Checklist para organizar una degustación paso a paso
Una degustación necesita más preparación que comprar los productos y ponerlos sobre la mesa. Hay que cerrar la fecha, controlar las inscripciones, recoger las preferencias alimentarias y definir el orden de la cata con tiempo. Esta checklist te ayuda a coordinar proveedores, compras, material y montaje sin llegar tarde a lo que suele olvidarse. También incluye la preparación de bebidas, alimentos frescos, notas de cata y estaciones para los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Seleccionar productos de prueba
2 personas
Contactar a los proveedores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Comprobar suministros y material
2 personas
Planificar la distribución de las mesas
2 personas
Definir el orden de la degustación
2 personas
Preparar las notas de cata
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Comprobar los productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Porcionar queso y carne
3 personas
Preparar dips y cremas para untar
2 personas
Preparar pan y fruta
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar los manteles
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Montar estaciones de degustación
4 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar las notas de cata
2 personas
Realizar el control de higiene
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Presentar el programa
Servir la primera ronda de degustación
4 personas
Servir la segunda ronda de degustación
4 personas
Servir la tercera ronda de pruebas
4 personas
Rellenar agua y bebidas
2 personas
Rellenar aperitivos y pan
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Guardar los productos sobrantes de forma segura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Comprobar y empaquetar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar la fianza y las facturas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mantelescant. 8
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Copas de vinocant. 80
- Vasos para aguacant. 60
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cuencoscant. 30
- Tablas para servircant. 12
Cocina
- Cuchillo de chefcant. 4
- Tablas de cortarcant. 6
- Pinzas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
- Jarras medidorascant. 3
- Recipientes herméticoscant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
- Cortadoras
- Cables alargadorescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Decoración
- Tarjetas de degustacióncant. 60
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Carteles de mesacant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 3
- Cajas para vajillacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y el orden de la degustación al menos 2 semanas antes. Así puedes seleccionar los productos, preparar las tarjetas de degustación y explicar a los proveedores qué necesitas.
- Envía las invitaciones con 3 o 4 semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción. Pide las preferencias dietéticas antes de comprar queso, carne, pan, fruta, dips y otros productos frescos.
- Haz una comprobación de material 3 días antes: copas de vino, vasos de agua, platos, cubiertos, tablas, pinzas, cuencos, neveras portátiles y recipientes herméticos. Revisa también los cables alargadores si vas a usar cafeteras o iluminación.
- Recoge las bebidas y comprueba los productos frescos el día anterior. Enfría las bebidas con varias horas de margen y porciona el queso y la carne cerca del inicio para conservar mejor su textura y presentación.
- Llega al lugar al menos 2 horas antes de recibir a los invitados. Coloca primero mesas, sillas y manteles; después prepara la vajilla, las estaciones de degustación, las tarjetas con nombres, los carteles de mesa y la papelera.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una degustación?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, seleccionar los productos y enviar las invitaciones. Deja cerradas las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que enviar el recordatorio de una degustación?
- Envíalo entre 3 y 5 días antes del evento. Incluye la hora de llegada, la duración prevista, la ubicación y cualquier indicación sobre alimentos o bebidas.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una degustación?
- Reserva unas 2 horas para abrir el lugar, colocar mesas y sillas, preparar manteles y vajilla y montar las estaciones. Si también instalas cafeteras, termos o iluminación, añade entre 30 y 45 minutos.
- ¿Cuándo se preparan los productos frescos para una degustación?
- Comprueba los productos frescos el día anterior y prepara las porciones el mismo día, idealmente entre 1 y 2 horas antes. Mantén refrigerados el queso, la carne, los dips y las cremas hasta el momento de servir.
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