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Tanzworkshop organisieren: die praktische Checkliste

Bei einem Tanzworkshop müssen Anmeldung, Raum, Musik und Betreuung eng zusammenspielen. Kläre zuerst Tanzstil, Programm, Tanzlehrkraft und geeigneten Boden, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Technik und Verpflegung. Am Veranstaltungstag brauchst du einen freien Tanzbereich, getestete Lautsprecher, Mikrofon und einen gut sichtbaren Empfangstisch.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Tanzstil und Programm festlegen

    2 Personen

  • Tanzraum reservieren

  • Tanzlehrer bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Programm und Route versenden

  • Musik und Playlist vorbereiten

    2 Personen

  • Raum und Boden prüfen

    2 Personen

  • Bedarf erfassen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Lagerfähiges Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Kühlprodukte kühlen

  • Teilnehmerarmbänder sortieren

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Telefonnummern für Notfallkontakte bereitlegen

Event

  • Möbel bereitstellen

    3 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    2 Personen

  • Tanzmatten auslegen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Getränke und Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Workshop und Sicherheitsregeln erklären

    2 Personen

  • Tanzworkshop betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Tanzfläche sichern

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Buffet und Abendessen bereitstellen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr und Tische abräumen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Getränke während des Abendprogramms nachfüllen

    2 Personen

  • Verabschiedung von den Teilnehmern

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Tanzfläche reinigen

    2 Personen

  • Ausrüstung und Materialien einpacken

    3 Personen

  • Raum abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

  • Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappstühleAnz. 24
  • KlappischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Sportmaterial

  • TanzmattenAnz. 24
  • WiderstandsbänderAnz. 24
  • HandtücherAnz. 30

Ausstattung

  • Kabellose LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • Laptop
  • MusikadapterAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 30
  • Mehrweg-TellerAnz. 30
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 30
  • KaffeetassenAnz. 24

Küche

  • Kaffeemaschine
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4

Dekoration

  • NamensaufkleberAnz. 30
  • StifteAnz. 6
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 6

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Reinigung

  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • HanddesinfektionsmittelAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Anmeldung mit festen Fristen: Verschicke die Einladungen frühzeitig und bestätige die Teilnahme spätestens einige Tage vor dem Workshop. So kannst du Ernährungswünsche, Namensaufkleber und Teilnehmerarmbänder rechtzeitig vorbereiten.
  • Prüfe den Tanzraum nicht nur nach der Größe, sondern auch nach dem Boden. Lege Tanzmatten erst aus, nachdem die Tanzfläche vollständig freigeräumt ist, und halte Besen, Kehrblech und Wischsets für verschüttete Getränke bereit.
  • Teste Laptop, Musikadapter, kabellose Lautsprecher und Mikrofon mindestens 60 Minuten vor Beginn gemeinsam mit der Tanzlehrkraft. Lege Verlängerungskabel bereit und speichere die Playlist zusätzlich offline.
  • Kühle Kühlprodukte und Getränke vor dem Empfang und stelle Wasser in Wasserkannen sowie wiederverwendbare Trinkgläser bereit. Für Kaffee sind Kaffeemaschine und Thermoskannen sinnvoll, damit nicht alle gleichzeitig an einem Gerät warten.
  • Richte den Empfangstisch vor dem Einlass ein: Teilnehmerliste, Stifte, Namensaufkleber, Willkommensschild und Wegweiser gehören an einen festen Platz. Lege außerdem Erste-Hilfe-Material und Notfallnummern so bereit, dass sie innerhalb von 1 Minute erreichbar sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tanzworkshop organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Tanzstil, Programm, Raum und Tanzlehrkraft festlegen, Einladungen verschicken und Anmeldungen bearbeiten.
Wann sollte die Teilnehmerliste für den Tanzworkshop fertig sein?
Schließe die Anmeldungen etwa 3 bis 5 Tage vor dem Termin ab. Drucke danach die Teilnehmerliste aus und bereite Namensaufkleber, Teilnehmerarmbänder sowie die erfassten Ernährungswünsche vor.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Tanzworkshops?
Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Tanzfläche, Matten, Empfangstisch und Technik ein. Der Musik- und Mikrofontest sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
Was muss man bei einem Tanzworkshop an Verpflegung einplanen?
Stelle Wasser, Getränke und kleine Snacks bereit und berücksichtige die gemeldeten Ernährungswünsche. Kühlprodukte sollten einige Stunden vorher gekühlt werden; Kaffee und Thermoskannen können kurz vor dem Empfang vorbereitet werden.

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