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VR-Game-Abend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein VR-Game-Abend steht und fällt mit funktionierender Technik, freien Spielflächen und einem klaren Wechselplan. Kläre früh, wie viele Headsets und Gaming-PCs gebraucht werden, wer teilnimmt und welche Spiele geeignet sind. Am Veranstaltungstag zählen vor allem sichere Kabel, getestete Konten und genügend Zeit für Aufbau und Einweisung. Diese Checkliste führt dich von den ersten Zusagen bis zur letzten Spielrunde.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • VR-Headsets reservieren

  • Ort und Zugang bestätigen

  • Spiele auswählen

  • Teilnehmeraufteilung erstellen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • VR-Ausrüstung abholen

    2 Personen

  • Spiele aufbauen

    2 Personen

  • Alle Geräte testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Raum freimachen

    2 Personen

  • Boden und Spielbereiche markieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • VR-Stationen anschließen

    3 Personen

  • Kabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Spiele und Konten prüfen

    2 Personen

  • Snacks und Getränke bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Empfang und Registrierung

    2 Personen

  • Spielregeln erklären

    2 Personen

  • VR-Brillen verteilen

    2 Personen

  • Erste Spielrunde betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks auffüllen

  • VR-Ausrüstung reinigen

    2 Personen

  • Zweite Spielrunde betreuen

    3 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Finalrunde begleiten

    3 Personen

  • Letzte Runde und Dankeschön

Nachbereitung

  • VR-Ausrüstung ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Ausrüstung zurückbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 24
  • StehtischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2
  • HockerAnz. 4

Ausstattung

  • VR-HeadsetsAnz. 6
  • VR-ControllerAnz. 12
  • Gaming-PCsAnz. 6
  • BetreuerAnz. 6
  • HDMI-KabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • WLAN-Router
  • Mobile LadegeräteAnz. 6

Sportmaterial

  • BodenmattenAnz. 6
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 2
  • ArmbänderAnz. 30
  • MikrofasertücherAnz. 12

Geschirr

  • GläserAnz. 30
  • TellerAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30
  • KaffeetassenAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 3

Dekoration

  • WimpelketteAnz. 3
  • Willkommensschild
  • TischdeckenAnz. 6

Küche

  • ThermoskannenAnz. 3
  • EisbehälterAnz. 2
  • ScherenAnz. 2

Reinigung

  • Staubsauger
  • Wischset
  • HandseifenspenderAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Teilnehmer in Gruppen passend zur Zahl der VR-Headsets ein. Bei sechs Personen und zwei Stationen braucht jede Runde beispielsweise drei Spieler und einen festen Wechsel nach der vereinbarten Spielzeit.
  • Teste jedes Headset, jeden Controller und jedes Spiel spätestens am Vortag vollständig. Prüfe dabei auch WLAN, Gaming-PCs, HDMI-Kabel und alle benötigten Konten, statt nur die Geräte einzuschalten.
  • Reserviere für Aufbau und Techniktest mindestens 90 Minuten vor dem Empfang. Markiere Spielflächen mit Bodenmatten oder Absperrband und verlege Verlängerungskabel so, dass niemand darüber stolpert.
  • Erfasse Ernährungswünsche bereits mit der Anmeldung und stelle Snacks, Teller, Besteck und Getränke außerhalb der Spielbereiche bereit. Zwei bis drei Getränke pro Person für die erste Stunde sind ein brauchbarer Startwert.
  • Drucke den Ablaufplan und die Spielregeln aus und bestimme eine betreuende Person für die erste Runde. So bekommen neue Spieler Hilfe, während der Rest der Gruppe nicht auf die nächste Erklärung warten muss.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung für einen VR-Game-Abend?
Rechne am Veranstaltungstag mit mindestens 90 Minuten für Raum, Stationen, Kabel und Technik. Plane zusätzlich 30 bis 60 Minuten am Vortag ein, um Spiele, Konten und Controller zu testen.
Wie viele VR-Headsets brauche ich für 8 Personen?
Für acht Personen reichen oft zwei bis vier Headsets, wenn du die Teilnehmer in feste Gruppen einteilst. Mit zwei Stationen spielen jeweils vier Personen gemeinsam oder nacheinander; ein ausgedruckter Wechselplan verhindert lange Wartezeiten.
Wie viel Platz braucht eine VR-Spielstation?
Plane pro aktivem Spieler eine freie Fläche von etwa 2 mal 2 Metern ein, sofern das Spiel keine größere Zone verlangt. Halte Tische, Stühle und Getränke mindestens einen Meter vom markierten Spielbereich entfernt.
Wann sollte ich die VR-Ausrüstung reservieren?
Reserviere Headsets, Controller und Gaming-PCs mindestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin. Bei mehreren Stationen oder begrenzter Verfügbarkeit solltest du die Anfrage direkt nach dem Versand der Einladungen stellen.

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