Cómo organizar la Celebración del Día del Rey
La Celebración del Día del Rey necesita más que decoración naranja y una buena programación. Empieza por fijar la fecha, comprobar el lugar y los permisos, y cerrar después reservas, inscripciones y voluntarios. En la última semana conviene confirmar entregas, preferencias dietéticas, compras y previsión meteorológica. El día del evento, sigue un orden sencillo: inspección del recinto, montaje, prueba técnica, preparación de comida y bebidas, y revisión final antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Comprobar el lugar
2 personas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Hacer reservas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Asignar voluntarios
2 personas
- 9
Publicar el programa
- 10
Confirmar entregas
- 11
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 12
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 13
Hacer la compra
3 personas
- 14
Enfriar bebidas
2 personas
- 15
Preparar aperitivos
4 personas
- 16
Clasificar la decoración
2 personas
- 17
Probar la técnica
2 personas
- 18
Preparar la caja registradora
2 personas
- 19
Comprobar el material de primeros auxilios
- 20
Recoger las llaves
- 21
Inspeccionar el recinto
3 personas
- 22
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 23
Montar las carpas
6 personas
- 24
Delimitar la zona del escenario
2 personas
- 25
Colgar la decoración
4 personas
- 26
Colocar banderas
3 personas
- 27
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 28
Conectar la iluminación
2 personas
- 29
Montar el buffet
4 personas
- 30
Montar la barra
3 personas
- 31
Preparar café y té
2 personas
- 32
Preparar los aperitivos
4 personas
- 33
Comprobar los baños
2 personas
- 34
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 35
Colocar el cartel informativo
- 36
Recibir a los voluntarios
2 personas
- 37
Última ronda de seguridad
3 personas
Evento
- 38
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
- 39
Marcar las inscripciones
2 personas
- 40
Coordinar las actividades de Orange
6 personas
- 41
Coordinar los juegos infantiles
5 personas
- 42
Proporcionar la música
2 personas
- 43
Servir las bebidas
3 personas
- 44
Servir aperitivos
3 personas
- 45
Servir café y té
2 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Reponer el bufé
2 personas
- 48
Recoger la basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños
2 personas
- 50
Coordinar el momento de fotos
2 personas
- 51
Coordinar la entrega de premios
3 personas
- 52
Coordinar el programa de la noche
4 personas
- 53
Encender la iluminación
2 personas
- 54
Anunciar la última ronda
- 55
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 56
Apagar la música
2 personas
- 57
Recoger comida y bebida
4 personas
- 58
Clasificar residuos
3 personas
- 59
Lavar la vajilla
4 personas
- 60
Limpiar la barra
2 personas
- 61
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 62
Desmontar las carpas
6 personas
- 63
Retirar la decoración
3 personas
- 64
Limpiar el recinto
5 personas
- 65
Inventariar materiales
2 personas
- 66
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 67
Entregar la ubicación
2 personas
- 68
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de cervezacant. 6
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetes de barcant. 8
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 8
- Jarrascant. 8
Decoración
- Guirnaldas naranjascant. 8
- Banderas rojo, blanco y azulcant. 6
- Globos naranjascant. 150
- Bomba de globoscant. 3
- Cuerda para globoscant. 3
- Manteles naranjascant. 12
- Decoración de coronacant. 10
- Cartel de bienvenida
- Pósteres del programacant. 8
Equipo
- Altavoces con bateríacant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Soportes de micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías recargablescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cajas de hielocant. 3
- Tablas de cortarcant. 4
- Hachas de cocinacant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Jarras medidorascant. 3
- Rejillas de ventilacióncant. 4
Material deportivo
- Conos naranjascant. 30
- Cuerda para tira y aflojacant. 2
- Sacos para carreras de sacoscant. 20
- Sets de lanzamiento de latascant. 3
- Sets de lanzamiento de aroscant. 3
- Balones de fútbolcant. 4
- Cuerdas para saltarcant. 10
- Premios y medallascant. 40
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Escobillas de bañocant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Pinzas para residuoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Comprueba los permisos con varias semanas de margen, porque una carpa, el sonido o la delimitación del escenario pueden requerir autorizaciones distintas.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y fija una fecha límite de respuesta. Así puedes comprar cantidades concretas, separar la comida y preparar el buffet sin improvisar el mismo día.
- Asigna voluntarios por bloques y no solo por tareas: montaje, recepción, bebidas, escenario y cierre. Reserva al menos una persona para controlar las entregas, recoger las llaves y resolver incidencias durante el evento.
- Haz la prueba de altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables y baterías antes de que llegue el público. Comprueba también que las baterías recargables estén cargadas y que haya regletas y alargadores suficientes para cada zona.
- Monta primero carpas, mesas, sillas y la zona del escenario; después coloca manteles, decoración, carteles y buffet. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos al final, y deja una revisión de 30 minutos para comprobar accesos, papeleras y material de primeros auxilios.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar la Celebración del Día del Rey?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, lugar, permisos, reservas y programa. Envía las invitaciones al menos 3 semanas antes y cierra las inscripciones y preferencias dietéticas 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que montar las carpas y la decoración?
- Monta las carpas, mesas y sillas entre 3 y 5 horas antes de abrir. Coloca guirnaldas, banderas, globos, manteles y carteles después de estabilizar el mobiliario, y termina la decoración al menos 60 minutos antes.
- ¿Cuándo se deben enfriar las bebidas y preparar los aperitivos?
- Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes si tienes espacio suficiente, y prepara los aperitivos durante las 2 horas previas. Mantén los alimentos cubiertos y deja el buffet para después de la prueba técnica y del montaje principal.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido?
- Haz una primera prueba técnica el día anterior y otra entre 90 y 120 minutos antes de recibir al público. Comprueba cada micrófono, altavoz, cable, regleta y batería, y deja una solución alternativa para los equipos que fallen.
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