Zo organiseer je een sponsorloop zonder last-minute problemen
Begin een sponsorloop niet met promotie, maar met de route, datum en het goede doel. Daarna regel je vergunningen, verzekering en een inschrijfformulier, zodat je weet hoeveel deelnemers je kunt verwachten. In de laatste weken verschuift de aandacht naar vrijwilligers, verkeersposten, startnummers, toiletten en de inrichting van start en finish. Plan een definitieve route-inspectie uiterlijk één week vooraf; daar komen ontbrekende pijlen, onveilige kruisingen en stroomproblemen meestal nog aan het licht.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Hardlooproute bepalen
3 personen
- 3
Routevergunning aanvragen
- 4
Goede doel vastleggen
2 personen
- 5
Verzekering controleren
- 6
Aanmeldformulier maken
- 7
Sponsorpagina instellen
2 personen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Sponsorformulieren verspreiden
3 personen
- 10
Promotie op sociale media plaatsen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Vrijwilligers werven
2 personen
- 14
Verkeersposten indelen
2 personen
- 15
Route definitief inspecteren
3 personen
- 16
Start- en finishzone indelen
2 personen
- 17
Stroompunten controleren
2 personen
- 18
Toiletten reserveren
- 19
Tenten reserveren
- 20
Geluidsset reserveren
- 21
Startnummers ontwerpen
- 22
Startnummers afdrukken
2 personen
- 23
Vrijwilligersinstructie maken
- 24
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 26
Sponsorbedragen verzamelen
2 personen
- 27
Prijzen voor winnaars regelen
2 personen
- 28
Muziek afspeellijst maken
- 29
Weersverwachting controleren
- 30
Startnummers sorteren
2 personen
- 31
Boodschappen doen
3 personen
- 32
Dranken koelen
2 personen
- 33
Routebordjes klaarzetten
2 personen
Event
- 34
Tenten opbouwen
5 personen
- 35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 36
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
- 37
Routepijlen uitzetten
6 personen
- 38
Verkeersposten bemannen
8 personen
- 39
Geluidsset aansluiten
2 personen
- 40
Inschrijftafel inrichten
3 personen
- 41
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 42
Waterpunten inrichten
3 personen
- 43
Startnummers klaarleggen
2 personen
- 44
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
- 45
Deelnemers aanmelden
4 personen
- 46
Startnummers uitdelen
3 personen
- 47
Laatste routecontrole uitvoeren
3 personen
- 48
Deelnemers verwelkomen
3 personen
- 49
Warming-up begeleiden
2 personen
- 50
Sponsorloop openen
2 personen
- 51
Startschot geven
- 52
Finishregistratie bijhouden
4 personen
- 53
Deelnemers bij finish opvangen
4 personen
- 54
Water uitdelen
3 personen
- 55
Fruit en snacks serveren
3 personen
- 56
Dranken bijvullen
2 personen
- 57
Muziek verzorgen
- 58
Foto's maken
2 personen
- 59
Donaties registreren
2 personen
- 60
Uitslagen verwerken
2 personen
- 61
Prijzen uitreiken
2 personen
- 62
Bedankwoord uitspreken
- 63
Catering afsluiten
3 personen
- 64
Routebordjes verzamelen
5 personen
- 65
Tenten afbreken
5 personen
- 66
Meubilair verzamelen
4 personen
- 67
Afvalpunten legen
3 personen
- 68
Terrein schoon achterlaten
5 personen
Nazorg
- 69
Materialen terugbrengen
3 personen
- 70
Geluidsset retourneren
2 personen
- 71
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
- 72
Herbruikbare materialen reinigen
3 personen
- 73
Donaties controleren
2 personen
- 74
Sponsorbedragen innen
2 personen
- 75
Opbrengst overmaken
- 76
Bedankbericht versturen
2 personen
- 77
Foto's met deelnemers delen
- 78
Uitslag online publiceren
- 79
Inschrijfgegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Inklaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 30
- Biertafelsaantal 4
- Startboog
- Afzethekkenaantal 20
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 40
- Startnummersaantal 250
- Speldjesaantal 250
- Veiligheidshesjesaantal 20
- Stopwatchesaantal 4
- Linten voor winnaarsaantal 12
- Warming-upmattenaantal 10
- Pionnenaantal 30
- Fluitjesaantal 10
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 10
- IJscompressenaantal 12
- Wegwerphandschoenenaantal 2
Apparatuur
- Geluidsset
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Laptopsaantal 2
- Printer
- Fotocamera'saantal 2
- Portofoonsaantal 8
- Megafonenaantal 2
Verlichting
- Bouwlampenaantal 4
- Lichtslingersaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Schenkkommenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Waterkannenaantal 10
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerlepelsaantal 8
- Tangenaantal 6
- Koelelementenaantal 30
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Stoffer en blikaantal 3
- Bezemaantal 4
- Dweilsetsaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 3
Decoratie
- Spandoekenaantal 6
- Ballonnenbogenaantal 2
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Prijzendisplay
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route vast voordat je deelnemers uitnodigt. Controleer minimaal twee weken vooraf alle kruisingen, meet de afstand opnieuw en noteer waar verkeersposten nodig zijn.
- Zet het inschrijfformulier en de sponsorpagina tegelijk klaar. Vraag dieetwensen direct uit en verstuur deelnemersinformatie uiterlijk vijf dagen voor de loop, inclusief starttijd, route en contactpunt.
- Maak per verkeerspost een korte instructie met positie, begintijd en telefoonnummer. Reken naast de posten ook op mensen voor inschrijving, de start- en finishzone en het uitdelen van startnummers.
- Reserveer tenten, tafels, toiletten en geluidsapparatuur zodra de locatie vaststaat. Controleer daarna hoeveel stroompunten beschikbaar zijn en leg verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen powerbanks apart.
- Werk met één draaiboek voor de laatste dag. Neem daarin de routepijlen, afzethekken, veiligheidshesjes, portofoons, printer en startnummers op en plan een briefing van 15 minuten voor alle vrijwilligers.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een sponsorloop organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel datum, locatie, route, goed doel en vergunning in de eerste 3 weken; zo houd je daarna tijd over voor werving en materiaal.
- Heb je een vergunning nodig voor een sponsorloop?
- Dat hangt af van de route en de gemeente, maar controleer dit uiterlijk 8 weken vooraf. Zodra deelnemers openbare wegen gebruiken of verkeer wordt beïnvloed, kan een melding of vergunning nodig zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorloop?
- Tel minimaal één vrijwilliger per verkeerspost en plan daarnaast mensen voor inschrijving, start, finish en EHBO of het aanspreekpunt daarvoor. Voor een kleine loop kom je vaak uit op 10 tot 15 vrijwilligers, afhankelijk van de route.
- Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een sponsorloop?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 5 dagen voor de start. Vermeld daarin de aanmeldtijd, starttijd, route, bereikbaarheid, wat deelnemers meenemen en bij wie ze zich op de dag zelf melden.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!