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Flashmob organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Ein Flashmob wirkt spontan, braucht aber mehrere Wochen Vorbereitung. Zuerst legst du Tanzort, Musik, Choreografie und verantwortliche Personen fest; danach folgen Anmeldung, Proben und Technik. Plane mindestens zwei Gruppenproben ein und verschicke die Teilnehmerinformationen frühzeitig. Kurz vor dem Termin entscheidest du anhand der Wettervorhersage über den Ablauf, prüfst den Laufweg und testest Musik, Mikrofon und Lautsprecher am tatsächlichen Aufbauort.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Tanzlokation festlegen

  • Genehmigung für den Veranstaltungsort einholen

  • Musikrechte prüfen

  • Musiktitel auswählen

    2 Personen

  • Choreografen bestimmen

  • Choreografie ausarbeiten

    3 Personen

  • Übungsvideo aufnehmen

    3 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Übungsort reservieren

  • Teilnehmerinformationen versenden

    2 Personen

  • Erste Gruppenprobe durchführen

    4 Personen

  • Musikdatei schneiden

    2 Personen

  • Zweite Gruppenprobe durchführen

    4 Personen

  • Laufweg prüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Musik auf Geräte laden

    2 Personen

  • Teilnehmer erinnern

Event

  • Aufbauort absperren

    4 Personen

  • Registrierungstisch aufstellen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    3 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Gemeinsames Aufwärmen anleiten

    3 Personen

  • Letzte Probe durchführen

    4 Personen

  • Positionen und Signale erklären

    3 Personen

  • Publikum auf Abstand halten

    4 Personen

  • Flashmob durchführen

    100 Personen

  • Zusätzliche Tanzrunde begleiten

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Teilnehmer über die Abreise informieren

    2 Personen

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Dekoration und Wegweiser entfernen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Nicht verwendete Einkäufe aufräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 8
  • Anmeldestand

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • MusikplayerAnz. 2
  • ErsatzakkusAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • LadekabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 3

Dekoration

  • WegweiserAnz. 8
  • Ankündigungstafel
  • Bunte BänderAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 120
  • KreidemarkierungAnz. 4

Sportmaterial

  • YogamattenAnz. 10
  • AufwärmkegelAnz. 12
  • ÜbungsreifenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • LagerboxenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • HandfegerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • DesinfektionsspenderAnz. 4
  • Erste-Hilfe-Koffer
  • TaschenlampenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Hole die Genehmigung für den Tanzort und die Prüfung der Musikrechte ein, bevor du Einladungen verschickst. So musst du weder den Ort noch den Musiktitel nachträglich ändern.
  • Nimm nach der ausgearbeiteten Choreografie ein Übungsvideo auf und verschicke es mindestens 7 Tage vor der ersten Gruppenprobe. Die Teilnehmenden können die Bewegungen dann vorher üben.
  • Plane zwei Gruppenproben und reserviere den Übungsort frühzeitig. Prüfe beim zweiten Termin zusätzlich den Laufweg, die Aufstellung und die Übergänge zur Musik.
  • Lade die Musik am Veranstaltungstag auf mindestens zwei Geräte und halte Ersatzakkus, Ladekabel und Powerbanks bereit. Teste Lautsprecher und kabelloses Mikrofon spätestens 60 Minuten vor Beginn.
  • Richte den Anmeldestand, Wegweiser und die Kreidemarkierung vor dem Eintreffen der Gruppe ein. Eine endgültige Teilnehmerliste und eine Erinnerung 24 Stunden vorher verhindern unnötige Verzögerungen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Flashmob organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Veranstaltungsort, Genehmigung, Musikrechte, Choreografie, Einladungen und zwei Gruppenproben unterbringen.
Wie viele Proben braucht ein Flashmob?
Plane mindestens zwei Gruppenproben ein. Die erste dient zum Erlernen der Choreografie, die zweite zum Durchlauf mit Musik, Laufweg und Aufstellung.
Wann sollte man die Flashmob-Teilnehmer informieren?
Sende die wichtigsten Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor der ersten Probe. Eine letzte Erinnerung mit Treffpunkt, Uhrzeit und Ablauf sollte 24 Stunden vor dem Flashmob folgen.
Wie früh muss die Technik vor einem Flashmob getestet werden?
Teste Musikplayer, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 60 Minuten vor Beginn am vorgesehenen Aufbauort. Lade die Musik zusätzlich auf ein zweites Gerät und nimm Ersatzakkus oder Powerbanks mit.

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