Ein Straßenfest Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Straßenfest beginnt die Planung nicht mit Essen und Dekoration, sondern mit Straße, Termin und Genehmigungen. Kläre zuerst, ob eine Sperrung nötig ist, informiere die Anwohner und lege Programm sowie Helferplan fest. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Reservierung von Zelten, Tischen, Stühlen, Grill und Musikanlage. In den letzten Tagen werden Gästeliste, Ernährungswünsche, Einkauf, Kühlung und vorbereitbare Speisen verbindlich organisiert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Straßenstandort prüfen
2 Personen
3
Genehmigung oder Meldung regeln
4
Straßensperrung beantragen
5
Anwohner informieren
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Grill reservieren
11
Partyzelte reservieren
12
Zusätzliche Tische und Stühle reservieren
13
Musikanlage reservieren
14
Wettervorhersage verfolgen
15
Endgültige Gästeliste erstellen
16
Endgültige Diätliste erstellen
17
Programm an Freiwillige senden
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Dekoration sortieren
2 Personen
20
Spiele kontrollieren
2 Personen
21
Tonprogramm zusammenstellen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Gemüse waschen
2 Personen
25
Salate vorbereiten
3 Personen
26
Saucen vorbereiten
2 Personen
27
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
28
Wiederaufladbare Lampen aufladen
29
Wetterplan mit dem Team teilen
30
Straße freimachen
4 Personen
31
Materialien erhalten
3 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
34
Grill sicher aufstellen
2 Personen
35
Buffettische einrichten
3 Personen
36
Bar einrichten
3 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Lichterketten aufhängen
2 Personen
39
Musikanlage anschließen
2 Personen
40
Musik testen
2 Personen
41
Spielmaterial bereitstellen
2 Personen
42
Essen portionieren
3 Personen
43
Vegetarisches Essen kennzeichnen
44
Allergeninformationen bereitlegen
45
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
46
Abfallstationen einrichten
2 Personen
47
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
48
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
49
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

50
Gäste empfangen
3 Personen
51
Willkommensgetränke ausschenken
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Kinderspiele betreuen
3 Personen
54
Musik organisieren
55
Snacks servieren
2 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Buffet auf Temperatur halten
2 Personen
58
Grill anzünden
2 Personen
59
Barbecuegerichte zubereiten
3 Personen
60
Grillgerichte servieren
3 Personen
61
Vegetarische Gerichte zubereiten
62
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
63
Geschirr sammeln
2 Personen
64
Mülleimer leeren
2 Personen
65
Licht prüfen
66
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen
67
Gäste über die Endzeit informieren
68
Musik beenden
69
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

70
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
71
Grill abkühlen lassen
2 Personen
72
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Tonanlage abbauen
2 Personen
75
Beleuchtung abbauen
2 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Abfall sammeln
3 Personen
78
Straße kehren
3 Personen
79
Abfall entsorgen
2 Personen
80
Materialien zurückbringen
2 Personen
81
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
82
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
83
Kühlboxen reinigen
2 Personen
84
Vorräte einlagern
2 Personen
85
Vermisste Gegenstände erfassen
86
Kaution und Materialien abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
BiertischeAnz. 4
StühleAnz. 70
BarhockerAnz. 6
BuffetischeAnz. 3
Umkleidewandschirm

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 30
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
WeingläserAnz. 40
KaffeetassenAnz. 40
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ScherenAnz. 3

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
MenükartenAnz. 4
KreideAnz. 12
PflanzkübelAnz. 6

Ausstattung

GrillfestAnz. 2
GasflaschenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Party-LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
AluminiumschalenAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20
OfenhandschuheAnz. 4
FleischzangenAnz. 4
FleischthermometerAnz. 2
BrotmesserAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 3
BlecheimerAnz. 4
WischmopsAnz. 3
HandwaschbeckenAnz. 2
Wiederverwendbare PutztücherAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
Wiederaufladbare LampenAnz. 8

Sportmaterial

FußbälleAnz. 2
Kubb-Spiel
FrisbeesAnz. 4
SpringseileAnz. 4
Ringwurf-Set

Catering

Einkäufe

Tipps

Kümmere dich mindestens 8 bis 12 Wochen vorher um Standort, Meldung oder Genehmigung und die mögliche Straßensperrung. Ohne diese Klärung kann der gesamte Termin kurzfristig scheitern.
Informiere Anwohner spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Fest schriftlich über Datum, Uhrzeit, Sperrung und Ansprechpartner. So erreichst du auch Haushalte, die nicht eingeladen sind, aber Zufahrten oder Parkplätze brauchen.
Plane Helfer nicht nur für Aufbau und Ausschank ein, sondern auch für Einlass, Grill, Buffet, Musik und Abbau. Teile die Schichten spätestens eine Woche vorher mit und rechne pro Aufgabe mit mindestens zwei Personen.
Erfasse bei den Anmeldungen neben der Personenzahl auch Allergien und Ernährungswünsche. Erstelle daraus spätestens 3 Tage vorher eine endgültige Liste, damit Salate, Gemüse, Geschirr und Menükarten passend vorbereitet werden können.
Prüfe die Wettervorhersage 3 bis 5 Tage vorher und lege fest, wann Partyzelte, Kühlboxen, Tische und Lautsprecher aufgestellt werden. Getränke sollten am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn gekühlt werden; Salate und gewaschenes Gemüse bereitest du möglichst am Vortag vor.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Straßenfest anmelden?: Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit der Prüfung beim zuständigen Amt. Für eine Straßensperrung oder besondere Auflagen kann die Bearbeitung mehrere Wochen dauern, deshalb solltest du nicht bis zur Einladungsphase warten.
Wann sollte man die Anwohner über ein Straßenfest informieren?: Eine erste Information gehört etwa 3 bis 4 Wochen vorher in die Briefkästen. Nenne Datum, geplante Sperrzeiten und eine Kontaktperson; bei Änderungen solltest du spätestens 3 Tage vorher nochmals informieren.
Wie viele Helfer braucht man für ein Straßenfest?: Für ein kleines Straßenfest solltest du mindestens 6 bis 10 Helfer einplanen: zwei für Aufbau und Abbau, zwei für Grill und Buffet, zwei für Getränke sowie weitere Personen für Musik, Programm und Wechselpausen. Teile die Aufgaben in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein.
Was muss man am Tag vor dem Straßenfest vorbereiten?: Am Vortag kannst du Gemüse waschen, Salate vorbereiten, Dekoration sortieren, Spiele kontrollieren und Getränke vorkühlen. Erstelle außerdem die endgültige Gäste- und Diätliste und prüfe, ob Zelte, Tische, Stühle, Grill, Gasflaschen und Musikanlage vollständig bereitstehen.

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