Checklist para organizar un Día de petanca
Organizar un Día de petanca requiere coordinar las pistas, los equipos y la comida sin dejar el montaje para el último momento. Esta checklist reúne 46 tareas y 38 artículos para preparar la jornada paso a paso. Primero se cierran las inscripciones y el horario; después se comprueba el material deportivo y se prepara el espacio. El día del evento, la recepción, la explicación de las reglas y la primera ronda deben estar listos antes de servir las bebidas y los aperitivos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Reservar pistas de petanca
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Asignar equipos
2 personas
Hacer el horario del concurso
Gestionar los premios y las tarjetas de puntuación
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar ensaladas y pan
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Marcar los campos de juego
2 personas
Montar las mesas de puntuación
2 personas
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar la música y la iluminación
2 personas
Preparar la mesa de recepción
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Explicar las reglas del juego y los equipos
2 personas
Comienza la primera ronda
2 personas
Servir bebidas y aperitivos
3 personas
Recopilar las puntuaciones
2 personas
Comienza la segunda ronda
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar la ronda final
2 personas
Abrir el bufé de la cena
4 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Atender el cóctel libre
2 personas
Rellenar las últimas bebidas
Seguimiento
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Reunir el material de juego
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los artículos sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillascant. 36
- Mantelescant. 6
- Mesas de buffetcant. 2
Material deportivo
- Juegos de petancacant. 8
- Cochenetscant. 8
- Cintas métricascant. 4
- Marcadorescant. 8
- Silbatos de competicióncant. 2
- Marcaje del campocant. 8
- Porta tarjetas de puntuacióncant. 8
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 40
- Cuencos reutilizablescant. 40
- Vasos reutilizablescant. 50
- Tazas de cafécant. 36
- Cubiertoscant. 40
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Tijerascant. 2
Equipo
- Altavoz Bluetooth
- Cables alargadorescant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 40
- Troféos de premiocant. 3
- Tarjetas de nombrecant. 36
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Soportes para bolsas de basuracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Sets de escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con varios días de margen para poder actualizar la lista de participantes, asignar los equipos y preparar un horario sin cambios de última hora.
- Reserva las pistas antes de enviar las invitaciones y confirma cuántas personas caben en cada campo. Marca las zonas de juego y monta las mesas de puntuación antes de recibir a los participantes.
- Prepara una mesa de recepción con la lista actualizada, los equipos y las tarjetas de puntuación. Reserva al menos 20 minutos antes de la primera ronda para explicar las reglas y resolver dudas.
- Enfría las bebidas con antelación y calcula el servicio del primer tramo del evento: ofrece aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora, además de aperitivos.
- Monta las carpas, las mesas y las sillas antes de colocar el bufé. Comprueba también los alargadores, la iluminación y las linternas cuando todavía haya luz, no al comienzo de la tarde.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de petanca?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar las pistas y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones al menos 5 días antes, así tendrás tiempo para formar los equipos y hacer el horario.
- ¿Cuándo se deben asignar los equipos de petanca?
- Asigna los equipos entre 3 y 5 días antes, cuando la lista de participantes esté casi cerrada. Deja una copia en la mesa de recepción y otra junto a las mesas de puntuación.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar el campo de petanca?
- Empieza el montaje entre 90 y 120 minutos antes de la recepción. Marca los campos, coloca el material, prepara las mesas de puntuación y deja listas las tarjetas antes de que llegue el primer participante.
- ¿Cuántas bebidas se necesitan para un Día de petanca?
- Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y enfríalas con varias horas de antelación. Añade agua y repón la mesa de bebidas durante la jornada, especialmente si el evento se celebra al aire libre.
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