Dansworkshop organiseren: checklist van plan tot ontvangst
Een dansworkshop organiseren vraagt meer dan alleen een docent en muziek regelen. Leg eerst de dansstijl, het programma en de ruimte vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en praktische voorbereiding. Controleer de vloer, geluidsapparatuur en dansmatten voordat deelnemers binnenkomen. Vergeet ook de minder opvallende zaken niet: dieetwensen, noodcontacten, polsbandjes, route-informatie en een ontvangsttafel met naamstickers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Dansstijl en programma vastleggen
2 personen
Dansruimte reserveren
Dansdocent bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Deelnemerslijst afdrukken
Programma en route versturen
Muziek en afspeellijst voorbereiden
2 personen
Ruimte en vloer controleren
2 personen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Koelproducten koelen
Deelnemers polsbandjes sorteren
EHBO-materiaal controleren
Telefoonnummers noodcontacten klaarleggen
Event
Meubilair klaarzetten
3 personen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
Dansmatten uitleggen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Dranken en snacks klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Workshop en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Dansworkshop begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Dansvloer veilig houden
Groepsfoto maken
2 personen
Buffet en avondeten klaarzetten
3 personen
Avondeten serveren
3 personen
Servies en tafels afruimen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen tijdens avondprogramma
2 personen
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Dansvloer schoonmaken
2 personen
Apparatuur en materialen inpakken
3 personen
Ruimte afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto's met deelnemers delen
Verloren voorwerpen terugbezorgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klapstoelenaantal 24
- Klaptafelsaantal 4
- Kapstokrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Sportmateriaal
- Dansmattenaantal 24
- Weerstandsbandenaantal 24
- Handdoekenaantal 30
Apparatuur
- Draadloze speakersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Laptop
- Muziekadapteraantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 30
- Herbruikbare bordenaantal 30
- Herbruikbaar bestekaantal 30
- Koffiekopjesaantal 24
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Thermoskannenaantal 3
- Koelboxenaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 4
- Waterkannenaantal 4
Decoratie
- Naamstickersaantal 30
- Stiftenaantal 6
- Welkomstbord
- Pijlbordjesaantal 6
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 6
Schoonmaak
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handdesinfectieaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de ruimtecontrole niet pas op de dag zelf. Controleer vooraf of de dansvloer vrij genoeg is voor de groepsgrootte en of dansmatten, tafels en stoelen logisch kunnen worden geplaatst.
- Test muziek, laptop, adapter, draadloze speakers en microfoon samen. Neem verlengsnoeren en stekkerdozen mee; een ontbrekende aansluiting kan de ontvangst en uitleg direct vertragen.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de workshop. Druk de deelnemerslijst af en sorteer polsbandjes en naamstickers vóór de opbouw, zodat de ontvangst niet ophoudt bij één lange tafel.
- Koel dranken en andere koelproducten op tijd en zet houdbare catering apart klaar. Reken bij een workshop met een pauze op waterkannen, herbruikbare drinkglazen en serveerschalen die snel bereikbaar zijn.
- Leg EHBO-materiaal en telefoonnummers van noodcontacten op een vaste plek, niet in een afgesloten tas tussen de voorraad. Zet ook afvalbakken, handdoeken en een bezem en blik klaar voor kleine incidenten en snelle opruiming.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dansworkshop organiseren?
- Leg dansstijl, programma, dansruimte en docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen minimaal 3 weken voor de workshop, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
- Wat moet ik een week voor een dansworkshop regelen?
- Bevestig de deelnemers, verstuur programma en route en controleer de volledige materialenlijst 7 dagen vooraf. Plan boodschappen, catering en het testen van muziek en microfoon uiterlijk 2 dagen voor de workshop.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een dansworkshop?
- Reserveer minimaal 90 minuten voor meubilair, dansmatten, ontvangsttafel, geluidsapparatuur en catering. Plan daarna nog 15 minuten voor een volledige muziek- en microfoontest.
- Wat zet ik klaar bij de ontvangst van een dansworkshop?
- Zet een ontvangsttafel klaar met deelnemerslijst, naamstickers, stiften, polsbandjes en het welkomstbord. Houd daarnaast routepijlen, water en een aanspreekpunt gereed vanaf 30 minuten voor de start.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!