Zo organiseer je een proefdraaidag
Begin een proefdraaidag niet met inkopen, maar met het doel en de deelnemers. Bevestig eerst datum en locatie, verwerk de aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je het programma definitief maakt. Werk daarna terug vanaf het startuur: controleer reserveringen, toegang, materialen en apparatuur en plan tijd voor opbouw en een korte test. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een uitgelegd programma en proefactiviteiten die volgens het tijdschema verlopen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Uitnodigingen versturen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Deelnemerslijst maken
- 6
Programma en tijdschema uitwerken
2 personen
- 7
Activiteiten en spellen selecteren
2 personen
- 8
Reserveringen controleren
- 9
Sleutel en toegang regelen
- 10
Boodschappenlijst controleren
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Dranken koud zetten
2 personen
- 13
Materialen verzamelen
2 personen
- 14
Apparatuur testen
2 personen
- 15
Weersverwachting controleren
- 16
Locatie openen
2 personen
- 17
Ruimtes controleren
2 personen
- 18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 19
Activiteitenmateriaal klaarleggen
3 personen
- 20
Versiering ophangen
2 personen
- 21
Keuken inrichten
2 personen
- 22
Hapjes voorbereiden
3 personen
Event
- 23
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 24
Programma toelichten
2 personen
- 25
Proefactiviteiten uitvoeren
6 personen
- 26
Pauzedranken en hapjes serveren
3 personen
- 27
Dranken bijvullen
2 personen
- 28
Spelmateriaal wisselen
3 personen
- 29
Avondprogramma begeleiden
5 personen
- 30
Diner uitserveren
4 personen
- 31
Servies verzamelen
2 personen
- 32
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen
Nazorg
- 33
Materialen sorteren
3 personen
- 34
Afval verzamelen
2 personen
- 35
Keuken schoonmaken
3 personen
- 36
Ruimtes schoonmaken
3 personen
- 37
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 38
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 39
Locatie afsluiten
2 personen
- 40
Materialen retourneren
2 personen
- 41
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 35
- Klaptafelsaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Herbruikbaar bestekaantal 45
- Opscheplepelsaantal 4
Keuken
- Grote kookpannenaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Mengkommenaantal 3
- Warmhoudbakkenaantal 2
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Bluetoothspeaker
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Sportmateriaal
- Pionnenaantal 20
- Touwenaantal 10
- zachte ballenaantal 8
- Blinddoekenaantal 10
- Hoepelsaantal 6
- Stopwatchaantal 3
Decoratie
- Vlaggetjeslijnenaantal 4
- Naamstickersaantal 40
- Stiftenaantal 12
- Flip-overblokkenaantal 2
- Plakbandrollenaantal 4
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 3
- Zaklampenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaaksponzenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 10
- Afvalbakkenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Brandblusser
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak uiterlijk één week vooraf een deelnemerslijst met aanmeldingen en dieetwensen. Zo weet je hoeveel naamstickers, stoelen, bekers en hapjes je nodig hebt en voorkom je last-minute wijzigingen.
- Werk het programma uit in blokken met een begin- en eindtijd. Plan tussen activiteiten minstens 10 minuten voor uitleg, wisselen van ruimte of het klaarzetten van pionnen, touwen, zachte ballen en andere materialen.
- Test apparatuur uiterlijk de dag ervoor: controleer de Bluetoothspeaker, waterkokers, koffiezetapparaten, verlengsnoeren en stekkerdozen. Neem ook een alternatief mee als een apparaat of aansluiting niet werkt.
- Regel toegang niet pas bij aankomst. Controleer vooraf wie de sleutel heeft, hoe laat de locatie open kan en hoeveel tijd je nodig hebt om tafels, stoelen, keuken en activiteitenmateriaal klaar te zetten.
- Controleer de weersverwachting de avond ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Pas buitenactiviteiten tijdig aan en leg binnen een alternatief programma klaar, zodat deelnemers niet hoeven te wachten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een proefdraaidag?
- Bevestig datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor de proefdraaidag, zodat je inkopen en dieetwensen kunt afronden.
- Hoe maak je een tijdschema voor een proefdraaidag?
- Plan eerst het start- en einduur en zet daarna ontvangst, programma-uitleg en proefactiviteiten in vaste blokken. Houd per overgang ongeveer 10 minuten vrij en reserveer minstens 30 minuten vóór aanvang voor opbouw en apparatuurtest.
- Wanneer moet je de apparatuur voor een proefdraaidag testen?
- Test alle apparatuur minimaal één dag vooraf en controleer op de locatie nogmaals de aansluitingen. Controleer daarbij ook verlengsnoeren en stekkerdozen, zodat je vóór de ontvangst nog tijd hebt om een oplossing te regelen.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een proefdraaidag op te bouwen?
- Reken op minimaal 60 minuten voor een kleine locatie en langer als je meerdere ruimtes gebruikt. In die tijd zet je tafels en stoelen neer, richt je de keuken in, leg je activiteitenmateriaal klaar en controleer je de ruimtes.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!