Einen Spendenlauf organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Spendenlauf steht und fällt mit einer klaren Strecke, einem verlässlichen Helferteam und frühzeitig geklärten Genehmigungen. Beginne deshalb nicht mit Werbung, sondern mit Datum, Ort, Laufroute und dem guten Zweck. Danach folgen Anmeldung, Sponsorenkommunikation und die Einteilung der Helfer. Plane den Ablauf so, dass Startnummern, Verkehrsposten, Toiletten, Strom und Verpflegung spätestens in der letzten Woche geprüft sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Laufstrecke festlegen
3 Personen
3
Routen-Genehmigung beantragen
4
Guten Zweck festlegen
2 Personen
5
Versicherung prüfen
6
Anmeldeformular erstellen
7
Sponsorenseite einrichten
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Sponsorformulare verteilen
3 Personen
10
Werbung in sozialen Medien posten
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
14
Verkehrsposten einteilen
2 Personen
15
Route endgültig inspizieren
3 Personen
16
Start- und Zielbereich einteilen
2 Personen
17
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
18
Toiletten reservieren
19
Zelte reservieren
20
Soundanlage reservieren
21
Startnummern entwerfen
22
Startnummern drucken
2 Personen
23
Freiwilligenanleitung erstellen
24
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
26
Sponsorbeträge einsammeln
2 Personen
27
Preise für Gewinner organisieren
2 Personen
28
Musik-Playlist erstellen
29
Wettervorhersage prüfen
30
Startnummern sortieren
2 Personen
31
Einkaufen gehen
3 Personen
32
Getränke kühlen
2 Personen
33
Wegweiser aufstellen
2 Personen

Event

34
Zelte aufbauen
5 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Start- und Zielbogen aufstellen
4 Personen
37
Wegweiser aufstellen
6 Personen
38
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
39
Soundsystem anschließen
2 Personen
40
Anmeldetisch einrichten
3 Personen
41
Cateringtisch einrichten
3 Personen
42
Wasserstellen einrichten
3 Personen
43
Startnummern bereitlegen
2 Personen
44
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
45
Teilnehmer anmelden
4 Personen
46
Startnummern ausgeben
3 Personen
47
Letzte Streckenkontrolle durchführen
3 Personen
48
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
49
Aufwärmen betreuen
2 Personen
50
Spendenlauf eröffnen
2 Personen
51
Startschuss geben
52
Zielerfassung führen
4 Personen
53
Teilnehmer im Ziel empfangen
4 Personen
54
Wasser verteilen
3 Personen
55
Obst und Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Musik organisieren
58
Fotos machen
2 Personen
59
Spenden erfassen
2 Personen
60
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
61
Preise überreichen
2 Personen
62
Dankesrede halten
63
Catering abschließen
3 Personen
64
Wegweiser sammeln
5 Personen
65
Zelte abbauen
5 Personen
66
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
67
Abfallstationen leeren
3 Personen
68
Gelände sauber hinterlassen
5 Personen

Nachbereitung

69
Materialien zurückbringen
3 Personen
70
Tonanlage zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
72
Wiederverwendbare Materialien reinigen
3 Personen
73
Spenden prüfen
2 Personen
74
Sponsorengelder einziehen
2 Personen
75
Einnahmen überweisen
76
Dankesnachricht versenden
2 Personen
77
Fotos mit Teilnehmenden teilen
78
Ergebnis online veröffentlichen
79
Anmeldeunterlagen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappTischeAnz. 8
StühleAnz. 30
BiertischeAnz. 4
Startbogen
AbsperrgitterAnz. 20
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

WegweiserAnz. 40
StartnummernAnz. 250
AnstecknadelnAnz. 250
SicherheitswestenAnz. 20
StoppuhrenAnz. 4
Bänder für GewinnerAnz. 12
Warm-up-MattenAnz. 10
KegelAnz. 30
PfeifenAnz. 10
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 10
KühlkompressenAnz. 12
EinweghandschuheAnz. 2

Ausstattung

Soundanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
LaptopsAnz. 2
Drucker
FotokamerasAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
MegafoneAnz. 2

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
WasserkannenAnz. 10
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 30

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesenAnz. 4
WischsetsAnz. 2
PutzeimerAnz. 3

Dekoration

BannerAnz. 6
BallonbögenAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
Preisdisplay

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke und Start-Ziel-Bereich zuerst fest. Beantrage die Routengenehmigung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf und prüfe die Strecke kurz vor der Veranstaltung noch einmal vollständig.
Richte das Anmeldeformular und die Sponsorenseite ein, bevor du Einladungen verschickst. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab, damit du die Verpflegung nicht erst am Veranstaltungstag organisieren musst.
Plane pro Streckenabschnitt eine verantwortliche Person und teile Verkehrsposten, Funkgeräte sowie Sicherheitswesten spätestens 7 Tage vorher ein. Eine schriftliche Helferanleitung verhindert Rückfragen während des Laufs.
Prüfe den Start- und Zielbereich am Vortag: Startbogen, Absperrgitter, Wegweiser, Startnummern, Stromanschlüsse und Soundanlage müssen dort sein, wo sie gebraucht werden. Teste Funkmikrofone und Megafone vor dem Einlass der Teilnehmenden.
Reserviere Toiletten, Zelte und Tische frühzeitig und kontrolliere die Einkaufsliste eine Woche vor dem Termin. Häufig fehlen nicht die großen Anschaffungen, sondern Verlängerungskabel, Powerbanks, Becher oder genügend Stoppuhren.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Spendenlauf organisieren?: Beginne mindestens 10 bis 12 Wochen vorher. Strecke, Genehmigung, Versicherung, Toiletten, Zelte und Soundanlage brauchen oft mehr Vorlauf als Anmeldung und Werbung.
Wie viele Helfer braucht man für einen Spendenlauf?: Rechne mindestens mit einer verantwortlichen Person pro Streckenabschnitt, zusätzlichen Verkehrsposten sowie Helfern für Start, Ziel und Anmeldung. Für einen kleinen Lauf solltest du den konkreten Einsatzplan spätestens 7 Tage vorher fertigstellen.
Wann sollte man die Anmeldung für einen Spendenlauf öffnen?: Öffne das Anmeldeformular etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Lauf. So bleiben mindestens 2 Wochen für Nachmeldungen, die Erfassung von Ernährungswünschen und den Druck der Startnummern.
Was wird bei einem Spendenlauf am häufigsten vergessen?: Oft fehlen Genehmigungen, Stromanschlüsse, klare Verkehrsposten oder eine getestete Kommunikation. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und verschicke die Teilnehmerinformationen mindestens 5 Tage vorher.

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