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Stadiontour organisieren: die komplette Checkliste

Eine Stadiontour steht und fällt mit genauer Abstimmung: Plätze, Transport, Parkmöglichkeiten und Verpflegung müssen zur Teilnehmerzahl passen. Kläre zuerst Termin und Kapazität, verschicke danach die Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. In den letzten Tagen prüfst du Route, Wetter und Unterlagen. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Treffpunkt, Anwesenheitskontrolle und eine verantwortliche Person für den Weg zum Stadion.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Stadiontour ankündigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Stadiontour reservieren

  • Transport reservieren

  • Parkplätze reservieren

  • Mahlzeit reservieren

  • Bestätigung an Teilnehmer senden

  • Route und Zeiten prüfen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Tickets drucken

  • Teilnehmerausweise erstellen

  • Dokumente sammeln

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Taschen mit Materialien packen

    2 Personen

  • Abfahrtsort vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder ausgeben

  • Gruppe zum Transport begleiten

    3 Personen

  • Gruppe zum Stadion begleiten

    3 Personen

  • Tickets kontrollieren

    2 Personen

  • Gruppe zusammenhalten

    3 Personen

  • Stadiontour mitmachen

    30 Personen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Getränke ausgeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Mahlzeit servieren

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten austeilen

  • Gruppe zurück zum Transport begleiten

    3 Personen

  • Gruppe zum Startpunkt begleiten

    3 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Abfahrtsort reinigen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

  • Müll entsorgen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Ausgaben sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 3
  • KlappstühleAnz. 30

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • Mehrweg-TellerAnz. 35
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 35
  • ServiettenhalterAnz. 2

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 3
  • AusgießkannenAnz. 3

Ausstattung

  • MobiltelefonAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 3
  • LadegeräteAnz. 3
  • TaschenlampenAnz. 2

Papierwaren

  • Gedruckte TicketsAnz. 30
  • TeilnehmerausweiseAnz. 30
  • AnwesenheitslistenAnz. 3
  • KlemmbretterAnz. 3
  • KugelschreiberAnz. 6
  • RoutenpläneAnz. 35

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Set
  • RegenponchosAnz. 35
  • WarnwestenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • MüllbeutelhalterAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane Reservierungen und Transport, sobald der Termin feststeht. Für Parkplätze, Mahlzeit und Stadiontour brauchst du spätestens nach Ablauf der Anmeldefrist eine belastbare Teilnehmerzahl.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag ab. Erfasse Namen und Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vorher, damit die Mahlzeit und die Teilnehmerliste stimmen.
  • Lege Tickets, Ausweise, Routenpläne und Anwesenheitslisten in getrennte Mappen. Packe zusätzlich Klemmbretter und Kugelschreiber ein, damit die Kontrolle am Treffpunkt nicht an einem fehlenden Stift scheitert.
  • Prüfe Route, Abfahrtszeit und Wettervorhersage 24 Stunden vor dem Start. Informiere die Teilnehmenden sofort, wenn sich Treffpunkt, Kleidung oder Rückkehrzeit ändern.
  • Kühle Getränke mindestens 2 Stunden vor der Abfahrt und lade Mobiltelefone sowie Powerbanks vollständig auf. Bei wechselhaftem Wetter gehören Regenponchos und Taschenlampen ins Materialgepäck, nicht in den Kofferraum unter allen anderen Sachen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Stadiontour reservieren?
Reserviere die Stadiontour idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem gewünschten Termin. So bleibt Zeit für Einladungen, Anmeldungen, Transport und eine passende Mahlzeit.
Wann sollte ich die Einladungen zur Stadiontour verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von mindestens 7 Tagen. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und benötigten Informationen.
Wann muss die Teilnehmerliste für die Stadiontour fertig sein?
Erstelle die endgültige Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vor der Tour. Prüfe sie am Veranstaltungstag erneut und erfasse die Anwesenheit am Treffpunkt.
Was muss ich am Tag der Stadiontour zuerst erledigen?
Sei mindestens 30 Minuten vor der vereinbarten Abfahrt am Treffpunkt. Lege Anwesenheitsliste, Tickets, Ausweise und Routenpläne bereit, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.

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