Checklist para organizar una discoteca infantil
Una discoteca infantil necesita más organización que solo música y decoración. Antes del día del evento hay que controlar las inscripciones, las alergias, los contactos de las familias, los turnos de supervisión y los derechos de la música. El montaje también requiere tiempo: despejar la pista, probar el sonido, colocar las luces y preparar una zona de descanso. Usa esta checklist para avanzar en orden y llegar al inicio con comida, pulseras, etiquetas y equipos listos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los datos de contacto de los padres
2 personas
Preparar el programa y la música
2 personas
Comprobar los derechos de música
Reservar el lugar
Reservar equipo de sonido
Pedir decoración
Programar voluntarios
2 personas
Hacer el turno de supervisión
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Preparar etiquetas con nombres
2 personas
Clasificar las pulseras
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos refrigerados
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Empacar los aperitivos sin alérgenos
2 personas
Preparar los archivos de música
Cargar las baterías
Abrir la ubicación
2 personas
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas y zona de descanso
3 personas
Despejar la pista de baile
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Instalar la iluminación de descubrimiento
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el bufé y el punto de recogida
3 personas
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Comprobar los baños
Evento
Poner la música de bienvenida
Registrar a los niños
3 personas
Informar a los padres
2 personas
Coordinar actividades de baile
3 personas
Encargarse de la música y las peticiones
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos sin alérgenos
Mantener libre la pista de baile
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Asegurar la recogida segura de los niños
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 40
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 2
- Perchero
- Colchonetas de descansocant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platos reutilizablescant. 80
- Cubiertos reutilizablescant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas y cucharonescant. 8
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófono inalámbrico
- Portátil
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 8
Iluminación
- Luces LED de discotecacant. 4
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas nocturnascant. 4
Decoración
- Globoscant. 150
- Bomba para globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Guirnaldas de colorescant. 10
- Pegatinas discocant. 2
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Pulserascant. 100
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 3
- Jarras de aguacant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Acumuladores de fríocant. 16
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y cierra las inscripciones varios días antes del evento. Así puedes confirmar cuántos niños asistirán y comprobar los datos de contacto de sus padres.
- Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Separa los aperitivos sin alérgenos y etiquétalos desde el principio; preparar esta parte el mismo día deja poco margen para corregir errores.
- Programa los voluntarios y prepara los turnos de supervisión con horas concretas. Imprime una lista de contactos y tenla disponible en la entrada, junto con las etiquetas con nombres y las pulseras clasificadas.
- Prueba el portátil, la mesa de mezclas, los altavoces, el micrófono y las luces antes de abrir el lugar. Carga las baterías y coloca los cables con alfombrillas para evitar tropiezos en la pista de baile.
- Reserva tiempo para el montaje final: revisa el suelo y la entrada, monta las mesas y sillas, coloca la zona de descanso y despeja la pista. Haz la compra con antelación y recoge los productos refrigerados lo más cerca posible del evento.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una discoteca infantil?
- Envíalas unas 3 semanas antes y fija la fecha límite de inscripción aproximadamente 5 días antes. Ese margen permite confirmar asistencia, alergias, contactos de los padres y necesidades de supervisión.
- ¿Cuántos adultos hacen falta para supervisar una discoteca infantil?
- Organiza al menos 1 adulto por cada 10-12 niños y reparte turnos de 45-60 minutos. Ajusta la cantidad si el espacio tiene varias zonas o si la pista, la entrada y la zona de descanso no se ven desde el mismo punto.
- ¿Cuándo hay que probar el equipo de sonido y las luces?
- Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los niños. Comprueba también las baterías, los cables, el micrófono, los archivos de música y la iluminación de la pista.
- ¿Cuándo conviene preparar la comida para una discoteca infantil?
- Prepara los aperitivos no perecederos el día anterior y recoge los productos refrigerados el mismo día. Separa y empaqueta los productos sin alérgenos antes de colocarlos en las bandejas de servir.
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