Checklist para organizar un mercado de artesanía

Organizar un mercado de artesanía requiere coordinar a los artesanos, los puestos y los servicios con bastante antelación. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, solicitar el permiso y reservar los puestos antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que preparar la distribución, revisar las necesidades eléctricas y comunicar a cada participante dónde aparcar y qué debe llevar. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Solicitar permiso de mercado
Reservar puestos
Contactar a los artesanos
2 personas
Enviar las condiciones de participación
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir el cartel promocional
2 personas
Publicar evento en línea
Gestionar inscripciones
Actualizar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Inventariar las necesidades eléctricas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Asignar números de stand
Enviar la carta a los participantes
Compartir información sobre el aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar la estación de café y té
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Llevar materiales al lugar
4 personas
Despejar el recinto
3 personas
Descargar los puestos
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Comprobar los puestos
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Indicar a los expositores sus puestos
2 personas
Anunciar la apertura
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la iluminación
Informar a los expositores sobre el cierre
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Despedir a los expositores
2 personas

Seguimiento

Apagar la iluminación
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar los puestos
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger el catering
2 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 20
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillascant. 60
Mesas de cervezacant. 6
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8
Taburetescant. 6

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Datáfonoscant. 2
Calculadorascant. 2
Walkie-talkiescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Paños decorativoscant. 8
Macetascant. 12
Pizarrascant. 6
Números de puestocant. 20
Carteles direccionalescant. 10
Panel informativo
Carteles del programacant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Bandejascant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Jarras de aguacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Bandejascant. 8
Acumuladores de fríocant. 16
Abrebotellascant. 4
Bandejascant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Cajas de almacenajecant. 10

Limpieza

Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonacant. 3
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Solicita el permiso del mercado y confirma la ubicación antes de anunciar la fecha. Sin esa confirmación, evita imprimir carteles o enviar invitaciones.
Contacta con los artesanos con tiempo suficiente para recibir sus datos, preferencias dietéticas y necesidades eléctricas. Actualiza la lista de participantes cada vez que cambie una inscripción.
Dibuja la distribución antes de asignar los números de puesto. Comprueba que haya espacio para carpas, mesas, sillas, pasillos y cables alargadores sin crear zonas de paso peligrosas.
Envía a cada participante una carta con las condiciones, el número de puesto y la información de aparcamiento. Hazlo al menos una semana antes para que puedan resolver dudas y preparar su montaje.
El día anterior revisa el pronóstico, la lista de la compra y el cambio de caja. Deja preparada la estación de café y té, imprime la lista de contactos y carga los walkie-talkies antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artesanía?: Empieza al menos 8 semanas antes: primero confirma fecha, ubicación y permiso, y después reserva los puestos y contacta con los artesanos. Envía las condiciones y la información logística como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo debo asignar los puestos del mercado?: Asigna los números cuando la lista de participantes esté bastante estable, normalmente entre 2 y 3 semanas antes. Así podrás enviar una distribución definitiva y comprobar el espacio para mesas, carpas y conexiones eléctricas.
¿Cuánta bebida necesito para un mercado de artesanía?: Para la primera hora, calcula aproximadamente 2 bebidas por persona y añade una reserva del 10 al 15 % si la asistencia es incierta. Compra los productos no perecederos antes y deja las bebidas frías en neveras portátiles el mismo día.
¿Qué debo comprobar el día antes del mercado?: Revisa el pronóstico, la lista de la compra, los puntos de electricidad y la distribución completa. También prepara el café y el té, el cambio de caja, la cartelería y una lista impresa de contactos antes de terminar la jornada.

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