Checklist para organizar una fiesta de barrio sin olvidar nada

Una fiesta de barrio necesita coordinación antes de sacar las mesas a la calle. Empieza por confirmar fecha, horario, recinto y permisos; después organiza las inscripciones, el programa y los voluntarios. Durante la última semana, cierra la lista de asistentes, revisa las dietas y confirma carpas, sillas y recogida de residuos. El día anterior toca enfriar bebidas, preparar parte de la comida y dejar separadas las opciones vegetarianas y de dieta.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y hora
Revisar el recinto y el terreno
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Invitar a los vecinos
2 personas
Abrir inscripciones online
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Definir el programa y las actividades
2 personas
Preparar el programa musical
Hacer reservas
Reservar carpas de fiesta
Reservar sillas extra
Coordinar la recogida de residuos
Informar a los vecinos sobre el ruido
Comprobar el pronóstico del tiempo
Elaborar la lista definitiva de asistentes
Marcar las comidas de dieta
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Lavar y cortar las verduras
2 personas
Preparar salsas y aderezos
2 personas
Separar los productos vegetarianos
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Despejar el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar la estación de bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Preparar el material del juego
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
Preparar la comida y la bebida
4 personas

Evento

Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Repartir el material del juego
2 personas
Controlar la música
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Preparar la barbacoa
3 personas
Atender la barbacoa
3 personas
Vigilar el bufé vegetariano
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Comprobar la iluminación
Anunciar la última ronda
Finalizar la música
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Guardar los alimentos de forma segura
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Llevar la basura al punto de recogida
3 personas
Barrer el recinto
2 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Secar y guardar la vajilla
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 6
Mantelescant. 8
Manteles de hulecant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Platos hondoscant. 40
Cuencos reutilizablescant. 40
Vasos reutilizablescant. 120
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 50
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Bandejas de aluminiocant. 12
Contenedores de alimentoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4

Equipo

Barbacoacant. 2
Botellas de gascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Farolescant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 3
Bomba para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles del programacant. 4
Números de mesacant. 8
Pizarrascant. 4

Material deportivo

Juegos al aire librecant. 8
Balones de fútbolcant. 3
Bomba de balón
Cuerdas para saltarcant. 6
Conoscant. 12
Tiza para aceracant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Confirma el recinto y los permisos con varias semanas de margen. Comprueba también si debes avisar sobre el ruido y comunica a los vecinos el horario previsto.
Cierra las inscripciones al menos 3 días antes. Con la lista definitiva podrás calcular raciones, marcar las comidas de dieta y asignar voluntarios sin improvisar.
Revisa el mobiliario 48 horas antes: carpas, mesas, sillas y mesas de buffet deben estar reservadas y tener una hora concreta de entrega o recogida.
Prepara la comida por fases. Lava y corta las verduras, prepara salsas y aperitivos el día anterior; separa los productos vegetarianos y las comidas especiales desde el principio.
Comprueba la previsión del tiempo el día anterior y la misma mañana. Deja listas las neveras portátiles, los recipientes para hielo, los termos y las bandejas con tapa para proteger comida y bebidas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de barrio?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar fecha, recinto, permisos, reservas e invitaciones. Deja la lista final de asistentes y la compra para los últimos 3 días.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para una fiesta de barrio?: Ciérralas al menos 72 horas antes del evento. Ese margen permite revisar preferencias dietéticas, calcular cantidades y preparar el reparto de tareas entre voluntarios.
¿Qué comida se puede preparar el día anterior?: Puedes lavar y cortar verduras, preparar aperitivos, salsas y aderezos, y dejar separadas las opciones vegetarianas. Guarda cada preparación en recipientes cerrados y termina los platos delicados el mismo día.
¿Cuándo hay que enfriar las bebidas?: Pon las bebidas a enfriar entre 6 y 12 horas antes, según la cantidad y el tamaño de las neveras. Añade el hielo justo antes de empezar para que dure durante el primer tramo de la fiesta.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.