Checklist para organizar un torneo de squash
Un torneo de squash necesita más que reservar varias pistas. Primero debes cerrar el formato, las inscripciones y los pagos; después preparar el calendario, los árbitros y el material. El día del torneo, la recepción, los vestuarios y los horarios impresos evitan esperas entre partidos. Esta checklist reúne las tareas y los objetos necesarios para avanzar en orden y detectar a tiempo lo que suele olvidarse, como las preferencias dietéticas, las pelotas de repuesto o los cargadores.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar pistas de squash
Reservar la cantina
Definir el formato del torneo
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes y pago
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Enviar las bases del concurso
Asignar árbitros
Asignar voluntarios
Encargar premios y medallas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger los premios y medallas
Imprimir horarios y formularios
Preparar pelotas y raquetas
2 personas
Cargar tabletas y teléfonos
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las pistas y los vestuarios
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colgar los calendarios de competición
Colocar marcadores
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Comprobar el dinero de inscripción y los formularios
Explicar las reglas del juego
Coordinar un calentamiento corto
Supervisar las rondas preliminares
4 personas
Procesar los resultados
2 personas
Anunciar las competiciones
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y almuerzo
3 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Coordinar las semifinales
4 personas
Servir sopa y pan
3 personas
Coordinar la final
3 personas
Celebrar la entrega de premios
2 personas
Hacer una foto de grupo
Recoger objetos perdidos
Recoger el material deportivo
2 personas
Cerrar la cantina
2 personas
Seguimiento
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar las pistas y los vestuarios
3 personas
Recoger y llevar la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Devolver las llaves del recinto
Devolver el material alquilado
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Compartir fotos del torneo
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 40
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Platoscant. 50
- Tenedorescant. 50
- Cuchilloscant. 50
- Cucharascant. 50
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cucharones para sopacant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Ollas para sopacant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzascant. 4
Material deportivo
- Raquetas de squashcant. 8
- Pelotas de squashcant. 40
- Gafas de seguridadcant. 20
- Chalecos de entrenamientocant. 32
- Marcadorescant. 6
- Grips de repuestocant. 12
Equipo
- Portátil
- Tabletacant. 2
- Impresora
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Oficina
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladores fosforescentescant. 6
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 3
- Tarjetas de nombrecant. 50
Decoración
- Pancarta del torneocant. 2
- Mantelescant. 6
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Bolsas de fríocant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva las pistas y la cantina antes de abrir las inscripciones. El número de pistas determina cuántos partidos puedes programar y cuánto durará cada ronda.
- Cierra las inscripciones y los pagos antes de elaborar el calendario. Envía las bases y los horarios definitivos con varios días de margen para que cada participante conozca su primer partido.
- Prepara al menos una mesa de recepción con listas impresas, tarjetas de nombre y un dispositivo cargado. Así puedes registrar llegadas aunque falle la conexión o la batería.
- Comprueba el material deportivo antes de abrir las pistas: raquetas, pelotas, gafas de seguridad, marcadores y grips de repuesto. No esperes al primer partido para descubrir que falta una raqueta o que una pelota está dañada.
- Asigna árbitros y voluntarios por turnos, incluyendo la recepción y el seguimiento de resultados. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra y encarga los premios con suficiente antelación para poder recogerlos antes del torneo.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que reservar las pistas para un torneo de squash?
- Resérvalas antes de publicar el formulario de inscripción. Como margen práctico, confirma la disponibilidad al menos 4 semanas antes y bloquea también el tiempo necesario para las rondas y los descansos.
- ¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de un torneo de squash?
- Ciérrala cuando falten entre 7 y 10 días, o antes si necesitas encargar comida y premios. Después confirma participantes y pagos antes de preparar el calendario de competición.
- ¿Cuánto material deportivo hace falta para un torneo de squash?
- Prepara una pelota por pista y varias de repuesto, además de raquetas disponibles, gafas de seguridad, marcadores y grips. Revisa todo entre 2 y 3 días antes y vuelve a comprobarlo al abrir el recinto.
- ¿Cuándo se deben enviar los horarios del torneo de squash?
- Envía el calendario definitivo entre 3 y 5 días antes del torneo, junto con las bases y la hora de llegada. Imprime copias adicionales para la recepción y coloca los horarios visibles el mismo día.
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