Checklist para organizar una carrera de puentes

Organizar una carrera de puentes requiere coordinar el recorrido, los permisos, la salida, la meta y varios puntos de control. Empieza fijando la fecha y la ruta; después tramita las autorizaciones y prepara el plan de tráfico. Las inscripciones, los dorsales, los voluntarios y los puestos de atención deben quedar cerrados antes de la última semana. Esta checklist reúne el orden de trabajo y el material necesario para llegar al día de la carrera sin improvisaciones.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Solicitar permisos
2 personas
Informar a los encargados del puente
2 personas
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Reservar la salida y la meta
Reservar los aseos
Reservar materiales de tráfico
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Contratar personal
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir dorsales
Asignar al personal
2 personas
Asignar puestos de ruta
2 personas
Planificar los puestos de atención
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Pedir la compra
Ordenar los dorsales
3 personas
Comprobar los carteles de ruta
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Recoger la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar comida no perecedera
2 personas

Evento

Delimitar la zona de salida
4 personas
Delimitar la zona de llegada
4 personas
Colocar flechas de ruta
6 personas
Colocar vallas de tráfico
6 personas
Montar los puestos de atención
6 personas
Liberar los accesos
3 personas
Montar el arco de salida
3 personas
Montar el arco de meta
3 personas
Colocar las mesas de inscripción
3 personas
Organizar la recogida de bolsos
3 personas
Colocar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Repartir dorsales
5 personas
Gestionar las inscripciones tardías
2 personas
Repartir las etiquetas de equipaje
2 personas
Abrir los camerinos
2 personas
Dar la información a los participantes
2 personas
Cubrir los puestos de la ruta
12 personas
Atender los puestos de primeros auxilios
8 personas
Guiar al público a lo largo del recorrido
6 personas
Distribuir el cajón de salida
4 personas
Encargarse del disparo de salida
2 personas
Comprobar el registro de tiempos
3 personas
Recepción de participantes
5 personas
Repartir agua y bebida isotónica
8 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Repartir fruta y snacks
4 personas
Repartir las bolsas
3 personas
Repartir las medallas de llegada
3 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Proporcionar música y anuncios
2 personas
Recoger la basura durante el evento
4 personas
Liberar el recorrido tras el último corredor
4 personas
Desmontar la zona de meta
5 personas
Desmontar la zona de salida
5 personas

Seguimiento

Recoger las señales de ruta
6 personas
Reunir vallas de tráfico
6 personas
Limpiar mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar los residuos
4 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Registrar objetos perdidos
Devolver los objetos perdidos
Publicar los resultados
2 personas
Enviar mensajes a los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de inscripcióncant. 6
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 30
Vallas de tráficocant. 80
Conos de tráficocant. 60
Vallas de control de multitudescant. 40
Papeleracant. 20

Material deportivo

Dorsalescant. 600
Brazaletes con número de salidacant. 600
Medallas de metacant. 600
Flechas de rutacant. 80
Marcadores de kilometrajecant. 12
Vasos para bebidascant. 3000
Alfombrillas de cronometrajecant. 2
Cronómetroscant. 6
Silbatoscant. 15
Chalecos reflectantescant. 30
Etiquetas para bolsascant. 600
Cintascant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 4
Compresas de hielocant. 20
Mantas térmicascant. 20

Equipo

Arco de salida
Arco de meta
Altavocescant. 4
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Neveras portátilescant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 800
Tazas de cafécant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150

Cocina

Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 12
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 30
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Gel desinfectantecant. 12
Dispensadores de papelcant. 8

Catering

Compras

Consejos

Fija la fecha y la ruta antes de abrir las inscripciones. Deja varias semanas para solicitar permisos, informar a los responsables de los puentes y elaborar el plan de tráfico.
Cierra la logística de salida y meta con antelación: reserva ambos espacios, los aseos y el material de tráfico. Comprueba también dónde colocar las mesas de inscripción, las carpas y las vallas.
Envía a cada participante la información de recorrido, horarios y recogida de dorsales al menos 7 días antes. Pregunta en la inscripción por preferencias dietéticas para no tener que resolverlas el día de la carrera.
Asigna los puestos de ruta y los puntos de atención por escrito, con un responsable y un horario para cada puesto. Instruye a los voluntarios antes del evento y entrégales chalecos reflectantes, silbatos y las indicaciones del recorrido.
Haz una comprobación final 24 horas antes: pronóstico del tiempo, carteles, flechas, marcadores de kilometraje, dorsales, cronómetros, alfombrillas de cronometraje, bebidas y material eléctrico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de puentes?: Empieza al menos 8 semanas antes de la fecha prevista. Ese margen permite tramitar permisos, confirmar la ruta, reservar salida y meta, abrir inscripciones y contratar o asignar al personal.
¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?: Envíala como mínimo 7 días antes de la carrera. Incluye horarios, recorrido, instrucciones para recoger el dorsal, ubicación de la salida y cualquier indicación sobre tráfico o equipaje.
¿Cuándo se deben pedir los dorsales y las medallas?: Pídelos después de cerrar una primera previsión de participantes y revisa las cantidades durante la semana anterior. Comprueba los dorsales y las medallas al recibirlos, no el día de la carrera.
¿Qué hay que revisar el día antes de una carrera de puentes?: 24 horas antes revisa el pronóstico, los carteles y las flechas de ruta, el material de tráfico, los dorsales, las bebidas y el equipo de cronometraje. También confirma la llegada de la compra y que cada voluntario conoce su puesto.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.