Technikcamp organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Technikcamp braucht mehr Vorbereitung als ein normaler Workshop: Neben Programm und Betreuung müssen Geräte, Software, Stromversorgung und Sicherheitsabläufe gleichzeitig funktionieren. Plane zuerst Räume, Themen, Budget und Teilnehmerzahl, danach Anmeldungen, Gruppen und Einverständniserklärungen. In der letzten Woche testest du jedes Technikset und bereitest die Materialien pro Workshop vor. Diese Checkliste hilft dir, die 67 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Räume reservieren
Workshop-Themen auswählen
3 Personen
Lehrkräfte und Begleitpersonen festlegen
2 Personen
Budget und Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
Teilnehmergruppen einteilen
2 Personen
Workshopanweisungen ausarbeiten
4 Personen
Arbeitsblätter und Badges erstellen
2 Personen
Techniksets zusammenstellen
4 Personen
Laptops und Tablets aufladen
2 Personen
Software und Konten testen
2 Personen
Präsentationen und Videos testen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
Materialien pro Workshop bereitlegen
4 Personen
Erste-Hilfe- und Sicherheitsmaterial prüfen
2 Personen
Lageplan und Laufwege aufhängen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Arbeitsstationen einrichten
5 Personen
Techniksets pro Tisch verteilen
4 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Ton und Präsentation anschließen
2 Personen
Sicherheitsanweisungen bereitlegen

Event

Teilnehmer registrieren
3 Personen
Ausweise und Gruppeneinteilung verteilen
3 Personen
Campleitregeln und Sicherheit erklären
2 Personen
Programm und Workshops präsentieren
2 Personen
Programmierworkshop betreuen
3 Personen
Elektronik-Workshop begleiten
3 Personen
Robotik-Workshop betreuen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Arbeitsstationen sicher prüfen
2 Personen
Pausensnack servieren
3 Personen
Techniksets wechseln
4 Personen
Workshop zur Spieleentwicklung begleiten
3 Personen
3D-Design-Workshop betreuen
3 Personen
Workshop Nachhaltigkeit begleiten
3 Personen
Fotos mit Einwilligung machen
Hände waschen und Abendessen servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten separat ausgeben
2 Personen
Buffet und Getränke auffüllen
3 Personen
Geschirr und Abfall einsammeln
3 Personen
Abendchallenge erklären
2 Personen
Abendchallenge begleiten
5 Personen
Teilnehmende präsentieren ihre Prototypen
3 Personen
Getränke und Abend-Snacks servieren
3 Personen
Preise und Zertifikate überreichen
2 Personen
Teilnehmer sicher abreisen lassen
4 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Technikgeräte ausschalten
3 Personen
Techniksets vervollständigen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr spülen und wegräumen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
3 Personen
Geräte aufladen und lagern
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Teilnehmerfotos sicher archivieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 55
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

LaptopsAnz. 24
TabletsAnz. 12
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
USB-KabelAnz. 30
HDMI-KabelAnz. 3
LadestationenAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
Arduino-SetsAnz. 12
Robotik-SetsAnz. 8
Microcontroller-SetsAnz. 12
Lötfreie BreadboardsAnz. 12
3D-StifteAnz. 8
VR-BrillenAnz. 4
WebcamsAnz. 4
ComputermäuseAnz. 24
KopfhörerAnz. 24

Küche

KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6

Geschirr

TellerAnz. 60
SchälchenAnz. 60
GläserAnz. 60
TassenAnz. 50
BestecksetsAnz. 60

Sportmaterial

BauunterlagenAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 18
MessbänderAnz. 8
StoppuhrenAnz. 6
KegelAnz. 20

Dekoration

NamensaufkleberAnz. 60
BadgehalterAnz. 60
WegweiserAnz. 10
ArbeitsstationskartenAnz. 12
ZertifikateAnz. 50

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Reinigung

HandfegerAnz. 4
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
PutzlappenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Workshop-Themen mindestens 6 Wochen vorher fest. Plane pro Workshop ein klares Zeitfenster und ordne die Teilnehmenden erst danach den Gruppen und Arbeitsstationen zu.
Fordere Einverständniserklärungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte spätestens 10 Tage vor dem Camp an. Prüfe die Liste anschließend auf fehlende Angaben, statt offene Rückfragen bis zum Veranstaltungstag mitzunehmen.
Teste Laptops, Tablets, Softwarekonten, Präsentationen und Videos mindestens 7 Tage vorher gemeinsam mit den verwendeten Kabeln. Lade alle Geräte am Vortag vollständig und stelle Ladestationen sowie Powerbanks bereit.
Packe für jeden Workshop ein eigenes Technikset mit den benötigten Arduino-, Robotik- oder Microcontroller-Komponenten. Lege Arbeitsblätter, Badges und Verbrauchsmaterial spätestens am Vorabend an den jeweiligen Tisch.
Plane die Raumvorbereitung mit mindestens 90 Minuten Puffer vor Beginn. Stelle Tische, Stühle, Arbeitsstationen und Techniksets auf, hänge Lageplan und Laufwege aus und prüfe Erste-Hilfe- sowie Sicherheitsmaterial vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Technikcamp organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Räumen, Programm, Betreuung, Budget und Teilnehmerlimit. Die Einladungen sollten mindestens 4 Wochen vor dem Camp verschickt werden.
Wann sollten Einverständniserklärungen für ein Technikcamp vorliegen?: Setze eine Frist 10 bis 14 Tage vor Beginn. So bleiben dir mehrere Werktage, um fehlende Unterschriften und Notfallkontakte nachzufassen.
Wie viele Techniksets braucht man pro Technikcamp?: Plane mindestens ein vollständiges Set pro Arbeitsstation oder Tischgruppe. Lege zusätzlich 10 Prozent Ersatzkabel und Kleinteile bereit, damit ein fehlendes USB- oder HDMI-Kabel den Workshop nicht stoppt.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Technikcamps?: Rechne bei mehreren Workshopräumen mit mindestens 90 Minuten für Möbel, Arbeitsstationen, Geräte, Kabel und Beschilderung. Für einen Funktionstest aller Geräte solltest du zusätzlich 30 Minuten einplanen.

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