Checklist para organizar una excursión por el páramo
Una excursión por el páramo necesita más preparación que una ruta marcada en un mapa. Antes de abrir las inscripciones, tendrás que confirmar distancias, permisos, puntos de salida y llegada, además de coordinar el recorrido con el gestor del recinto. Esta checklist reúne 51 tareas y 37 materiales para ordenar el trabajo desde la planificación hasta el montaje de las carpas, la mesa de inscripciones y el área de descanso. También contempla lo que suele quedarse para el último momento: el pronóstico, las pulseras, los mapas y las neveras portátiles.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Registrar la ruta y las distancias
2 personas
Reservar la salida y la meta
Gestionar permisos y notificaciones
Coordinar la ruta con el gestor del recinto
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar instrucciones a los voluntarios
Publicar la ruta
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de participantes
Clasificar las pulseras y las tarjetas de ruta
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Revisar la ruta con antelación
3 personas
Marcar los puntos de la ruta
3 personas
Preparar el material de salida
2 personas
Preparar el material de meta
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el área de descanso
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y fruta
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Realizar el control de ruta
3 personas
Evento
Recepción de participantes
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir mapas de ruta
2 personas
Guiar a los grupos de salida
3 personas
Comprobar la señalización de la ruta
2 personas
Atender el puesto de descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos y fruta
2 personas
Atender a las personas que se quedan atrás
2 personas
Registrar a los finalistas
2 personas
Recibir a los participantes que terminan
3 personas
Servir sopa y pan
3 personas
Encender la iluminación
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Retirar los carteles de ruta
3 personas
Desmontar carpas y mobiliario
4 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla y el material
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 30
- Mantelescant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazones para sopacant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Tazas de cafécant. 80
Cocina
- Ollas para sopacant. 3
- Cucharonescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Kits de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
Equipo
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Equipo de sonido móvil
- Cables alargadorescant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Linternas a pilascant. 6
Material deportivo
- Flechas de rutacant. 40
- Cinta de señalizacióncant. 6
- Mapas de rutacant. 150
- Pulserascant. 150
- Dorsalescant. 150
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 6
- Podómetroscant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cuboscant. 4
- Esponjascant. 8
- Limpiacristalescant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta y sus distancias antes de publicar la convocatoria. Haz una revisión completa con antelación y confirma dónde colocarás las flechas, la cinta de señalización y los mapas.
- Define un plazo de inscripción y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Así puedes calcular aperitivos, fruta y sopa sin improvisar cantidades el día de la excursión.
- Asigna voluntarios a funciones concretas y envíales las instrucciones por escrito al menos 3 días antes. Incluye quién controla la salida, quién revisa los puntos de la ruta y quién atiende la meta.
- Comprueba el pronóstico 24 horas antes y vuelve a revisarlo la misma mañana. El tiempo afecta a las carpas, las linternas a pilas, la ropa del equipo y la cantidad de bebidas calientes que conviene llevar.
- Prepara por separado el material de salida y el de meta, y carga las neveras portátiles con tiempo para enfriar las bebidas. Lleva también una lista impresa de participantes, bolígrafos y portapapeles para no depender de un móvil sin batería.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una excursión por el páramo?
- Empieza al menos 6 semanas antes si necesitas gestionar permisos, reservar la salida y la meta y reclutar voluntarios. Deja la revisión final de la ruta para los últimos 7 días.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes de la excursión. Ese margen permite imprimir la lista de participantes, clasificar pulseras y tarjetas de ruta y comprar según las preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo se debe comprobar el tiempo para una excursión por el páramo?
- Consulta el pronóstico 48 horas antes y haz una última comprobación entre 2 y 4 horas antes de la salida. Si cambia, avisa a voluntarios y participantes antes de montar las carpas y marcar la ruta.
- ¿Qué material hay que preparar el día anterior?
- Deja listos el material de salida y de meta, los mapas, las pulseras, los dorsales, los bolígrafos y los portapapeles el día anterior. Las bebidas pueden enfriarse en las neveras portátiles con varias horas de margen.
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