Checklist para organizar un quiz de degustación

Un quiz de degustación combina preguntas, productos de prueba y logística de equipos, así que conviene prepararlo por fases. Primero confirma el lugar, la fecha y las inscripciones; después cierra las categorías, las preguntas y los productos. En los últimos días tendrás que imprimir el material, enfriar las bebidas y preparar las rondas. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedar para el último momento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha del quiz
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Definir las categorías de degustación
2 personas
Elaborar preguntas del quiz
2 personas
Comprobar las respuestas
2 personas
Seleccionar productos de prueba
2 personas
Asignar equipos
Imprimir el material del quiz
Numerar las mesas de los equipos
Hacer la compra
2 personas
Comprobar productos de degustación
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar las rondas de degustación
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar la mesa del quiz
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar sonido e imagen
2 personas
Preparar los formularios de respuesta

Evento

Acceso y recepción
3 personas
Asignar las mesas a los equipos
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Explicar las reglas del quiz
Servir la primera ronda de degustación
3 personas
Recoger respuestas
2 personas
Servir la segunda ronda de degustación
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Presentar las rondas del quiz
Revisar respuestas
3 personas
Anunciar al ganador
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Apagar el equipo
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger las bebidas sobrantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 48
Mesas de buffetcant. 2
Taburetescant. 4

Vajilla

Copas de degustación reutilizablescant. 120
Vasos para aguacant. 50
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Tazas de cafécant. 50

Cocina

Tablas para servircant. 12
Cuencoscant. 20
Pinzas de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 4

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono inalámbrico
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bolígrafoscant. 60
Buzones de respuestascant. 8

Iluminación

Luces decorativascant. 6

Decoración

Mantelcant. 8
Números de mesacant. 8
Cartel de bienvenida
Trofeo del premio

Limpieza

Papeleracant. 4
Palangana para lavarcant. 2
Escoba y recogedor
Fregona y cubo

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones al menos 7 días antes y actualiza la lista de participantes. Con ese número podrás asignar equipos, numerar las mesas y calcular copas, vasos, platos y aperitivos.
Prepara las preguntas y comprueba las respuestas antes de imprimirlas. Deja una copia para quien dirige el quiz y coloca un buzón de respuestas por equipo o por mesa.
No esperes al día del evento para enfriar las bebidas: utiliza neveras portátiles y empieza con al menos 4 horas de antelación. Reserva también agua y vasos para que la degustación no sea lo único que tengan que beber los participantes.
Organiza los productos por rondas y márcalos con números o códigos antes de montar las mesas. Así evitarás que los equipos vean la respuesta o que una botella se mezcle con la siguiente ronda.
Haz una prueba técnica entre 60 y 90 minutos antes de empezar: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables y regletas. Monta primero la mesa del quiz y comprueba que todos los equipos puedan oír y ver las instrucciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un quiz de degustación?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha y enviar las invitaciones. Deja la selección definitiva de productos y la impresión del material para la última semana.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Cierra las inscripciones unos 7 días antes del quiz. Así tendrás tiempo para actualizar participantes, recoger preferencias dietéticas y asignar los equipos sin improvisar.
¿Cuántas copas de degustación necesito por persona?: Calcula al menos 1 copa reutilizable por participante y añade un margen del 10 al 15 % si habrá varias rondas. Si no puedes lavar entre rondas, necesitarás una copa por producto y por persona.
¿Cuándo se deben preparar las rondas de degustación?: Prepara las rondas el mismo día, entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los participantes. Mantén las bebidas frías y coloca los productos numerados justo antes de abrir cada ronda para conservar el orden.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.