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Vorleseabend organisieren: Die praktische Checkliste

Ein gelungener Vorleseabend steht und fällt mit einem ruhigen Ablauf: Raum, Programm und Vorlesende müssen früh feststehen, während Getränke, Sitzplätze und Lesematerial kurz vor Beginn vorbereitet werden. Plane Anmeldungen und Ernährungswünsche so ein, dass du die Verpflegung passend einkaufen kannst. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Zugang, Beleuchtung, Vorleseplatz und Empfang. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum reservieren

  • Vorleseprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Vorlesende bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Texte und Bücher auswählen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Bücher bereitlegen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Leseecke einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Vorleseplatz testen

    2 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Erste Leserunde begleiten

    2 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweite Leserunde begleiten

    2 Personen

  • Pausensnacks auffüllen

    2 Personen

  • Dritte Leserunde begleiten

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum betreuen

  • Abschluss ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Bücher und Materialien einpacken

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 45
  • TischeAnz. 6
  • Lesesessel
  • BeistelltischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 10

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • WassergläserAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • GabelnAnz. 50
  • TeelöffelAnz. 50
  • ServiertablettsAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • KlemmbretterAnz. 2
  • StifteAnz. 20

Lesematerial

  • VorlesebücherAnz. 12
  • BuchständerAnz. 3
  • LesezeichenAnz. 50

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • LED-KerzenAnz. 20
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • InfotafelnAnz. 4

Beleuchtung

  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • StehlampenAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • RecyclingbehälterAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum möglichst mehrere Wochen vorher und kläre spätestens eine Woche vor dem Termin, wer Schlüssel und Zugang übernimmt. So bleibt Zeit, falls Öffnungszeiten oder Aufbauzeiten nicht passen.
  • Bestätige die Vorlesenden und das Programm spätestens 10 bis 14 Tage vorher. Drucke Programm und Namensschilder erst nach der letzten Änderung, damit keine veralteten Angaben ausliegen.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und frage Ernährungswünsche mindestens 5 Tage vor dem Vorleseabend ab. Kaufe Snacks, Kaffee und Wasser anschließend mit einer Reserve von etwa 10 Prozent ein.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Stelle Registrierungstisch, Cateringtisch, Lesesessel und Beistelltische auf und teste Vorleseplatz, Beleuchtung sowie Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste.
  • Stelle Bücher, Buchständer und Lesezeichen am Vorleseplatz bereit und halte Klemmbretter und Stifte am Empfang bereit. Getränke können kurz vor Beginn kalt gestellt beziehungsweise in Thermoskannen eingefüllt werden; so bleibt der Empfang übersichtlich.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Vorleseabend organisieren?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit der Raumreservierung und der Zusammenstellung des Programms. Einladungen sollten ungefähr 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen rechtzeitig eingehen.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für einen Vorleseabend?
Plane pro angemeldeter Person einen Stuhl und zusätzlich 2 bis 4 Ersatzplätze ein. Für die Vorlesenden ist ein Lesesessel oder ein klar abgegrenzter Vorleseplatz mit Beistelltisch sinnvoll.
Wann soll ich die Getränke und Snacks vorbereiten?
Kühle Wasser und andere Getränke etwa 2 bis 3 Stunden vorher und fülle Kaffee erst kurz vor dem Empfang in Thermoskannen. Snacks kannst du 30 bis 60 Minuten vor Beginn anrichten, damit sie frisch bleiben.
Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Leseecke, Registrierung, Catering, Dekoration und Beleuchtung. Plane zusätzlich 15 Minuten für den Techniktest und die Kontrolle von Büchern, Programm und Namensschildern ein.

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