Zo organiseer je een vlinderteldag
Begin niet met uitnodigingen, maar met het telgebied en de routes. Leg daarna het startpunt vast, controleer meldingen en vergunningen en regel een deskundige vlinderbegeleider. Pas wanneer de routes en begeleiding staan, kun je vrijwilligers werven en deelnemers laten aanmelden. In de laatste week draait alles om teamindeling, telkaarten, routebordjes, materiaalcontrole en een plan voor wisselvallig weer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Telgebied en routes bepalen
2 personen
- 2
Locatie en startpunt reserveren
- 3
Vergunningen en meldingen controleren
- 4
Deskundige vlinderbegeleider vastleggen
- 5
Vrijwilligers werven
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldformulier publiceren
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Routebordjes ontwerpen
- 11
Telkaarten en formulieren maken
2 personen
- 12
Vlinderinformatie samenstellen
2 personen
- 13
Weersverwachting controleren
- 14
Deelnemerslijst afdrukken
- 15
Materialen controleren
2 personen
- 16
Boodschappen doen
2 personen
- 17
Dranken koelen
2 personen
- 18
Telteams en routes indelen
2 personen
Event
- 19
Registratietafel voorbereiden
2 personen
- 20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 21
Partytenten opbouwen
4 personen
- 22
Routebordjes plaatsen
3 personen
- 23
Infopanelen ophangen
2 personen
- 24
Telmaterialen uitdelen
2 personen
- 25
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 26
Opening en veiligheidsinstructie
2 personen
- 27
Vlinderuitleg geven
2 personen
- 28
Telteams begeleiden
6 personen
- 29
Waarnemingen registreren
3 personen
- 30
Water en koffie serveren
2 personen
- 31
Dranken bijvullen
2 personen
- 32
Hapjes serveren
2 personen
- 33
Telresultaten verzamelen
3 personen
- 34
Resultaten toelichten
2 personen
- 35
Avondprogramma begeleiden
3 personen
- 36
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
- 37
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 38
Materialen verzamelen
4 personen
- 39
Afval inzamelen
3 personen
- 40
Servies afwassen
2 personen
- 41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 42
Partytenten afbreken
4 personen
- 43
Locatie schoonmaken
3 personen
- 44
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
- 45
Telgegevens digitaal invoeren
2 personen
- 46
Resultaten doorgeven
- 47
Deelnemersbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Inklaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 40
- Registratiebalie
- Klapbankenaantal 4
Apparatuur
- Verrekijkersaantal 12
- Vlindernetjesaantal 8
- Loepjesaantal 12
- Thermometersaantal 4
- Windmetersaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Mobiele telefoonsaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Megafonenaantal 2
- Presentatieschermenaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Herbruikbare bordenaantal 50
- Herbruikbaar bestekaantal 60
- Koffiekannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 4
- Opscheptangenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 2
- Afwasteilenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Decoratie
- Infopanelenaantal 6
- Routebordjesaantal 12
- Pijlbordjesaantal 10
- Tafelkledenaantal 6
- Naamstickersaantal 60
- Krijtbordenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Sportmateriaal
- Klembordenaantal 20
- Potlodenaantal 60
- Reservepennenaantal 20
- Telkaartenaantal 80
- Routekaartenaantal 40
- Vlinderzoekkaartenaantal 40
- Meetlintenaantal 6
- Verrekijkerharnassenaantal 12
- Regenponcho'saantal 20
- Werkhandschoenenaantal 12
Tips
- Maak per route één duidelijke telkaart en wijs per team een begeleider aan. Plan daarnaast 15 minuten bij de start om de route, telmethode en omgang met vlindernetjes en loepjes uit te leggen.
- Controleer de locatie en eventuele meldingen minimaal 4 weken vooraf. Reserveer niet alleen het startpunt, maar bepaal ook waar registratie, infopanelen, tafels en partytenten komen te staan.
- Open het aanmeldformulier zodra de routes en capaciteit bekend zijn. Vraag meteen dieetwensen uit en druk de deelnemerslijst uiterlijk de dag ervoor af, zodat de registratie niet afhankelijk is van een laptop of telefoonverbinding.
- Controleer 2 dagen vooraf alle telmaterialen, zoals verrekijkers, vlindernetjes, thermometers en windmeters. Laad mobiele telefoons en powerbanks op en test verlengsnoeren en stekkerdozen voordat je opbouwt.
- Bekijk de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten, waterkannen en thermoskannen klaar voor het startpunt en spreek vooraf af wanneer een route wordt ingekort of uitgesteld bij harde wind of regen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een vlinderteldag organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met het telgebied, de routes, het startpunt en de vlinderbegeleider. Trek voor vergunningen of meldingen extra tijd uit als de locatie dat vereist.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een vlinderteldag?
- Reken op minimaal 1 begeleider per telteam en 2 mensen voor registratie en ontvangst. Bij 4 routes heb je dus minstens 6 vrijwilligers nodig, exclusief iemand die de dag coördineert.
- Wanneer maak je de deelnemersindeling voor een vlinderteldag?
- Maak de team- en route-indeling 2 tot 3 dagen vooraf, zodra de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd op de ochtend zelf 15 minuten over voor afmeldingen en last-minute wijzigingen.
- Wat moet je bij slecht weer doen tijdens een vlinderteldag?
- Neem 48 uur vooraf een eerste besluit en controleer de omstandigheden opnieuw op de ochtend zelf. Bij harde wind, langdurige regen of onveilige routes kun je teams inkorten, naar een beschut telgebied sturen of het programma uitstellen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!