Einen Vespergottesdienst Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Vespergottesdienst müssen liturgischer Ablauf, Musik und anschließendes Zusammensein früh zusammenpassen. Beginne mit Datum und Ort, lege danach Liturgie, Vorträge, Gebete und Verantwortliche fest. Erst wenn diese Punkte stehen, verschickst du Einladungen und planst Mahlzeit, Getränke und Raumaufbau. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen klaren Übergang vom Kirchenraum zum Empfang: Schlüssel, Technik, Sitzplätze, Liturgietisch und Verpflegung dürfen nicht erst kurz vor Beginn geprüft werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Liturgie zusammenstellen
2 Personen
- 3
Vorsprecher festlegen
- 4
Musiker festlegen
- 5
Vorträge auswählen
2 Personen
- 6
Gebete vorbereiten
2 Personen
- 7
Musikprogramm festlegen
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Mahlzeit reservieren
- 12
Gemeindesaal reservieren
- 13
Empfangsraum reservieren
- 14
Programm drucken lassen
- 15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 16
Technik testen
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 19
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 20
Standortschlüssel abholen
- 21
Kirchenraum öffnen
2 Personen
- 22
Stühle aufstellen
4 Personen
- 23
Tische aufstellen
3 Personen
- 24
Liturgietisch einrichten
2 Personen
- 25
Kanzel einrichten
- 26
Kerzen aufstellen
2 Personen
- 27
Blumengestecke platzieren
2 Personen
- 28
Programme auslegen
2 Personen
- 29
Garderobe einrichten
2 Personen
- 30
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
- 32
Buffet vorbereiten
4 Personen
- 33
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 34
Mikrofone testen
2 Personen
- 35
Musikinstrumente aufstellen
2 Personen
- 36
Vorträge bereitlegen
2 Personen
- 37
Willkommens-Team instruieren
2 Personen
Event
- 38
Gäste empfangen
4 Personen
- 39
Programme ausgeben
2 Personen
- 40
Garderobe verwalten
2 Personen
- 41
Vesper eröffnen
- 42
Eröffnungsmusik aufführen
4 Personen
- 43
Erste Lesung halten
- 44
Psalmen begleiten
4 Personen
- 45
Meditation leiten
- 46
Zweiten Vortrag halten
- 47
Ruhe begleiten
- 48
Fürbitten vorlesen
2 Personen
- 49
Kerzen anzünden
2 Personen
- 50
Schlusssegen halten
- 51
Abschlussmusik aufführen
4 Personen
- 52
Gäste zur Anmeldung leiten
3 Personen
- 53
Kaffee servieren
3 Personen
- 54
Tee servieren
2 Personen
- 55
Snacks servieren
3 Personen
- 56
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 57
Buffet auffüllen
3 Personen
- 58
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 59
Tische abräumen
3 Personen
- 60
Geschirr sammeln
3 Personen
- 61
Unkomplizierte Musik bereitstellen
4 Personen
- 62
Dankeswort sprechen
- 63
Gäste verabschieden
3 Personen
- 64
Garderobe abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 65
Kerzen löschen
2 Personen
- 66
Geräte ausschalten
2 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 68
Buffet aufräumen
3 Personen
- 69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 70
Abfall sammeln
3 Personen
- 71
Saal reinigen
3 Personen
- 72
Toiletten reinigen
2 Personen
- 73
Dekoration entfernen
2 Personen
- 74
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 75
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 76
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- KlappischeAnz. 12
- BuffetischeAnz. 4
- Registrierungstisch
- Liturgietisch
- Kanzel
- GarderobenständerAnz. 3
- HockerAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 6
- Regenschirmständer
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 90
- KaffeelöffelAnz. 100
- EsslöffelAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- SuppenkellenAnz. 12
- ServierplattenAnz. 8
Dekoration
- Weiße TischläuferAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- Gläserne WindlichterAnz. 12
- KerzenhalterAnz. 20
- StumpenkerzenAnz. 24
- LED-LichterkettenAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 90
- ProgrammständerAnz. 4
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- NotenpulteAnz. 5
- CD-Player
- Laptop
- Projektionsleinwand
- Beamer
- KabeltrommelnAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- SuppenkesselAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 4
- SpülbürstenAnz. 4
- MülleimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Liturgie, Musikprogramm und Vorträge mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Bestätige Vorsprecher und Musiker schriftlich, damit kurzfristige Ausfälle nicht den Ablauf verändern.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin ab. Reserviere die Mahlzeit erst mit der aktuellen Personenzahl und halte einige zusätzliche Portionen für Nachmeldungen zurück.
- Plane den Aufbau in zwei Phasen: Kirchenraum zuerst, Empfangsraum danach. Stelle Stühle, Kanzel und Liturgietisch mindestens 60 Minuten vor Beginn bereit und prüfe Mikrofon sowie sonstige Technik mit den tatsächlichen Mitwirkenden.
- Kühle Getränke nicht erst während des Empfangs. Stelle Wasser und andere Getränke 2 bis 3 Stunden vorher kalt und bereite Snacks so vor, dass der Empfang ohne lange Warteschlange beginnen kann.
- Drucke Programm und Namensschilder spätestens 2 Tage vorher. Am Veranstaltungstag sollten Registrierungstisch, Namensschildhalter, Garderobenständer und Regenschirmständer bereits beim Öffnen des Raums an ihrem Platz stehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Vespergottesdienst organisieren?
- Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Liturgie. Spätestens 3 Wochen vor dem Termin sollten Vorsprecher, Musiker und das Musikprogramm feststehen.
- Wann verschickt man die Einladungen für einen Vespergottesdienst?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Setze den Anmeldeschluss auf etwa 7 Tage vor dem Gottesdienst, damit Mahlzeit und Sitzplätze planbar bleiben.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Vespergottesdienst?
- Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein, wenn Kirchenraum und Empfangsraum vorbereitet werden müssen. Technik und Mikrofon sollten zusätzlich 30 Minuten vor Beginn getestet werden.
- Was muss man beim Empfang nach dem Vespergottesdienst einplanen?
- Rechne pro angemeldeter Person mit einem Sitzplatz, einem Teller, Besteck und einem Wasserglas; für Kaffee und Wein brauchst du passende Tassen beziehungsweise Gläser. Getränke sollten 2 bis 3 Stunden vorher gekühlt und Snacks vor Beginn bereitgestellt werden.
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