So organisierst du einen Wohltätigkeitsflohmarkt

Bei einem Wohltätigkeitsflohmarkt entscheidet die Reihenfolge über den Aufwand am Veranstaltungstag. Kläre zuerst Ort, Genehmigungen, Versicherung und die Zusammenarbeit mit der Wohltätigkeitsorganisation. Danach organisierst du Verkäufer, Helfer und Spenden, bevor du Preise, Verkaufsflächen und Kassen vorbereitest. Plane außerdem früh, was bei schlechtem Wetter, unverkauften Sachen und der Abrechnung passiert.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Wohltätigkeitsorganisation bestätigen
2 Personen
3
Genehmigungsanforderungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Verkaufsbedingungen festlegen
2 Personen
6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
7
Verkäufer anmelden
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
13
Online-Werbung schalten
14
Spenden entgegennehmen
3 Personen
15
Spenden sortieren
4 Personen
16
Unverkäufliche Artikel auswählen
3 Personen
17
Sachen reinigen
4 Personen
18
Preise festlegen
3 Personen
19
Preisschilder anbringen
4 Personen
20
Kassenaufteilung vorbereiten
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Verkäufer informieren
24
Wettervorhersage prüfen
25
Gelände kontrollieren
3 Personen
26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
28
Beleuchtung anschließen
2 Personen
29
Verkaufsstände einteilen
4 Personen
30
Waren ausstellen
6 Personen
31
Catering bereitstellen
3 Personen
32
Kassen einrichten
2 Personen
33
Spendenboxen aufstellen
2 Personen
34
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

35
Besucher empfangen
3 Personen
36
Verkauf begleiten
4 Personen
37
Kasse bedienen
3 Personen
38
Spenden annehmen
2 Personen
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
41
Snacks auffüllen
2 Personen
42
Mülleimer leeren
2 Personen
43
Verkaufstische aufräumen
5 Personen
44
Kasse zählen
2 Personen

Nachbereitung

45
Waren verpacken
5 Personen
46
Übrig gebliebene Sachen abtransportieren
3 Personen
47
Möbel abbauen
5 Personen
48
Zelte abbauen
4 Personen
49
Gelände reinigen
4 Personen
50
Geschirr abwaschen
3 Personen
51
Materialien inventarisieren
2 Personen
52
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
53
Einnahmen überweisen
2 Personen
54
Verkäufer informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 30
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 30
TransportwagenAnz. 2
TischdeckenAnz. 12

Ausstattung

KassenAnz. 2
Kartenterminal
GeldkassettenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Etikettendrucker
PreisschilderhalterAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WasserkannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3

Dekoration

WillkommensschilderAnz. 2
WegweiserAnz. 10
Banner für den guten ZweckAnz. 4
KreidetafelnAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-BaustrahlerAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Verkaufsbedingungen und Spendenregeln mindestens drei Wochen vorher schriftlich fest. So wissen Verkäufer, welche Artikel angenommen werden, wie die Einnahmen verbucht werden und was mit unverkäuflichen Sachen geschieht.
Plane die Annahme der Spenden in festen Zeitfenstern und sortiere sie sofort nach Kategorien. Reinige nur verkäufliche Artikel und markiere unbrauchbare Sachen, damit am Veranstaltungstag keine zusätzliche Auswahl nötig ist.
Besetze Aufbau, Verkauf, Kasse, Verpflegung und Abbau mit getrennten Schichten. Rechne pro Schicht mit mindestens zwei Personen an der Kasse und informiere alle Verkäufer spätestens 48 Stunden vorher über Zeiten und Regeln.
Bereite mindestens eine Kasse pro Verkaufsbereich vor und halte Wechselgeld getrennt bereit. Teste Kartenterminal, Geldkassetten, Etikettendrucker und Verlängerungskabel am Vortag statt erst beim Aufbau.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und lege dann die Nutzung der Partyzelte, die Sicherung von Wegweisern und den Schutz der Waren fest. Kontrolliere das Gelände am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Wohltätigkeitsflohmarkt organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. Ort, Wohltätigkeitsorganisation, Genehmigungen und Versicherung sollten spätestens vier Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wie viele Helfer braucht ein Wohltätigkeitsflohmarkt?: Für einen kleinen Markt solltest du mindestens acht Helfer einplanen: zwei für Aufbau und Abbau, vier für Verkauf und Sortierung sowie zwei für die Kasse. Teile sie in Schichten von zwei bis drei Stunden ein.
Wann soll ich die Spenden annehmen und sortieren?: Richte die Annahme spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Flohmarkt ein. Sortiere die Sachen direkt nach Warengruppen und erledige die Preisbeschriftung mindestens am Vortag.
Wie bereite ich die Kasse beim Wohltätigkeitsflohmarkt vor?: Bereite jede Kasse am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass vor. Zähle das Wechselgeld, prüfe Kartenterminal und Geldkassetten und dokumentiere die Einnahmen je Kassenbereich getrennt.

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