Checklist para organizar un mercado de productos locales
Organizar un mercado de productos locales exige coordinar proveedores, puestos, permisos y servicios antes de abrir. Esta checklist te ayuda a trabajar en el orden adecuado, desde confirmar la fecha y el lugar hasta probar los pagos y preparar la señalización. Reserva con antelación los baños, la recogida de residuos y el material de los puestos: suelen ser los servicios que más tarde se pueden conseguir. En los últimos días, comprueba también la electricidad, las preferencias dietéticas y el plano definitivo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Reservar puestos y materiales
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Gestionar el seguro y el plan de seguridad
Redactar las condiciones de venta
Contactar a los proveedores
2 personas
Seleccionar proveedores
2 personas
Confirmar proveedores
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar el mercado en línea
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de proveedores
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Hacer una reserva para la recogida de residuos
Hacer la reserva de los aseos
Hacer los carteles y el plano
2 personas
Contar las pulseras y los vales de pago
2 personas
Preparar cambio en efectivo
Probar los terminales de pago
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
2 personas
Congelar los refrigerantes
Etiquetar cajas y suministros
2 personas
Montar los puestos
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el punto de pago
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Recibir a los proveedores
3 personas
Ayudar a los expositores a montar
4 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Informar al equipo de apertura
3 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Proporcionar información
2 personas
Procesar pagos
3 personas
Servir las degustaciones
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer los baños
Apoyar a los expositores
2 personas
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
Anunciar la última ronda de ventas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Cerrar el mostrador de ventas
2 personas
Coordinar la descarga de los expositores
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Desmontar los puestos
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la iluminación
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Cerrar pagos y caja
2 personas
Informar a los proveedores sobre el cierre
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 18
- Carpas de fiestacant. 6
- Mesas plegablescant. 24
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Taburetes de barcant. 12
- Mesas altascant. 10
- Percheroscant. 6
- Cajonescant. 30
- Neveras portátilescant. 8
- Puestos de lavado de manoscant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 120
- Platoscant. 180
- Cuencoscant. 80
- Tenedorescant. 180
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 150
- Cucharones de servircant. 24
Cocina
- Tablas de cortarcant. 8
- Cuchillo de chefcant. 8
- Pinzascant. 12
- Tijerascant. 6
- Jarras medidorascant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 8
- Termoscant. 8
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Cajas isotérmicas con tapacant. 4
Equipo
- Terminales de pagocant. 3
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 8
- Carretescant. 4
- Cargadores de teléfono móvilcant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Pizarrascant. 12
- Mantelescant. 24
- Arreglos floralescant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Aspiradora
- Escobascant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Paños de microfibracant. 24
- Guantes de limpiezacant. 12
Otros
- Cajas de la caja registradoracant. 3
- Cajas de efectivocant. 3
- Walkie-talkiescant. 6
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Conoscant. 20
- Cinta de balizamientocant. 4
- Carpetas portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Cinta métricacant. 2
- Bridascant. 200
- Cinta gaffercant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de invitar a los proveedores. Deja al menos 4 semanas para corregir requisitos de seguridad, seguro o uso del espacio.
- Pide a cada proveedor sus necesidades de electricidad, mesas y espacio antes de asignar los puestos. Actualiza el plano cuando cambie una inscripción y envía la distribución final con varios días de margen.
- Reserva los baños, los puntos de lavado de manos y la recogida de residuos con antelación. Para un mercado de un día, confirma estos servicios como mínimo 2 semanas antes de la apertura.
- Prepara los pagos durante la última semana: cuenta las pulseras y vales, consigue cambio en efectivo y prueba cada terminal. Haz una segunda comprobación el día anterior, con cargadores y conexiones disponibles.
- No dejes la señalización para la mañana del mercado. Ten listos el plano, los carteles y la información de aparcamiento al menos 48 horas antes, y comprueba que se pueden colocar sin bloquear los puestos ni las salidas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de productos locales?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas permisos, seguro, proveedores y servicios externos. Reserva baños, residuos y materiales de los puestos al menos 2 semanas antes.
- ¿Qué permisos necesita un mercado de productos locales?
- Depende del lugar y de la actividad, pero debes comprobar los permisos de uso del espacio, venta de alimentos, electricidad y seguridad. Haz esta comprobación antes de anunciar el mercado y confirma los requisitos por escrito.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los proveedores del mercado?
- Recoge las inscripciones y confirma a cada proveedor entre 2 y 3 semanas antes. Envía después el espacio asignado, las condiciones de venta, el horario de montaje y la información de aparcamiento.
- ¿Qué hay que revisar el día antes del mercado?
- Comprueba el plano, los carteles, las pulseras o vales, el cambio en efectivo, los terminales de pago y los puntos de electricidad. También verifica la lista de proveedores y que los baños, residuos y puestos estén confirmados.
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