Checklist para organizar una boda en una finca

Una boda en una finca requiere coordinar invitados, proveedores y espacios que suelen estar separados entre sí. Esta checklist reúne 75 tareas y 58 elementos para avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha y enviar las invitaciones hasta recibir las entregas. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las tarjetas de nombre, los menús, el aparcamiento y el plan alternativo por lluvia. Úsala para comprobar qué está decidido, qué está reservado y qué falta por confirmar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar proveedores
2 personas
Definir la disposición de la ceremonia
2 personas
Organizar la distribución de la cena
2 personas
Elegir la música para la ceremonia
2 personas
Seleccionar música para la fiesta
2 personas
Definir el menú
2 personas
Encargar flores y decoración
Organizar transporte para los invitados
Hacer el plan de aparcamiento
Planificar la distribución de las mesas
2 personas
Preparar briefing para el maestro de ceremonias
2 personas
Diseñar tarjetas de nombre
Imprimir etiquetas con nombres
Imprimir menús
Imprimir tarjetas del programa
Confirmar entregas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar un plan B por lluvia
2 personas
Imprimir la lista de invitados
Recibir las entregas
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recibir las flores
Cuidar los arreglos florales
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar el espacio de la ceremonia
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Poner la mesa
4 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Colocar las cartas del menú
2 personas
Montar el rincón del libro de visitas
2 personas
Montar la mesa de regalos
2 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Probar el equipo de música
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar la iluminación de emergencia
Repartir el programa
2 personas
Realizar la última revisión del lugar
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la cena
4 personas
Preparar la tarta de bodas
2 personas
Preparar los programas de la ceremonia
2 personas

Evento

Atender la recepción
2 personas
Acompañar a los invitados a la ceremonia
2 personas
Coordinar la ceremonia
3 personas
Servir el aperitivo
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar la foto de grupo
2 personas
Acompañar a los invitados a la cena
2 personas
Servir la cena
5 personas
Retirar platos y vasos
4 personas
Cortar la tarta nupcial
2 personas
Servir café y té
3 personas
Abrir la pista de baile
2 personas
Servir aperitivos nocturnos
3 personas
Guiar a los invitados hacia el transporte
2 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas redondascant. 10
Mesas largascant. 6
Sillas de la ceremoniacant. 90
Sillas plegablescant. 12
Mesas altascant. 8
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de regalos
Mesa de libro de firmas
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 110
Copas de vinocant. 110
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Manteles runnerscant. 16
Servilletas de telacant. 100
Jarroncitoscant. 30
Arreglos floralescant. 12
Cartel de bienvenida
Arco de ceremonia
Tarjetas de nombrecant. 90
Cartas del menúcant. 90
Tarjetas del programacant. 100
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Carpa plegablecant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cubiterascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubetas para lavarcant. 8
Cuboscant. 4
Escobascant. 3
Fregonascant. 3
Escobillas de bañocant. 4

Iluminación

Faroles LEDcant. 12
Faroles de velacant. 20
Bateríascant. 40
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la finca y la lista inicial de invitados antes de enviar las invitaciones; así podrás calcular mesas, sillas, vajilla y transporte con una cifra real.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las confirmaciones y entrega el recuento final del menú al proveedor con varios días de margen, no la víspera.
Define por separado la distribución de la ceremonia, la cena y la fiesta. Comprueba que las sillas de ceremonia, las mesas del banquete y las mesas altas caben sin bloquear los recorridos.
Prepara el plan B de lluvia antes de que aparezca una previsión desfavorable: decide dónde se celebrarán la ceremonia, la comida y la recepción, y quién moverá cada elemento.
Confirma cada entrega y asigna a una persona para recibirla. Esa persona debe revisar el mismo día las flores, la vajilla, las tarjetas, los menús y el material de la finca.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda en una finca?: Empieza entre 9 y 12 meses antes para fijar la fecha, reservar la finca y contratar proveedores. Deja cerrados el menú, la distribución y el transporte al menos 6 semanas antes.
¿Cuándo se envían las invitaciones de una boda en una finca?: Envíalas entre 3 y 4 meses antes de la boda. Pide la confirmación de asistencia y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 4 a 6 semanas antes.
¿Cuántas sillas y mesas necesito para una boda en una finca?: Calcula una silla por invitado para la ceremonia y otra plaza sentada por persona durante la cena, salvo que uses la misma silla y puedas trasladarla. Añade entre un 5 % y un 10 % de margen para cambios y proveedores.
¿Qué debe incluir el plan B por lluvia en una boda en una finca?: Debe indicar un espacio alternativo para la ceremonia, la cena y la fiesta, además de quién mueve sillas, mesas, flores y equipos. Comprueba la previsión 72 horas antes y vuelve a confirmarla la mañana del evento.

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