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Straßenfest organisieren: die Checkliste für eure Planung

Ein Straßenfest steht und fällt mit der Vorbereitung außerhalb der eigentlichen Feier. Klärt zuerst Standort, Genehmigung und Straßensperrung, bevor Einladungen verschickt werden. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helferplan, Reservierungen und Einkauf. Diese Checkliste führt euch durch die 86 Aufgaben und 60 benötigten Gegenstände – bis zu gekühlten Getränken, vorbereiteten Salaten und einem einsatzbereiten Musikprogramm am Festtag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Straßenstandort prüfen

    2 Personen

  • Genehmigung oder Meldung regeln

  • Straßensperrung beantragen

  • Anwohner informieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Grill reservieren

  • Partyzelte reservieren

  • Zusätzliche Tische und Stühle reservieren

  • Musikanlage reservieren

  • Wettervorhersage verfolgen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Endgültige Diätliste erstellen

  • Programm an Freiwillige senden

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Spiele kontrollieren

    2 Personen

  • Tonprogramm zusammenstellen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gemüse waschen

    2 Personen

  • Salate vorbereiten

    3 Personen

  • Saucen vorbereiten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Wiederaufladbare Lampen aufladen

  • Wetterplan mit dem Team teilen

  • Straße freimachen

    4 Personen

  • Materialien erhalten

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Grill sicher aufstellen

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Lichterketten aufhängen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Spielmaterial bereitstellen

    2 Personen

  • Essen portionieren

    3 Personen

  • Vegetarisches Essen kennzeichnen

  • Allergeninformationen bereitlegen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Abfallstationen einrichten

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke ausschenken

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Kinderspiele betreuen

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auf Temperatur halten

    2 Personen

  • Grill anzünden

    2 Personen

  • Barbecuegerichte zubereiten

    3 Personen

  • Grillgerichte servieren

    3 Personen

  • Vegetarische Gerichte zubereiten

  • Tische zwischendurch abräumen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Licht prüfen

  • Letzte Runde Getränke servieren

    2 Personen

  • Gäste über die Endzeit informieren

  • Musik beenden

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Lebensmittel sicher verpacken

    3 Personen

  • Grill abkühlen lassen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Straße kehren

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Vorräte einlagern

    2 Personen

  • Vermisste Gegenstände erfassen

  • Kaution und Materialien abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • BiertischeAnz. 4
  • StühleAnz. 70
  • BarhockerAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 3
  • Umkleidewandschirm

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 80
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 30
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 40
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ScherenAnz. 3

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonbögenAnz. 2
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenhalterAnz. 8
  • MenükartenAnz. 4
  • KreideAnz. 12
  • PflanzkübelAnz. 6

Ausstattung

  • GrillfestAnz. 2
  • GasflaschenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Party-LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • AluminiumschalenAnz. 20
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • KühlelementeAnz. 20
  • OfenhandschuheAnz. 4
  • FleischzangenAnz. 4
  • FleischthermometerAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesenAnz. 3
  • BlecheimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 3
  • HandwaschbeckenAnz. 2
  • Wiederverwendbare PutztücherAnz. 20

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 8

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 2
  • Kubb-Spiel
  • FrisbeesAnz. 4
  • SpringseileAnz. 4
  • Ringwurf-Set

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plant die Genehmigung und Straßensperrung frühzeitig ein: Prüft den Straßenstandort zuerst und klärt die örtlichen Fristen, bevor ihr Einladungen verschickt.
  • Erfasst Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend. Erstellt spätestens vor dem Einkauf eine endgültige Gäste- und Diätliste, damit Mengen und Speisen zusammenpassen.
  • Reserviert Grill, Partyzelte, Tische, Stühle und Musikanlage nicht erst kurz vor dem Termin. Prüft außerdem, ob für Buffet, Getränke und Helfer ausreichend Stellfläche vorhanden ist.
  • Teilt Freiwillige mit konkreten Aufgaben und Zeiten ein und schickt ihnen das Programm vor dem Fest. So sind Aufbau, Essensausgabe, Musik und Abbau nicht nur einer Person überlassen.
  • Verfolgt die Wettervorhersage in der letzten Woche täglich. Kühlt Getränke rechtzeitig, wascht Gemüse und bereitet Salate so vor, dass am Veranstaltungstag nur noch die letzten Handgriffe bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Straßenfest anmelden?
Das hängt von der Gemeinde und der Straßensperrung ab. Prüft den Straßenstandort und die zuständige Stelle möglichst mehrere Wochen vor dem Termin; verschickt Einladungen erst, wenn die Genehmigung oder Meldung geklärt ist.
Wie viele Helfer braucht man für ein Straßenfest?
Plant mindestens eine verantwortliche Person für jede größere Aufgabe ein: Aufbau, Essen, Getränke, Musik, Kinderprogramm und Abbau. Bei vielen Gästen sollte zusätzlich eine Reserve von etwa zwei Helfern eingeplant werden, damit Pausen und Ausfälle abgedeckt sind.
Wann soll man Getränke für ein Straßenfest kühlen?
Stellt die Getränke spätestens am Vortag kalt, wenn ausreichend Kühlboxen vorhanden sind. Bei warmem Wetter braucht ihr für die letzten Stunden zusätzlich Eis oder weitere Kühlmöglichkeiten, damit nicht alles gleichzeitig lauwarm wird.
Was muss man am Tag vor dem Straßenfest vorbereiten?
Kontrolliert die endgültige Gäste- und Diätliste, prüft Einkauf und Dekoration und schickt das Programm an die Freiwilligen. Getränke können bereits gekühlt, Gemüse gewaschen und Salate vorbereitet werden; empfindliche Speisen bleiben bis zum Festtag gekühlt.

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