Schmetterlingserfassungstag organisieren: Ablauf und Vorbereitung

Ein Schmetterlingserfassungstag steht und fällt mit einer klaren Route, passenden Zählteams und verlässlicher Wetterplanung. Lege zuerst Zählgebiet und Startpunkt fest, kläre Genehmigungen und gewinne eine fachkundige Begleitung. Danach folgen Anmeldung, Informationsmaterial und die Prüfung der Ausrüstung. Am Veranstaltungstag müssen Registrierung, Wegweiser, Zählmaterial und die Einteilung der Teams vor Beginn bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Zählgebiet und Routen festlegen
2 Personen
2
Ort und Startpunkt reservieren
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Fachkundigen Schmetterlingsbegleiter festlegen
5
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular veröffentlichen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Wegweiser gestalten
11
Zählkarten und Formulare erstellen
2 Personen
12
Schmetterlingsinformationen zusammenstellen
2 Personen
13
Wettervorhersage prüfen
14
Teilnehmerliste ausdrucken
15
Materialien prüfen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Zählteams und Routen einteilen
2 Personen

Event

19
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
20
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
21
Partyzelte aufbauen
4 Personen
22
Wegweiser aufstellen
3 Personen
23
Infotafeln aufhängen
2 Personen
24
Zählmaterialien verteilen
2 Personen
25
Teilnehmende empfangen
3 Personen
26
Eröffnung und Sicherheitsunterweisung
2 Personen
27
Schmetterlingsvortrag halten
2 Personen
28
Telefonteams betreuen
6 Personen
29
Beobachtungen erfassen
3 Personen
30
Wasser und Kaffee servieren
2 Personen
31
Getränke nachfüllen
2 Personen
32
Snacks servieren
2 Personen
33
Zählergebnisse sammeln
3 Personen
34
Ergebnisse erläutern
2 Personen
35
Abendprogramm betreuen
3 Personen
36
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
37
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

38
Materialien zusammenstellen
4 Personen
39
Müll einsammeln
3 Personen
40
Geschirr abwaschen
2 Personen
41
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
42
Partyzelte abbauen
4 Personen
43
Location reinigen
3 Personen
44
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
45
Zählergebnisse digital eingeben
2 Personen
46
Ergebnisse durchgeben
47
Teilnehmernachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappTischeAnz. 6
StühleAnz. 40
Registrierungstheke
KlappbänkeAnz. 4

Ausstattung

FerngläserAnz. 12
SchmetterlingsnetzeAnz. 8
LupenAnz. 12
ThermometerAnz. 4
WindmesserAnz. 2
LaptopsAnz. 2
MobiltelefoneAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
MegafoneAnz. 2
PräsentationsbildschirmeAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 60
Mehrweg-TellerAnz. 50
Wiederverwendbares BesteckAnz. 60
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 2
SpülwannenAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Dekoration

InfotafelnAnz. 6
WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 10
TischdeckenAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 60
KreidetafelnAnz. 4

Catering

Einkäufe

Reinigung

BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 12

Sportmaterial

KlemmbretterAnz. 20
BleistifteAnz. 60
ErsatzstifteAnz. 20
ZählkartenAnz. 80
RoutenpläneAnz. 40
Schmetterlings-SuchkartenAnz. 40
MessbänderAnz. 6
FernglasgurteAnz. 12
RegenponchosAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12

Tipps

Lege die Routen mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest und prüfe Gehzeit, Schattenplätze sowie mögliche Ausweichstrecken. So kannst du Teams mit unterschiedlichen Erfahrungen sinnvoll einteilen.
Plane die fachkundige Schmetterlingsbegleitung frühzeitig ein und teile sie nicht nur für die Begrüßung ein. Sie sollte während der Zählung erreichbar sein, wenn Arten unklar sind oder Netze und Lupen falsch eingesetzt werden.
Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor dem Termin und drucke danach die Teilnehmerliste aus. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit die Verpflegung nicht erst am Veranstaltungstag improvisiert werden muss.
Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Wind und Temperatur und entscheide anhand der Bedingungen über Route und Ablauf. Lade Mobiltelefone und Powerbanks auf und teste Laptops, Verlängerungskabel sowie Messgeräte vor dem Aufbau.
Bereite am Startpunkt getrennte Plätze für Registrierung, Materialausgabe und Informationen vor. Stelle Wegweiser, Infotafeln, Tische und Zählmaterial mindestens 30 Minuten vor dem Empfang der Teilnehmenden auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Schmetterlingserfassungstag planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Startpunkt, Genehmigungen, fachkundige Begleitung, Freiwillige und Anmeldungen zuverlässig organisieren.
Wie viele Personen sollte ein Zählteam haben?: Plane pro Route ungefähr 3 bis 5 Personen ein, darunter möglichst eine Person mit Erfahrung. So können mehrere Augen beobachten, ohne dass die Gruppe auf schmalen Wegen unübersichtlich wird.
Wann sollte die Anmeldung für den Schmetterlingserfassungstag schließen?: Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Termin. Dann kannst du Teams, Routen, Teilnehmerliste, Verpflegung und die benötigte Zahl an Ferngläsern und Schmetterlingsnetzen vorbereiten.
Was muss am Veranstaltungstag vor Beginn fertig sein?: Registrierungstisch, Wegweiser, Infotafeln, Sitzgelegenheiten und Zählmaterial sollten mindestens 30 Minuten vorher bereitstehen. Die Team- und Routeneinteilung muss abgeschlossen sein, bevor die Teilnehmenden losgehen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.