Checklist para organizar un flashmob sin olvidar nada
Un flashmob necesita más coordinación de la que parece: primero aseguras el lugar, los permisos y la música; después conviertes la coreografía en instrucciones que cualquiera pueda seguir. Reserva al menos dos ensayos grupales y deja cerrados el audio, la ruta y la lista final de participantes antes del día de la actuación. Esta checklist reúne las 48 tareas y 41 materiales del plan, desde las inscripciones hasta la prueba del micrófono y la mesa de registro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar de baile
Gestionar el permiso para el lugar
Comprobar los derechos de música
Seleccionar canción
2 personas
Asignar un coreógrafo
Desarrollar la coreografía
3 personas
Grabar un vídeo de práctica
3 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar lugar de práctica
Enviar información a los participantes
2 personas
Realizar el primer ensayo grupal
4 personas
Montar archivo de audio
2 personas
Realizar el segundo ensayo grupal
4 personas
Comprobar la ruta de circulación
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Crear la lista final de participantes
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Cargar música en los dispositivos
2 personas
Recordar a los participantes
Evento
Delimitar la zona de montaje
4 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir pulseras
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Dirigir el calentamiento conjunto
3 personas
Realizar el último ensayo
4 personas
Explicar posiciones y señales
3 personas
Mantener al público a distancia
4 personas
Realizar flashmob
100 personas
Guiar una ronda extra de baile
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Informar a los participantes sobre la salida
2 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Seguimiento
Retirar la decoración y la señalización
3 personas
Desmontar el mobiliario
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los productos no utilizados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 4
- Sillas plegablescant. 8
- Stand de registro
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Reproductor de músicacant. 2
- Baterías de repuestocant. 4
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Cables de cargacant. 4
- Baterías externascant. 3
Decoración
- Carteles direccionalescant. 8
- Pizarra de anuncios
- Cintas de colorescant. 120
- Pulserascant. 120
- Marcaje con tizacant. 4
Material deportivo
- Esterillas de yogacant. 10
- Conos de calentamientocant. 12
- Aros de prácticacant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platos reutilizablescant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobas de manocant. 3
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Dispensadores de desinfectantecant. 4
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y los permisos antes de enviar invitaciones. Comprueba también los derechos de la canción elegida, porque cambiar la música después de empezar los ensayos puede obligarte a rehacer la coreografía.
- Envía a cada participante la canción, el vídeo de práctica, el punto de encuentro y la hora exacta. Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen para preparar la lista final.
- Programa dos ensayos grupales como mínimo. En el primero detectas quién necesita apoyo con los pasos; en el segundo puedes probar la versión definitiva del audio y corregir entradas, salidas y posiciones.
- Revisa la ruta de circulación antes del evento y delimita la zona de montaje. Lleva cintas de colores, carteles direccionales o marcaje con tiza para que los participantes encuentren su sitio sin bloquear el paso del público.
- Prueba altavoces, micrófono, reproductor y cables antes de que llegue el grupo. Ten baterías de repuesto, cables de carga, baterías externas y alargadores preparados: una prueba de sonido de 15 minutos evita depender de un solo dispositivo.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un flashmob?
- Reserva entre 3 y 6 semanas si necesitas reunir participantes, crear la coreografía y conseguir permisos. Deja cerrados el lugar, la canción y el coreógrafo durante la primera semana.
- ¿Cuántos ensayos hacen falta para un flashmob?
- Planifica al menos 2 ensayos grupales y un vídeo de práctica previo. Para una coreografía con cambios de posición o más de 20 participantes, añade un tercer ensayo de 60 a 90 minutos.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones del flashmob?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la actuación para que puedas gestionar inscripciones y preferencias dietéticas. Cierra la lista final de participantes como mínimo 3 días antes.
- ¿Qué equipo de sonido necesita un flashmob?
- Prepara altavoces portátiles, un reproductor de música, un micrófono inalámbrico si habrá indicaciones y cables de carga. Lleva al menos un juego de baterías de repuesto y prueba todo 30 minutos antes del inicio.
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