Eine Upcycling-Workshop Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Upcycling-Workshop entscheidet die Vorbereitung darüber, ob kreativ gearbeitet wird oder Wartezeiten entstehen. Reserviere zuerst Raum und Termin, lege anschließend das Programm fest und plane Material, Werkzeuge sowie Betreuung passend zur Teilnehmerzahl. Besonders viel Zeit kosten die Prüfung der Werkzeuge, die Einteilung der Arbeitsstationen und klare Sicherheitsanweisungen. Wenn Anmeldungen, Essenswünsche und Teilnehmerinformationen früh erfasst sind, läuft der Empfang deutlich ruhiger.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Datum reservieren
2
Workshopprogramm festlegen
2 Personen
3
Benötigtes Material inventarisieren
2 Personen
4
Betreuer und Freiwillige werben
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Teilnehmerinformationen versenden
9
Essen und Getränke einkaufen
2 Personen
10
Mehrwegmaterialien sammeln
3 Personen
11
Materialien prüfen
2 Personen
12
Werkzeug prüfen
2 Personen
13
Arbeitsbeispiele vorbereiten
2 Personen
14
Arbeitsstationen einteilen
2 Personen
15
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
16
Materialien pro Arbeitsstation verteilen
4 Personen
17
Dekoration und Beschilderung aufhängen
2 Personen
18
Kaffee- und Getränkestand einrichten
2 Personen
19
Snacks und Buffet vorbereiten
3 Personen
20
Sicherheitsanweisungen bereitlegen
21
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen

Event

22
Teilnehmende empfangen und registrieren
3 Personen
23
Programm und Hausregeln erläutern
2 Personen
24
Sicheres Arbeiten demonstrieren
2 Personen
25
Materialien und Techniken erklären
3 Personen
26
Teilnehmende an den Arbeitsstationen begleiten
5 Personen
27
Werkzeug sicher verleihen
2 Personen
28
Getränke nachfüllen
2 Personen
29
Arbeitsstationen zwischendurch aufräumen
3 Personen
30
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
31
Abfall nach Materialart sortieren
2 Personen
32
Die zweite Workshop-Runde begleiten
5 Personen
33
Endergebnisse ausstellen
3 Personen
34
Teilnehmer aufräumen lassen
4 Personen
35
Die Ergebnisse fotografieren

Nachbereitung

36
Werkzeug entgegennehmen und zählen
2 Personen
37
Übrig gebliebenes Material sortieren
3 Personen
38
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
39
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
40
Müll entsorgen
2 Personen
41
Raum reinigen
3 Personen
42
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
43
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

ArbeitstischeAnz. 8
StühleAnz. 45
Buffet-TischAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

AkkuschrauberAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
HeißklebepistolenAnz. 4
Heißklebepistolen-MattenAnz. 4

Werkzeug

HämmerAnz. 6
SchraubendrehersetsAnz. 6
ZangenAnz. 6
HandsägenAnz. 4
ScherenAnz. 12
MessbänderAnz. 6

Workshopmaterial

SchleifpapierAnz. 40
PinselAnz. 20
FarbschalenAnz. 10
AcrylfarbsetsAnz. 10
Textilreste
Holzreste
GlasgefäßeAnz. 40
KartonplattenAnz. 30
RestfliesenAnz. 30

Sicherheit

SchutzbrillenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 25
StaubmaskenAnz. 30
Erste-Hilfe-Set

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 50
Mehrweg-TellerAnz. 50
Wiederverwendbares BesteckAnz. 50
KaffeetassenAnz. 40

Küche

WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 8

Dekoration

KreidetafelnAnz. 6
TischdeckenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane pro Arbeitsstation ein konkretes Arbeitsbeispiel ein und verteile Material, Werkzeug und Schutzmittel vor Beginn. So müssen Teilnehmende nicht erst nach Scheren, Zangen oder Schleifpapier suchen.
Prüfe Akkuschrauber, Heißklebepistolen, Verlängerungskabel und Handsägen spätestens am Vortag. Lade Akkus auf und lege für Heißklebepistolen hitzefeste Matten bereit.
Teile die Stationen nach Technik und Material ein, etwa für Holzreste, Textilreste, Glasgefäße oder Restfliesen. Eine Betreuungsperson pro Station verhindert lange Erklärungen am Empfang.
Schicke Programm, Hausregeln und praktische Hinweise spätestens 3 Tage vor dem Termin. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab, damit Snacks und Getränke nicht erst während des Workshops organisiert werden müssen.
Richte Empfang, Kaffee- und Getränkestand sowie Buffet vor dem Einlass ein. Halte Schutzbrillen, Arbeitshandschuhe, Staubmasken und das Erste-Hilfe-Set sichtbar und erreichbar bereit.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung einer Upcycling-Workshop?: Plane mindestens 2 bis 3 Wochen für Raum, Programm, Betreuung und Anmeldungen ein. Die Material- und Werkzeugprüfung sollte spätestens 1 Tag vorher abgeschlossen sein.
Wie viele Betreuer braucht man für eine Upcycling-Workshop?: Rechne mit mindestens 1 Betreuungsperson pro Arbeitsstation. Bei vier Stationen solltest du also 4 Personen einplanen, zusätzlich zu einer Person für Empfang und Registrierung.
Wann sollte man die Einladungen für eine Upcycling-Workshop verschicken?: Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Anmeldungen und Ernährungswünsche mit einer Frist von etwa 7 Tagen vor der Workshop.
Wie bereitet man die Arbeitsstationen für eine Upcycling-Workshop vor?: Richte jede Station mindestens 60 Minuten vor Beginn ein und verteile Material, Werkzeuge und Schutzmittel auf den Tischen. Lege außerdem je Station ein fertiges Arbeitsbeispiel und die passenden Sicherheitsanweisungen bereit.

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