Checklist para organizar un rastrillo nocturno
Un rastrillo nocturno necesita más preparación que un mercadillo de día: los puestos deben estar bien iluminados, los vendedores saber exactamente dónde colocarse y los pagos funcionar desde el primer minuto. Empieza confirmando el lugar y la fecha, fija las condiciones de venta y abre las inscripciones con tiempo. Durante la última semana, cierra la lista de participantes, prepara precios, carteles, cambio y bebidas. El día del evento, reserva varias horas para revisar el recinto, montar las carpas y conectar la iluminación antes de recibir a los vendedores.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Fijar las condiciones de venta
Invitar a los vendedores
2 personas
Promocionar el evento
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Organizar los puestos de venta
2 personas
Hacer reservas
Diseñar los paneles informativos
Preparar etiquetas de precios
2 personas
Imprimir lista de vendedores
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Conseguir cambio en efectivo
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar mesas y carpas
4 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Marcar los puestos de venta
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Colocar los carteles de ruta y premios
2 personas
Evento
Recibir a los vendedores
3 personas
Asignar puestos de venta
2 personas
Atender la entrada y el mostrador de información
2 personas
Atender el punto de catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar la iluminación
Anunciar la última ronda
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
Seguimiento
Desmontar las mesas y las carpas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar y guardar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 20
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Mantelescant. 12
Equipo
- Cajas registradorascant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 6
- Linternas a pilascant. 6
- Bateríascant. 24
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 6
- Números de mesacant. 12
- Pizarrascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platos reutilizablescant. 80
- Cubiertos reutilizablescant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras para servircant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Pinzascant. 6
- Termoscant. 4
- Acumuladores de fríocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes y guarda las preferencias dietéticas de quienes participen en el catering. Así puedes calcular aperitivos, vasos y bebidas sin improvisar durante el montaje.
- Planifica el montaje con 3 horas de margen antes de la apertura. Primero coloca carpas, puestos y mesas; después marca los espacios y deja los pasillos libres para que la circulación nocturna sea segura.
- Prueba toda la iluminación cuando ya haya oscurecido, aunque sea con una simulación. Comprueba guirnaldas LED, lámparas, alargadores, regletas, baterías y linternas antes de conectar los equipos de cobro o las cafeteras.
- Prepara el dinero de cambio y prueba cada datáfono y caja registradora como mínimo 60 minutos antes de abrir. Lleva también cables de repuesto y una solución de cobro que no dependa de una única toma eléctrica.
- Entrega a cada vendedor su número de puesto al llegar y ten preparada una lista impresa. Reserva un mostrador de información visible para resolver cambios de ubicación, dudas sobre la ruta y consultas sobre los premios.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un rastrillo nocturno?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar el lugar, la fecha y las condiciones de venta. Deja cerradas las inscripciones, los puestos y la compra principal como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un rastrillo nocturno?
- Reserva al menos 3 horas para carpas, mesas, puestos, carteles, catering e iluminación. Haz la inspección final 60 minutos antes de abrir, cuando puedas comprobar que las zonas están bien iluminadas.
- ¿Cuántas bebidas debo preparar para un rastrillo nocturno?
- Calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade un margen del 10 % si el evento dura varias horas. Enfría las bebidas con antelación y separa las opciones según las preferencias dietéticas recogidas.
- ¿Qué se suele olvidar en un rastrillo nocturno?
- Lo que más se retrasa suele ser el cambio en efectivo, las etiquetas de precios, los alargadores y las baterías de repuesto. Compruébalos el mismo día, al menos 2 horas antes del montaje final, junto con los datáfonos y la iluminación.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!