Checklist para organizar un paseo sin olvidar nada
Organizar un paseo requiere más que elegir una ruta. Primero hay que reservar los puntos de salida y llegada, solicitar los permisos y comprobar el recorrido; después vienen las inscripciones, la señalización y la coordinación de voluntarios. Esta checklist reúne 51 tareas y 39 materiales para preparar el paseo en el orden adecuado. También contempla lo que suele llegar tarde: la ruta alternativa, los mapas impresos, los chalecos y el avituallamiento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Registrar ruta y distancia
2 personas
Reservar la ubicación de salida y llegada
Solicitar el permiso necesario
Probar la ruta con antelación
3 personas
Registrar los puntos críticos de la ruta
2 personas
Fijar una ruta alternativa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Definir los puestos de tráfico
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Volver a comprobar la ruta
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Imprimir mapas de ruta
2 personas
Imprimir las listas de participantes
Preparar un paquete inicial por participante
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar mesas y sillas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Colocar flechas de ruta
4 personas
Informar a los puestos de tráfico
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
Recepción de participantes
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir los kits de inicio
2 personas
Servir café y té
2 personas
Dar la sesión de bienvenida
Hacer salir a los grupos de senderismo
3 personas
Cubrir los puestos de la ruta
6 personas
Enviar apoyo de retaguardia a la ruta
2 personas
Abastecer el punto de descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Registrar a los senderistas que lleguen
2 personas
Servir bocadillos
3 personas
Reponer fruta y snacks
2 personas
Retirar las flechas de ruta
3 personas
Clausura y palabras de agradecimiento
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar y secar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 4
- Sillascant. 24
- Bancoscant. 4
- Mantelescant. 4
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Megáfono
- Baterías externascant. 4
- Cables alargadorescant. 3
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Chalecos reflectantescant. 12
- Linternascant. 6
- Silbatoscant. 8
Señalización de ruta
- Flechas de rutacant. 80
- Carteles de rutacant. 12
- Conos de tráficocant. 20
- Cinta de balizamientocant. 4
- Mapas de rutacant. 70
Administración
- Listas de participantescant. 6
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Pegatinas con nombrecant. 80
- Pulserascant. 80
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platos reutilizablescant. 80
- Cubiertos reutilizablescant. 80
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Acumuladores de fríocant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 3
- Esponjascant. 6
- Escobas de manocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Prueba la ruta con antelación y registra los puntos críticos: cruces, tramos estrechos y zonas donde los participantes puedan desviarse. Lleva una ruta alternativa definida antes de abrir las inscripciones.
- Solicita los permisos y reserva la ubicación de salida y llegada con varias semanas de margen. No esperes a tener el número definitivo de participantes para empezar estos trámites.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Prepara un paquete inicial por participante y deja impresas las listas, los mapas y las etiquetas al menos un día antes.
- Asigna voluntarios a los puestos de tráfico y entrega a cada equipo chalecos reflectantes, silbatos, linternas y un medio de comunicación. Comprueba también las baterías externas y los alargadores antes del montaje.
- Revisa la previsión y la ruta el día anterior, no solo cuando la planificaste. Monta las carpas, mesas, sillas y la mesa de inscripciones con tiempo suficiente para enfriar las bebidas y preparar el café y el té antes de la llegada del primer participante.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un paseo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la salida y la llegada, solicitar permisos y probar la ruta. Deja la última semana para cerrar inscripciones, comprar materiales y asignar voluntarios.
- ¿Cuándo hay que comprobar la ruta de un paseo?
- Haz una primera prueba al planificar el recorrido y vuelve a comprobarlo el día anterior. Así puedes detectar obras, cortes o cambios de acceso y activar la ruta alternativa si hace falta.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de un paseo?
- Imprime mapas y listas de participantes, prepara los paquetes iniciales, reúne los materiales y revisa la previsión del tiempo. Enfría las bebidas y confirma que la señalización, los chalecos y los botiquines están disponibles.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar un paseo?
- El número depende de los cruces y puntos críticos de la ruta, pero asigna como mínimo una persona por cada puesto de tráfico definido. Confirma las asignaciones 2 o 3 días antes y entrega instrucciones por escrito.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!