Checklist para organizar un mercadillo
Un mercadillo necesita más preparación que montar unas cuantas mesas. Primero reserva el lugar, fija la fecha y comprueba permisos y seguro; después organiza las inscripciones de vendedores y asigna los puestos. Durante la última semana, confirma cantidades, compras, pagos, señalización y previsión meteorológica. El día anterior conviene dejar listas las cajas registradoras, las neveras portátiles y las entregas, para que el montaje de carpas, mesas y sillas no se retrase.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar la fecha y las horas
Comprobar los requisitos de permiso
Comprobar el seguro
Hacer formulario para vendedores
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar el mercado en línea
Gestionar inscripciones
Asignar a los vendedores
2 personas
Enviar confirmaciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la cantidad de mesas
Elaborar la lista de la compra
Solicitar efectivo
Hacer la compra
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Ordenar las pegatinas de venta
2 personas
Preparar señales de ruta
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar las entregas
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Colocar los números de los vendedores
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Marcar la distribución de los puestos
2 personas
Evento
Recibir a los vendedores
3 personas
Indicar a los vendedores sus puestos
2 personas
Comprobar los puestos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Atender la caja
2 personas
Servir consumiciones
2 personas
Rellenar las bebidas
Inspeccionar los puestos periódicamente
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Encender la iluminación
Anunciar la última ronda de ventas
Ayudar a los vendedores a recoger
3 personas
Cerrar las cajas
2 personas
Seguimiento
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Registrar objetos perdidos
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Informar a los vendedores sobre la liquidación
Ingresar el efectivo
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesascant. 24
- Sillascant. 16
- Percheroscant. 4
- Bancos plegablescant. 4
- Mantelescant. 24
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Terminales de pagocant. 2
- Bateríascant. 24
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 6
Decoración
- Señales de rutacant. 12
- Números de vendedorcant. 30
- Carteles direccionalescant. 10
- Banderolascant. 3
- Tableros de corchocant. 4
- Cinta adhesivacant. 8
- Cuerdacant. 4
Cocina
- Termoscant. 6
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzascant. 4
- Cajas de la cajacant. 4
- Cajas de caudalescant. 4
- Etiquetas de preciocant. 1500
- Bandejas para cambiocant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de luces exteriorescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de trabajocant. 8
- Desinfectante de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la inscripción de vendedores al menos 7 días antes. Así tendrás tiempo para asignar puestos, enviar confirmaciones y preguntar por preferencias dietéticas.
- Comprueba las mesas y sillas con 3 días de antelación, contando también las necesarias para zonas de servicio, cajas registradoras y circulación entre puestos.
- Prepara la señalización antes del día del mercadillo: numera los puestos y coloca señales de ruta y carteles direccionales para que los vendedores no tengan que preguntar dónde instalarse.
- Haz la compra 1 o 2 días antes y llena las neveras portátiles justo antes de abrir. Deja separados vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas y utensilios de servicio.
- Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes. Si hay riesgo de lluvia o viento, confirma las carpas, la cuerda, la cinta adhesiva, las baterías y los cables alargadores.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar un mercadillo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese plazo permite reservar el lugar, fijar horario, comprobar permisos y seguro, abrir inscripciones y anunciar el mercado.
- ¿Cuándo se deben confirmar los vendedores de un mercadillo?
- Envía las confirmaciones al menos 7 días antes. Para entonces conviene tener asignados los puestos, recogidas las preferencias dietéticas y preparada la numeración de vendedores.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a un mercadillo?
- Deja listas las cajas registradoras, los terminales de pago, las baterías, la señalización y las entregas. También puedes preparar la compra y revisar que haya suficientes mesas, sillas y carpas.
- ¿Cuánto dura el montaje de un mercadillo?
- Reserva como mínimo 2 horas para montar carpas, mesas y sillas, colocar la señalización y comprobar los puntos de pago. Si hay muchos vendedores o varias zonas, añade entre 30 y 60 minutos.
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