Checklist para organizar un mercadillo sin olvidos
Organizar un mercadillo requiere coordinar expositores, puestos, permisos, materiales y montaje en un orden concreto. Empieza reservando el lugar y definiendo las normas; después confirma quién participa, cuánto ocupa cada puesto y qué necesita de electricidad. Durante la última semana, prepara el plano, la señalización, las etiquetas y las compras. El día anterior comprueba el recinto y el pronóstico; el mismo día monta mesas, carpas, sillas e iluminación antes de recibir a los vendedores.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Redactar las normas del mercado
Buscar expositores
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Confirmar la tarifa del puesto
Hacer el plano
Asignar puestos a los expositores
Enviar información a los participantes
Comprobar permisos
Inventariar las necesidades de electricidad
Programar a los voluntarios
Imprimir los números de stand
Imprimir etiquetas de precios
Comprobar los materiales
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Comprar consumiciones
2 personas
Recoger la impresión
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a los expositores
Evento
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar mesas
4 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colocar los números de puesto
2 personas
Preparar la caja registradora
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Ayudar a descargar a los expositores
4 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Gestionar la caja registradora
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Mantener los pasillos despejados
2 personas
Registrar objetos perdidos
Anunciar la última venta
Cerrar la caja
2 personas
Ayudar a descargar a los expositores
4 personas
Seguimiento
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Cerrar el recinto
Lavar la vajilla
2 personas
Dejar secar los materiales
Devolver el material prestado
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Agradecer a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 20
- Sillascant. 30
- Carpas de fiestacant. 4
- Percheroscant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Calculadorascant. 2
- Cajas de efectivocant. 2
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
Cocina
- Termoscant. 4
- Cuencos para servircant. 4
- Pinzas de servircant. 4
Decoración
- Números de puestocant. 30
- Etiquetas de preciocant. 300
- Señales de orientacióncant. 10
- Pizarrascant. 6
- Cinta de balizamientocant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Papeleracant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con al menos 7 días de antelación. Así puedes asignar los puestos, preparar los números de stand y ajustar el plano sin improvisar.
- Pregunta a cada expositor si necesita electricidad y anota el consumo previsto. Revisa regletas, alargadores y alfombrillas para cables antes del montaje, no cuando ya estén llegando los participantes.
- Envía las normas, el plano y la información de acceso entre 3 y 5 días antes. Incluye la tarifa del puesto, el horario de llegada y el número asignado para reducir preguntas el mismo día.
- Haz una compra separada para las consumiciones y revísala 24 horas antes. Para un mercadillo de media jornada, calcula aproximadamente 1 bebida por persona y deja listas las tazas, vasos, platos y cubiertos.
- Programa el montaje para terminar al menos 60 minutos antes de la apertura. Coloca primero mesas y carpas, después la orientación y los números de puesto, y deja la conexión de iluminación para cuando la distribución esté fija.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y buscar expositores. Cierra el plano y las necesidades de electricidad durante la última semana.
- ¿Cuándo hay que confirmar los puestos de un mercadillo?
- Confirma la participación y la tarifa del puesto al menos 10 días antes. Envía el número asignado, el plano y las instrucciones de llegada entre 3 y 5 días antes.
- ¿Qué se necesita para montar un mercadillo?
- Como base, prepara mesas, sillas, carpas, números de puesto, etiquetas de precio y señales de orientación. Si hay comida o bebidas, añade neveras, máquinas de café, teteras, termos, vajilla y cajas de efectivo.
- ¿A qué hora hay que llegar para montar un mercadillo?
- Programa la llegada de organizadores y voluntarios entre 2 y 3 horas antes de abrir. El montaje debería quedar terminado al menos 60 minutos antes, para inspeccionar el recinto y resolver faltas de material.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!