Einen Probelauf organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem Probelauf entscheidet die Reihenfolge darüber, ob am Veranstaltungstag alles ruhig läuft. Bestätige zuerst Termin, Ort und Zugang, verschicke dann die Einladungen und führe Anmeldungen sowie Ernährungswünsche in einer Teilnehmerliste zusammen. Danach planst du Programm, Aktivitäten, Material und Verpflegung. Am Tag selbst kommen Aufbau, Techniktest, Raumkontrolle und eine kurze Probe der Aktivitäten vor dem Empfang der Teilnehmenden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Teilnehmerliste erstellen
- 6
Programm und Zeitplan ausarbeiten
2 Personen
- 7
Aktivitäten und Spiele auswählen
2 Personen
- 8
Reservierungen prüfen
- 9
Schlüssel und Zugang organisieren
- 10
Einkaufsliste prüfen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 13
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 14
Geräte testen
2 Personen
- 15
Wettervorhersage prüfen
- 16
Location öffnen
2 Personen
- 17
Räume kontrollieren
2 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Material für Aktivitäten bereitlegen
3 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 21
Küche einrichten
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 23
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 24
Programm vorstellen
2 Personen
- 25
Probeaktivitäten durchführen
6 Personen
- 26
Pausengetränke und Snacks servieren
3 Personen
- 27
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 28
Spielmaterial austauschen
3 Personen
- 29
Abendprogramm betreuen
5 Personen
- 30
Abendessen servieren
4 Personen
- 31
Geschirr sammeln
2 Personen
- 32
Verabschiedung von den Teilnehmern
2 Personen
Nachbereitung
- 33
Materialien sortieren
3 Personen
- 34
Abfall sammeln
2 Personen
- 35
Küche reinigen
3 Personen
- 36
Räume reinigen
3 Personen
- 37
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 38
Geräte ausschalten
2 Personen
- 39
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 40
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 41
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 35
- KlappischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 40
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
- Wiederverwendbare BecherAnz. 50
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 45
- ServierlöffelAnz. 4
Küche
- Große KochtöpfeAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 2
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Sportmaterial
- KegelAnz. 20
- SeileAnz. 10
- weiche BälleAnz. 8
- AugenbindenAnz. 10
- ReifenAnz. 6
- StoppuhrAnz. 3
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 4
- NamensaufkleberAnz. 40
- StifteAnz. 12
- Flipchart-BlöckeAnz. 2
- KlebebandrollenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 3
- TaschenlampenAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- ReinigungsschwämmeAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 10
- AbfallbehälterAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- Feuerlöscher
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Termin, Ort und Schlüsselzugang mindestens 2 Wochen vorher. Ohne geklärten Zugang kannst du weder Räume prüfen noch Tische, Stühle und Material rechtzeitig aufstellen.
- Lege den Zeitplan erst fest, wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Plane für den Empfang mindestens 15 Minuten ein und stelle Namensaufkleber sowie Stifte direkt am Eingang bereit.
- Teste Geräte und Stromwege am Vortag: Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Bluetooth-Lautsprecher und beide Verlängerungskabel. So fällt auf, wenn ein Kabel zu kurz ist oder ein Gerät nicht funktioniert.
- Bereite die Aktivitäten in der Reihenfolge des Programms vor. Lege Kegel, Seile, weiche Bälle, Augenbinden, Reifen und die Stoppuhr jeweils zusammen bereit, statt alles in einer gemeinsamen Kiste zu lassen.
- Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Morgen des Probelaufs und passe den Aufbau an. Getränke sollten vor dem Eintreffen kalt gestellt sein, während Snacks und Warmhaltebehälter erst kurz vor Beginn bereitgestellt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Probelauf organisieren?
- Beginne mindestens 2 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen. Die Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Reservierungen sollten spätestens 3 Tage vor dem Probelauf feststehen.
- Was muss man am Tag vor einem Probelauf vorbereiten?
- Teste alle Geräte, prüfe die Einkaufsliste und stelle das Material für die Aktivitäten zusammen. Plane dafür etwa 60 bis 90 Minuten ein, damit fehlende Verlängerungskabel oder beschädigte Materialien noch ersetzt werden können.
- Wann sollte man Getränke für einen Probelauf kalt stellen?
- Stelle die Getränke mindestens 3 Stunden vor dem Empfang kalt. Kühlboxen helfen zusätzlich, wenn im Raum nicht genug Platz im Kühlschrank vorhanden ist.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Probelauf?
- Rechne für Räume, Tische, Stühle, Küche, Dekoration und Aktivitätsmaterial mit mindestens 60 Minuten. Öffne die Location möglichst 90 Minuten vor Beginn, damit 30 Minuten Puffer für Raumkontrolle und Technik bleiben.
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