Eine Tandemfahrt Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Tandemfahrt entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du musst Tandems passend einteilen, Start und Ziel koordinieren und den Teilnehmenden rechtzeitig klare Sicherheitsinformationen geben. Beginne deshalb mit Route, Distanz und Reservierungen, bevor du Einladungen verschickst. Plane außerdem eine abgefahrene Alternativroute, feste Ruhepunkte und einen Notfallablauf ein – gerade dort entstehen am Veranstaltungstag die meisten Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Distanz festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort reservieren
3
Tandems reservieren
4
Einladungen verschicken
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
8
Teilnehmerliste zusammenstellen
9
Tandempaare einteilen
2 Personen
10
Notfallkontakte sammeln
11
Route vorab abfahren
2 Personen
12
Alternative Route festlegen
2 Personen
13
Ruhepunkte überprüfen
2 Personen
14
Streckenkarten vorbereiten
2 Personen
15
Wegweiser erstellen
2 Personen
16
Teilnehmerinformationen versenden
17
Fahrradmaterial überprüfen
3 Personen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Kühlboxen füllen
2 Personen
20
Routenkarten sortieren
21
Teilnehmerpakete zusammenstellen
2 Personen

Event

22
Tandems bereitstellen
3 Personen
23
Startort reinigen
2 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
25
Partyzelte aufbauen
4 Personen
26
Dekoration aufhängen
2 Personen
27
Beleuchtung installieren
2 Personen
28
Wegweiser aufstellen
3 Personen
29
Getränke kalt stellen
2 Personen
30
Snacks vorbereiten
3 Personen
31
Buffet vorbereiten
3 Personen
32
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
33
Tandems und Helme verteilen
3 Personen
34
Teilnehmer registrieren
2 Personen
35
Fahrradunterweisung geben
2 Personen
36
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
37
Gruppenfoto machen
38
Tour begleiten
4 Personen
39
Rastpunkt bevorraten
2 Personen
40
Teilnehmende im Ziel empfangen
3 Personen
41
Getränke nachfüllen
2 Personen
42
Buffet servieren
3 Personen
43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
44
Fahrräder entgegennehmen
3 Personen
45
Letzte Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

46
Abfall sammeln
3 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
49
Partyzelte abbauen
4 Personen
50
Location reinigen
3 Personen
51
Wegweiser entfernen
3 Personen
52
Fahrradausrüstung reinigen
3 Personen
53
Gemietete Tandems zurückgeben
2 Personen
54
Verbleibende Materialien verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

TandemsAnz. 16
FahrradhelmeAnz. 32
WarnwestenAnz. 32
FahrradschlösserAnz. 16
Fahrrad-BeleuchtungssetsAnz. 32
FahrradreparatursetsAnz. 3
FahrradpumpenAnz. 3
ErsatzschläucheAnz. 12
ReifenheberAnz. 6
MultitoolsAnz. 4
FahrradständerAnz. 8
StreckenkaartenhalterAnz. 16

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 6
StühleAnz. 35
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServiertablettsAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

Tragbarer Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

Startbanner
TischdeckenAnz. 6
WegweiserAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WasserkannenAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
SchwammtücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Route, Distanz sowie Start- und Zielort fest. Fahre die Strecke vorab ab und prüfe dabei Steigungen, Pausenstellen und die Beschilderung; eine alternative Route sollte bereits vor dem Veranstaltungstag feststehen.
Reserviere die Tandems früh und teile die Paare nicht erst am Start ein. Nutze die Anmeldungen, Ernährungswünsche und vorhandene Erfahrung, damit jedes Paar vor der Abfahrt weiß, mit welchem Tandem es fährt.
Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher. Nenne darin Startzeit, Treffpunkt, Streckenlänge, Teilnahmebedingungen, benötigte Ausrüstung und eine Telefonnummer für Notfälle.
Rechne am Start mindestens 30 Minuten für Ausgabe, Helmkontrolle und eine kurze Einweisung ein. Lege Fahrradschlösser, Warnwesten, Beleuchtung, Reparatursets und Ersatzschläuche so bereit, dass sie ohne Suchen erreichbar sind.
Bereite Karten, Wegweiser und Teilnehmerpakete am Vorabend vor und kontrolliere die Verpflegung am selben Tag. Kühlboxen, Becher und Pausenmaterial sollten je Ruhepunkt sortiert sein, statt erst unterwegs zusammengesucht zu werden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich eine Tandemfahrt organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Start- und Zielort sowie der Reservierung der Tandems. Einladungen sollten mindestens 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Paare und Ernährungswünsche rechtzeitig feststehen.
Wie viel Zeit sollte man für den Start einer Tandemfahrt einplanen?: Plane für Ausgabe, Anpassung und Einweisung mindestens 30 Minuten ein. Bei mehr als 20 Teilnehmenden sind 45 bis 60 Minuten realistischer, besonders wenn Tandempaare erst vor Ort geklärt werden.
Wie viele Ruhepunkte braucht eine Tandemfahrt?: Bei einer Strecke von 30 bis 40 Kilometern solltest du mindestens 2 feste Ruhepunkte einplanen, etwa nach jeweils 10 bis 15 Kilometern. Prüfe jeden Punkt vorab auf Platz, Erreichbarkeit und eine Möglichkeit für Wasser und Verpflegung.
Was muss ich bei einer Tandemfahrt für Pannen vorbereiten?: Halte pro Gruppe mindestens ein Fahrradreparaturset, eine Pumpe und zwei Ersatzschläuche bereit; bei längeren Strecken zusätzlich Reifenheber und Multitools. Sammle Notfallkontakte spätestens 7 Tage vorher und lege fest, wer bei einer Panne oder Verletzung Unterstützung organisiert.

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