Zo organiseer je een tandemtocht
Een tandemtocht organiseren begint niet bij de lunch of de uitnodiging, maar bij de route, de afstand en het aantal beschikbare tandems. Leg daarna start en finish vast, verzamel aanmeldingen en deel deelnemers zorgvuldig in duo’s in. Fiets de route vooraf en controleer rustpunten, materiaal en een alternatieve route. Op de dag zelf draait alles om een overzichtelijke start, duidelijke routekaarten en een korte veiligheidsuitleg.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en afstand bepalen
2 personen
- 2
Start- en finishlocatie reserveren
- 3
Tandems reserveren
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
- 8
Deelnemerslijst samenstellen
- 9
Tandemkoppels indelen
2 personen
- 10
Noodcontacten verzamelen
- 11
Route vooraf fietsen
2 personen
- 12
Alternatieve route vastleggen
2 personen
- 13
Rustpunten controleren
2 personen
- 14
Routekaarten voorbereiden
2 personen
- 15
Routeborden maken
2 personen
- 16
Deelnemersinformatie versturen
- 17
Fietsmateriaal controleren
3 personen
- 18
Boodschappen doen
2 personen
- 19
Koelboxen vullen
2 personen
- 20
Routekaarten sorteren
- 21
Deelnemerspakketjes samenstellen
2 personen
Event
- 22
Tandems klaarzetten
3 personen
- 23
Startlocatie schoonmaken
2 personen
- 24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 25
Partytenten opbouwen
4 personen
- 26
Versiering ophangen
2 personen
- 27
Verlichting installeren
2 personen
- 28
Routeborden plaatsen
3 personen
- 29
Dranken koud zetten
2 personen
- 30
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 31
Buffet voorbereiden
3 personen
- 32
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
- 33
Tandems en helmen uitdelen
3 personen
- 34
Deelnemers registreren
2 personen
- 35
Fietsinstructie geven
2 personen
- 36
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
- 37
Groepsfoto maken
- 38
Tocht begeleiden
4 personen
- 39
Rustpunt bevoorraden
2 personen
- 40
Deelnemers bij finish ontvangen
3 personen
- 41
Dranken bijvullen
2 personen
- 42
Buffet serveren
3 personen
- 43
Koffie en thee serveren
2 personen
- 44
Fietsen innemen
3 personen
- 45
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 46
Afval verzamelen
3 personen
- 47
Servies afwassen
3 personen
- 48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 49
Partytenten afbreken
4 personen
- 50
Locatie schoonmaken
3 personen
- 51
Routeborden verwijderen
3 personen
- 52
Fietsmateriaal schoonmaken
3 personen
- 53
Gehuurde tandems retourneren
2 personen
- 54
Resterende materialen opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Tandemsaantal 16
- Fietshelmenaantal 32
- Reflecterende hesjesaantal 32
- Fietsslotenaantal 16
- Fietsverlichtingssetsaantal 32
- Fietsreparatiesetsaantal 3
- Fietspompenaantal 3
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Bandenlichtersaantal 6
- Multitoolsaantal 4
- Fietsstallingrekkenaantal 8
- Routekaarthoudersaantal 16
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 35
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 40
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Serveerbladenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Startbanner
- Tafelkledenaantal 6
- Routebordenaantal 20
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Waterkannenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Sponsdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bepaal eerst de route en afstand en fiets het traject vooraf. Noteer per rustpunt de bereikbaarheid, toiletten en plekken waar je met alle tandems kunt stoppen; leg ook een alternatieve route vast.
- Reserveer tandems zodra je een realistische deelnemersinschatting hebt. Plan daarnaast helmen, hesjes, sloten en verlichting per tandem, plus minstens één reparatieset en fietspomp voor de groep.
- Verzamel bij de aanmelding niet alleen namen, maar ook fietservaring, dieetwensen en een noodcontact. Deel de tandemkoppels pas in nadat de inschrijvingen sluiten, zodat lengte, tempo en ervaring beter op elkaar aansluiten.
- Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet daarin de starttijd, routeafstand, verwachte duur, kledingadvies, contactnummer, rustpunten en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Leg op de startlocatie routekaarten, routeborden en deelnemerspakketjes klaar voordat de eerste deelnemers arriveren. Zet tandems, tafels, stoelen en partytenten zo neer dat uitgifte, uitleg en vertrek niet door elkaar lopen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang moet een tandemtocht zijn?
- Kies voor een eerste tocht een route van ongeveer 25 tot 40 kilometer. Reken bij een recreatief tempo op 3 tot 5 uur inclusief twee rustmomenten; test de route vooraf met een tandem.
- Hoeveel tandems heb ik nodig voor een tandemtocht?
- Reserveer één tandem per ingedeeld duo en houd 1 reservefiets aan als dat mogelijk is. Bij 24 deelnemers heb je dus 12 tandems nodig, plus bij voorkeur één reserve-exemplaar.
- Wanneer moet ik deelnemers voor een tandemtocht indelen?
- Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 tot 14 dagen voor de tocht en deel daarna de tandemkoppels in. Zo heb je nog tijd om wijzigingen, dieetwensen, noodcontacten en ontbrekende gegevens te controleren.
- Wanneer moet ik de route van een tandemtocht controleren?
- Fiets de route 1 tot 2 weken vooraf en controleer kritieke punten opnieuw in de laatste 2 dagen. Kijk vooral naar wegwerkzaamheden, rustpunten, bewegwijzering en de bereikbaarheid van de start en finish.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!