelen aparecer durante la última semana.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Contactar a los candidatos
2 personas
3
Designar al moderador
2 personas
4
Redactar las normas del debate
2 personas
5
Crear el programa y el horario
2 personas
6
Recopilar temas y preguntas
3 personas
7
Recoger preguntas de los vecinos
2 personas
8
Enviar invitaciones
3 personas
9
Abrir el formulario de inscripción online
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Pedir el catering
2 personas
13
Reservar técnica
2 personas
14
Gestionar el permiso para grabación de imagen
15
Invitar a la prensa y a los medios locales
2 personas
16
Diseñar la señalización
17
Preparar acreditaciones
2 personas
18
Preparar la presentación y el cronómetro
2 personas
19
Recopilar información de los candidatos
2 personas
20
Hacer el cuestionario definitivo
3 personas
21
Confirmar inscripciones
2 personas
22
Enviar recordatorio
23
Hacer la compra
3 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas
25
Recoger el equipo técnico
2 personas
26
Recoger las llaves del recinto

Evento

27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Comprobar el espacio
2 personas
29
Colocar las sillas
4 personas
30
Colocar las mesas del debate
3 personas
31
Montar la técnica
3 personas
32
Probar los micrófonos
2 personas
33
Probar la presentación
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Montar la mesa de registro
2 personas
36
Preparar la restauración
3 personas
37
Preparar café y té
2 personas
38
Reunión informativa con voluntarios
5 personas
39
Recibir a los candidatos
2 personas
40
Dar instrucciones a los candidatos
3 personas
41
Recibir a los visitantes
4 personas
42
Registrar la asistencia
3 personas
43
Repartir el programa
2 personas
44
Servir café y té
3 personas
45
Abrir el debate
46
Dirigir el debate
2 personas
47
Controlar el tiempo y el turno de palabra
48
Recoger preguntas del público
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
51
Cerrar el debate
52
Despedir a los candidatos
2 personas
53
Guiar la tertulia informal
3 personas
54
Servir las últimas bebidas
2 personas
55
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

56
Apagar la técnica
2 personas
57
Reunir los materiales
4 personas
58
Lavar la vajilla
3 personas
59
Clasificar residuos
2 personas
60
Limpiar el espacio
4 personas
61
Volver a colocar sillas y mesas
4 personas
62
Retirar la decoración
2 personas
63
Devolver el equipo técnico
2 personas
64
Recoger el catering sobrante
2 personas
65
Devolver el material alquilado
2 personas
66
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas para el debatecant. 4
Mesa de registro
Mesas de cafécant. 3
Mantelescant. 7

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 5
Soportes para micrófonocant. 4
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cinta gaffercant. 3
Clic de presentación
Temporizador digital
Baterías recargablescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Bandejas para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6

Decoración

Portanombrescant. 120
Tarjetas de nombrecant. 120
Carteles de mesacant. 8
Paneles de señalizacióncant. 8
Banderascant. 12
Masilla adhesivacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobas de manocant. 2
Aspiradora
Juego de fregona
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el espacio y la asistencia de los candidatos antes de publicar invitaciones. Reserva al menos 6 semanas para confirmar participantes, moderador y necesidades técnicas.
Define las reglas y el horario por escrito: asigna tiempos concretos a cada intervención, réplica y pregunta del público. Ensaya el uso del cronómetro y la presentación como mínimo 3 días antes.
Recoge preguntas de vecinos e inscríbete con un formulario online hasta 7 días antes. Después elimina duplicados, agrupa los temas y prepara un cuestionario definitivo que el moderador pueda seguir sin improvisar.
Reserva micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, proyector y pantalla con al menos 2 semanas de margen. Haz una prueba completa de sonido, imagen, cables y baterías el mismo día, 2 horas antes de abrir las puertas.
No dejes para el final los permisos de grabación, las acreditaciones ni el catering. Confirma el número de asistentes 3 días antes, calcula las raciones y prepara café, té, agua y aperitivos en una zona separada del registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un debate electoral?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la fecha. Ese margen permite confirmar candidatos, moderador, espacio, técnica, prensa e inscripciones sin depender de respuestas de última hora.
¿Cuánto debe durar un debate electoral?: Para un debate con varios candidatos, reserva entre 90 y 120 minutos, más 30 minutos para la llegada y el registro. Define por adelantado los minutos de apertura, respuestas, réplicas y preguntas del público.
¿Cuándo hay que cerrar las preguntas del público?: Cierra la recepción de preguntas entre 5 y 7 días antes. Así puedes agrupar temas, retirar preguntas repetidas y entregar al moderador un guion definitivo al menos 48 horas antes.
¿Cuándo se prueba la técnica de un debate?: Haz una prueba completa 2 horas antes de la apertura y otra comprobación breve 30 minutos antes de empezar. Revisa cada micrófono, altavoz, cable, presentación, proyector, temporizador y batería.

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