Cómo organizar la Celebración del Día del Rey

Organizar la Celebración del Día del Rey requiere más que preparar comida y música. Empieza por confirmar la fecha, el lugar y los permisos; después fija el programa, gestiona las inscripciones y reserva lo que necesites. Durante la última semana, comprueba el tiempo, enfría las bebidas, clasifica los juegos y prepara la documentación. Así evitas los problemas habituales: proveedores sin confirmar, materiales incompletos y un plan improvisado si llueve.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Reservar proveedores
2 personas
7
Definir el programa y los horarios
2 personas
8
Elegir actividades de juego
3 personas
9
Crear la música y la lista de reproducción
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Gestionar el contacto de primeros auxilios
2 personas
12
Comprobar el pronóstico del tiempo
13
Definir un plan alternativo para mal tiempo
3 personas
14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
15
Comprobar el stock de materiales
2 personas
16
Hacer la compra
3 personas
17
Recoger los materiales
3 personas
18
Enfriar bebidas
2 personas
19
Preparar aperitivos
4 personas
20
Clasificar el material de juego
2 personas
21
Preparar premios y artículos para repartir
2 personas
22
Preparar tarjetas de nombre
23
Hacer carteles de ruta
2 personas
24
Imprimir el plan de trabajo y los números de teléfono
25
Empaquetar los documentos resistentes a la intemperie
26
Inspeccionar el lugar
3 personas
27
Cerrar el recinto
3 personas
28
Montar tiendas
6 personas
29
Colocar mesas y sillas
5 personas
30
Montar el buffet
4 personas
31
Montar el punto de bebidas
3 personas
32
Montar las estaciones de juegos
5 personas
33
Colgar la decoración
4 personas
34
Colocar el equipo de sonido
2 personas
35
Probar el equipo de sonido
2 personas
36
Colgar la iluminación
3 personas
37
Comprobar los baños
2 personas
38
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
39
Disponer los aperitivos y la fruta
3 personas
40
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
41
Preparar café y té
2 personas
42
Instruir a los voluntarios
3 personas
43
Preparar la mesa de inscripción
2 personas

Evento

44
Encargarse de la inauguración
2 personas
45
Recibir a los visitantes
3 personas
46
Registrar a los participantes
2 personas
47
Servir tompoucen naranjas
3 personas
48
Coordinar las actividades del juego
6 personas
49
Proporcionar la música
50
Servir las bebidas
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Reponer el bufé
3 personas
53
Recoger la basura
2 personas
54
Anunciar a los ganadores
2 personas
55
Coordinar el programa de la noche
3 personas
56
Anunciar la última ronda
57
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

58
Retirar la comida y la bebida
3 personas
59
Desmontar el mobiliario
5 personas
60
Desmontar las carpas y la decoración
5 personas
61
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Limpiar el recinto
5 personas
64
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
65
Devolver el material prestado
2 personas
66
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesas altascant. 6
Taburetes de barcant. 12
Pinzas para mantelescant. 24

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 60
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Lámparas recargablescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Tapetes de cortecant. 4
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Termoscant. 6
Cubiterascant. 6

Decoración

Guirnaldas de banderines naranjascant. 12
Banderas de Países Bajoscant. 6
Globos naranjascant. 150
Cinta para globoscant. 3
Decoración de mesacant. 12
Guirnaldas naranjascant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Conoscant. 30
Aroscant. 10
Cuerda para tira y afloja
Cuerdas para saltarcant. 12
Sacos para carreras de sacoscant. 12
Juego de lanzamiento de latascant. 2
Sets de lanzamiento de aroscant. 3
Tiza para aceracant. 12
Burbujascant. 20

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 3
Esponjas de limpiezacant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y los permisos. Hazlo con varias semanas de margen, porque una notificación pendiente puede afectar al programa completo.
Envía las invitaciones antes de reservar la comida y recoge las preferencias dietéticas junto con las inscripciones. Con una lista actualizada sabrás cuántas raciones y asientos necesitas.
Define el programa con horarios concretos y asigna voluntarios a cada bloque. No dejes para el mismo día el contacto de primeros auxilios, las rutas ni los números de teléfono.
Prepara el material de juegos y los premios por separado al menos un día antes. Las tarjetas de nombre, los carteles y los documentos resistentes a la intemperie suelen olvidarse hasta el montaje.
Comprueba el pronóstico y decide con antelación qué cambia si llueve. Revisa también el stock, recoge los materiales, enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar la Celebración del Día del Rey?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar el lugar, los permisos, los proveedores y las invitaciones. Durante la última semana, cierra las inscripciones y revisa compras, materiales y voluntarios.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para el Día del Rey?: Envíalas como mínimo 3 semanas antes del evento. Pide la respuesta y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 7 a 10 días antes, para poder ajustar la comida y el mobiliario.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior conviene enfriar las bebidas, preparar los aperitivos, clasificar el material de juego, organizar los premios y dejar listas las tarjetas y los carteles. Imprime también el plan de trabajo y los teléfonos, y guárdalos en una funda resistente al agua.
¿Qué hago si llueve durante la Celebración del Día del Rey?: Define el plan alternativo al menos 48 horas antes, según el pronóstico. Decide qué actividades pasan a las carpas, cómo proteges la música y los documentos, y quién comunica los cambios a los voluntarios y participantes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.