Checklist para organizar una Fiesta del Campeón
Una Fiesta del Campeón reúne celebración, entrega de premios, fotos del equipo y un servicio de comida que necesita coordinación. Esta checklist te ayuda a avanzar desde la fecha y las invitaciones hasta el montaje de mesas, bufé y barra. Confirma el número final de invitados antes de calcular el catering y deja cerrados los premios, la tarta y la música con tiempo. El día del evento, reserva varias horas para abrir el lugar, enfriar las bebidas y preparar cada zona.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Reservar música y entretenimiento
Elaborar el programa
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar el número de invitados
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Pedir tarta
Recopilar fotos del equipo
Preparar la entrega de premios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar bebidas y provisiones
2 personas
Recoger la tarta
Clasificar la decoración
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el programa y la lista de contactos
Abrir y revisar el lugar
2 personas
Limpiar el suelo y los baños
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar panecillos y rellenos
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar las fotos del equipo
2 personas
Probar la música
2 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Briefing del equipo de recepción
4 personas
Evento
Recibir a los invitados
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Coordinar la entrega de premios
3 personas
Tomar foto de equipo
2 personas
Cortar y servir la tarta
3 personas
Servir café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Guardar la comida y la bebida de forma segura
3 personas
Recoger el mobiliario
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Retirar los residuos
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Realizar la revisión final del recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 100
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 120
- Cuencos reutilizablescant. 100
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 15
- Jarrascant. 8
- Termoscant. 6
Catering
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharas para tartascant. 2
- Filtros de cafécant. 150
- Compras
Decoración
- Banderas del clubcant. 12
- Guirnaldas festivascant. 10
- Globoscant. 150
- Bomba para globoscant. 2
- Bandera del campeón
- Decoración de mesacant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Marcos de fotoscant. 12
- Cañones de confeticant. 4
Material deportivo
- Copa del campeón
- Cintas de medallacant. 25
- Medallas conmemorativascant. 25
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cargador de teléfono móvilcant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Jarras medidorascant. 3
- Bandejas de cocinacant. 8
- Cuchillos de servircant. 4
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y la música antes de enviar las invitaciones. Así podrás indicar horarios, programa y posibles cambios desde el principio.
- Pide las preferencias dietéticas al inscribirse y confirma el número definitivo de invitados con suficiente antelación para calcular la comida, las bebidas, los platos y los cubiertos.
- No dejes la entrega de premios para el último día: prepara la copa, las medallas, las cintas y las fotos del equipo mientras elaboras el programa.
- Recoge la tarta y enfría las bebidas antes de que lleguen los invitados. Las neveras portátiles, las cubiteras y los termos deben estar listos en la zona de servicio.
- Empieza el montaje varias horas antes: revisa el lugar, limpia suelo y baños, coloca mesas y sillas, y monta después el bufé, la barra y la decoración.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una Fiesta del Campeón?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la celebración. Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas desde el primer momento, y fija una fecha límite para responder al menos 7 días antes.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para una Fiesta del Campeón?
- Calcula las cantidades a partir del número confirmado de invitados, no de las respuestas iniciales. Como referencia, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta la comida según la duración y el formato del bufé.
- ¿Con cuánta antelación debo pedir la tarta y preparar los premios?
- Encarga la tarta al menos 7 días antes y confirma la recogida el mismo día o el día anterior. Prepara la copa, las medallas, las cintas y las fotos del equipo entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar el lugar?
- Reserva entre 3 y 4 horas antes de la llegada de los invitados. Primero abre y revisa el espacio, limpia los baños y el suelo; después coloca mesas y sillas y termina con el bufé, la barra, las bebidas y la decoración.
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