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Stempelworkshop organisieren: die praktische Checkliste

Ein Stempelworkshop braucht mehr Vorbereitung als nur Stempelmaterial und Papier. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Raumaufteilung früh klären, damit am Veranstaltungstag jeder Arbeitsplatz funktioniert. Plane außerdem Zeit für Tests, Erklärungen und das Ausschneiden der Stempel ein. Die Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zur Verabschiedung durch die wichtigsten Schritte.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Workshopprogramm ausarbeiten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Reservierung bestätigen

  • Stempelentwürfe vorbereiten

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Arbeitsblätter schneiden

    2 Personen

  • Beispiele bereitlegen

  • Getränke kalt stellen

Event

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Arbeitsplätze einrichten

    3 Personen

  • Materialien pro Tisch verteilen

    3 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Eingang und Registrierung einrichten

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Workshop erklären

  • Stempelentwürfe vorbereiten

    3 Personen

  • Stempel ausschneiden begleiten

    3 Personen

  • Stempeltest begleiten

    3 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Freies Stempeln betreuen

    3 Personen

  • Werkstücke trocknen lassen

  • Arbeiten mitgeben

    2 Personen

  • Abfall zwischendurch sammeln

Nachbereitung

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Arbeitsbereich reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

  • Materialien trocknen und verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Dankesnachricht an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 36
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • SchneidemattenAnz. 18
  • CuttermesserAnz. 18
  • BleistiftspitzerAnz. 18
  • HaartrocknerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 2

Geschirr

  • TassenAnz. 36
  • GläserAnz. 36
  • TellerAnz. 36
  • GebäckgabelnAnz. 36
  • TeelöffelAnz. 36
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 4

Catering

  • KaffeekannenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 36
  • Willkommensschild
  • PapierklebebandAnz. 6
  • KreidetafelnAnz. 3

Workshopmaterial

  • HolzschnitzblöckeAnz. 40
  • GummiblöckeAnz. 40
  • LinoleumplattenAnz. 40
  • BleistifteAnz. 40
  • FinelinerAnz. 24
  • StempelkissenAnz. 24
  • AcrylfarbeAnz. 12
  • FarbrollenAnz. 24
  • PinselsetsAnz. 12
  • MischpalettenAnz. 12
  • SchürzenAnz. 36
  • ArbeitsblätterAnz. 100
  • ProbepapierAnz. 500
  • TrockengestelleAnz. 6
  • BeispielstempelAnz. 20
  • LinolschneidesetsAnz. 20
  • UntersetzerAnz. 36

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 12
  • PutzlappenAnz. 24
  • HandfegerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 4

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Raum und Reservierung spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Workshop. Kläre dabei Tischfläche, Sitzplätze, Zugang und Platz für Garderobe und Registrierung.
  • Bereite für jeden Arbeitsplatz einen eigenen Materialstapel vor. So verteilst du Holz-, Gummi- oder Linoleumblöcke, Bleistifte, Fineliner und Schneidematten gleichmäßig und verlierst beim Start keine 10 bis 15 Minuten.
  • Plane pro Teilnehmendem mindestens 60 bis 90 Minuten für Entwurf, Ausschneiden und den ersten Stempeltest ein. Lege fertige Beispiele und Arbeitsblätter sichtbar bereit, damit die Erklärung kurz bleibt.
  • Prüfe Schneidematten, Cuttermesser, Spitzer und den Haartrockner am Vortag. Gerade scharfe Werkzeuge und Geräte werden häufig erst beim Einrichten bemerkt oder fehlen in ausreichender Zahl.
  • Stelle Getränke und Catering vor Beginn bereit und kühle Getränke mindestens 2 Stunden vorher. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und halte die Teilnehmerliste am Eingang griffbereit.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit braucht ein Stempelworkshop?
Rechne mit 2,5 bis 3 Stunden für Begrüßung, Erklärung, Entwurf, Ausschneiden und Stempeltest. Für größere Gruppen solltest du zusätzlich 30 Minuten für Unterstützung und Verzögerungen einplanen.
Wann sollte ich die Einladungen für einen Stempelworkshop verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um eine verbindliche Anmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit Material, Sitzplätze und Verpflegung planbar sind.
Wie viele Arbeitsplätze brauche ich für einen Stempelworkshop?
Plane einen festen Arbeitsplatz pro Person und verteile das Material vor Beginn auf die Tische. Bei mehr als 8 bis 10 Teilnehmenden ist mindestens eine zusätzliche Betreuungsperson sinnvoll, besonders beim Ausschneiden.
Was muss ich am Tag vor dem Stempelworkshop vorbereiten?
Sortiere die Materialien, schneide die Arbeitsblätter, lege Beispiele bereit und richte die Teilnehmerliste vor. Stelle Tische und Stühle möglichst am Vorabend auf; Getränke solltest du spätestens 2 Stunden vor Beginn kalt stellen.

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