Hoe organiseer je een straatfeest van begin tot eind
Een straatfeest organiseren begint niet met boodschappen doen, maar met de straat, datum en toestemming. Leg daarna het programma vast, informeer alle bewoners en verzamel aanmeldingen en dieetwensen. Reserveer op tijd de barbecue, partytenten, tafels, stoelen en muziekapparatuur. In de laatste week draait alles om bevestigen: vrijwilligers indelen, het weer volgen, boodschappen controleren en de voorbereiding van eten en drank plannen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Straatlocatie controleren
2 personen
- 3
Vergunning of melding regelen
- 4
Straatafsluiting aanvragen
- 5
Buurtbewoners informeren
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 10
Barbecue reserveren
- 11
Partytenten reserveren
- 12
Extra tafels en stoelen reserveren
- 13
Muziekapparatuur reserveren
- 14
Weersverwachting volgen
- 15
Definitieve gastenlijst maken
- 16
Definitieve dieetlijst maken
- 17
Programma aan vrijwilligers sturen
- 18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 19
Decoratie sorteren
2 personen
- 20
Spellen controleren
2 personen
- 21
Geluidsprogramma samenstellen
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Groenten wassen
2 personen
- 25
Salades voorbereiden
3 personen
- 26
Sauzen klaarmaken
2 personen
- 27
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 28
Oplaadbare lampen laden
- 29
Weersplan met team delen
- 30
Straat vrijmaken
4 personen
- 31
Materialen ontvangen
3 personen
- 32
Partytenten opbouwen
4 personen
- 33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 34
Barbecue veilig plaatsen
2 personen
- 35
Buffettafels inrichten
3 personen
- 36
Bar inrichten
3 personen
- 37
Versiering ophangen
3 personen
- 38
Lichtkettingen ophangen
2 personen
- 39
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 40
Muziek testen
2 personen
- 41
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
- 42
Eten portioneren
3 personen
- 43
Vegetarisch eten markeren
- 44
Allergeneninformatie klaarleggen
- 45
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 46
Afvalpunten inrichten
2 personen
- 47
Welkomsttafel inrichten
2 personen
- 48
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
- 49
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
- 50
Gasten ontvangen
3 personen
- 51
Welkomstdrankjes schenken
2 personen
- 52
Koffie en thee serveren
2 personen
- 53
Kinderspellen begeleiden
3 personen
- 54
Muziek verzorgen
- 55
Hapjes serveren
2 personen
- 56
Dranken bijvullen
2 personen
- 57
Buffet op temperatuur houden
2 personen
- 58
Barbecue aansteken
2 personen
- 59
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
- 60
Barbecuegerechten serveren
3 personen
- 61
Vegetarische gerechten bereiden
- 62
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
- 63
Servies verzamelen
2 personen
- 64
Afvalbakken legen
2 personen
- 65
Licht controleren
- 66
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
- 67
Gasten over eindtijd informeren
- 68
Muziek beëindigen
- 69
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 70
Voedsel veilig verpakken
3 personen
- 71
Barbecue laten afkoelen
2 personen
- 72
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 73
Decoratie verwijderen
3 personen
- 74
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
- 75
Verlichting afbouwen
2 personen
- 76
Servies afwassen
3 personen
- 77
Afval verzamelen
3 personen
- 78
Straat schoonvegen
3 personen
- 79
Afval afvoeren
2 personen
- 80
Materialen terugbrengen
2 personen
- 81
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 82
Overgebleven eten verdelen
2 personen
- 83
Koelboxen reinigen
2 personen
- 84
Voorraad opbergen
2 personen
- 85
Vermiste spullen registreren
- 86
Borg en materialen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Biertafelsaantal 4
- Stoelenaantal 70
- Barkrukkenaantal 6
- Buffettafelsaantal 3
- Kleedruimtescherm
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbare kommenaantal 30
- Herbruikbare drinkglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 40
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
- Scharenaantal 3
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenbogenaantal 2
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 8
- Servettenhoudersaantal 8
- Menubordenaantal 4
- Stoepkrijtaantal 12
- Plantenbakkenaantal 6
Apparatuur
- Barbecueaantal 2
- Gasflessenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Partyluidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Aluminium schalenaantal 20
- Bewaardozenaantal 12
- Koelelementenaantal 20
- Ovenwantenaantal 4
- Vleestangenaantal 4
- Vleesthermometersaantal 2
- Broodmessenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemsaantal 3
- Blikemmersaantal 4
- Dweilenaantal 3
- Handwasbakkenaantal 2
- Herbruikbare poetsdoekenaantal 20
Verlichting
- Lichtkettingenaantal 6
- Oplaadbare lampenaantal 8
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 2
- Kubbspel
- Frisbeesaantal 4
- Springtouwenaantal 4
- Ringwerpset
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer eerst of de gekozen straat geschikt is en regel de vergunning, melding of straatafsluiting voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd hiervoor minimaal enkele weken voorbereidingstijd aan; zonder toestemming kan de afsluiting op de dag zelf niet doorgaan.
- Maak na de aanmeldingen één definitieve gastenlijst en noteer dieetwensen apart. Stuur uiterlijk een paar dagen vooraf zowel de deelnemersaantallen als de dieetlijst naar de mensen die inkopen en koken.
- Plan de opbouw in tijdsblokken en wijs per onderdeel een vrijwilliger aan. Laat bijvoorbeeld één persoon de partytenten, tafels en stoelen controleren en een ander de barbecue, gasflessen en koelboxen nalopen.
- Regel bij een straatfeest met barbecue niet alleen het eten, maar ook koeling en uitgifte. Koel dranken vooraf, bereid groenten en salades eerder voor en zet herbruikbare borden, kommen, glazen en bestek op een aparte buffettafel.
- Maak een regenplan voordat de weersverwachting onzeker wordt. Controleer de partytenten, bescherm geluidsapparatuur en bepaal uiterlijk de dag ervoor hoe tafels, barbecue en spellen veilig en droog blijven staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een straatfeest organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met datum, programma, straatlocatie en toestemming. Reserveer daarna de barbecue, tenten, tafels, stoelen en muziekapparatuur voordat andere buurtactiviteiten die spullen bezetten.
- Heb je een vergunning nodig voor een straatfeest?
- Dat hangt af van je gemeente, de straatafsluiting, het aantal deelnemers en het gebruik van geluid of openbare ruimte. Controleer dit minimaal 6 weken vooraf en vraag een vergunning aan of doe een melding voordat je bewoners uitnodigt.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een straatfeest?
- Reken bij een straatfeest met barbecue, muziek en opbouw op minimaal 1 vrijwilliger per taakgebied: ontvangst, opbouw, eten, drank, muziek en opruimen. Plan daarnaast 2 mensen voor de opbouw en 2 voor het opruimen, zodat het werk niet bij één organisator blijft liggen.
- Wanneer doe je de boodschappen voor een straatfeest?
- Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en koop verse groenten en salades bij voorkeur de dag ervoor. Koel dranken minstens enkele uren vooraf en controleer op de ochtend zelf de boodschappenlijst, dieetwensen en gasflessen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!